Zeiterfassung für Teams und Genehmigungen

[Platzhalter für Screenshot: Einstellungen Stundenzettel mit den beiden Schaltern, ein Rollenformular mit Darf Projekt-Stundenzettel der Teammitglieder verwalten? und eine Projektansicht mit Darf Kunde Stundenzettel einsehen?]

Kurz gesagt

Teamzeiterfassung funktioniert in QWORKER über Rechte. Einfache Rollen erfassen nur eigene Zeiten. Erweiterte Rollen können auch Zeiten anderer Personen prüfen oder bearbeiten. Für Kundenprojekte steuert eine eigene Projektoption, ob der Kunde die gebuchten Stunden sehen darf.

Damit bleiben Freigaben übersichtlich: Erst legst du fest, wer Zeiten erfassen darf. Danach regelst du, wer andere Einträge sehen oder anpassen kann. Zum Schluss entscheidest du, ob ein Kunde die Zeiten im Projekt sehen soll.

So ist es aufgebaut

Ausführliche Beschreibung

1. Öffne Einstellungen und gehe zu Stundenerfassungen. Dort siehst du die beiden Schalter Benutzer dürfen mehrere Timer gleichzeitig starten und Benutzer können nur Gesamtstunden statt Zeitraum eingeben.
2. Aktiviere Benutzer dürfen mehrere Timer gleichzeitig starten, wenn Teammitglieder parallel an mehr als einer Aufgabe arbeiten dürfen. Deaktiviere den Schalter, wenn immer nur ein Timer offen sein soll.
3. Aktiviere Benutzer können nur Gesamtstunden statt Zeitraum eingeben, wenn du in der Erfassung lieber mit Tagesstunden als mit Start- und Endzeit arbeitest. Dann sieht die Maske statt Startzeit und Endzeit nur Datum und Stunden.
4. Speichere die Einstellungen. Danach gilt das Zeitformat für die Erfassung und für die Ansicht in den Listen.
5. Öffne anschließend Rollen und dann Berechtigungen.
6. Scrolle zum Bereich Darf Projekt-Stundenzettel der Teammitglieder verwalten?. Hier legst du fest, ob eine Rolle nur eigene Zeiterfassungen oder auch die von anderen sehen und bearbeiten darf.
7. Wähle für einfache Mitarbeitende Nein (Kann nur eigene Zeiterfassungen hinzufügen) oder Ja, nur eigene Zeiterfassungen. Diese Varianten passen, wenn die Person nur ihre eigenen Zeiten pflegen soll.
8. Wähle Ja, alle Mitglieder, wenn die Rolle Zeitdaten für das ganze Team verwalten darf.
9. Wähle Ja, nur eigene Projektmitglieder oder Ja, nur eigene Projektmitglieder (Ohne eigene Zeiterfassungen), wenn die Rolle nur Mitglieder aus Projekten sehen soll, an denen sie selbst beteiligt ist.
10. Wähle Ja, bestimmte Mitglieder oder Teams oder die Variante (Ohne eigene Zeiterfassungen), wenn nur fest definierte Personen oder Teams zugreifen dürfen. Dann musst du zusätzlich Mitglieder und/oder Teams auswählen.
11. Öffne ein Kundenprojekt und gehe in Einstellungen. Aktiviere dort Darf Kunde Stundenzettel einsehen?, wenn der Kunde die Zeit im Projekt sehen soll.
12. Speichere alles und prüfe danach die Projektansicht. Wenn die Rechte stimmen, erscheinen die passenden Filter, Buttons und Übersichten automatisch.

Was sich im Alltag ändert

• Die Erfassung wird einheitlicher, weil jeder die gleiche Timer- oder Stundenlogik sieht.
• Teamleitungen können gezielt freigeben, ohne alle Daten für alle sichtbar zu machen.
• Die Projektansicht zeigt nur die Mitglieder und Schaltflächen, die zur gewählten Berechtigung passen.
• Kunden sehen nur dann Stundenzettel, wenn du das im Projekt ausdrücklich erlaubst.
• Die Berichte bleiben sauber, weil Rechte, Filter und Projektzuordnung zusammenarbeiten.

Tipps & Tricks

• Beginne bei neuen Rollen lieber mit Nein oder Ja, nur eigene Zeiterfassungen und erweitere nur bei Bedarf.
• Aktiviere die Kundensicht nur in Projekten, die wirklich für den Kunden transparent sein sollen.
• Nutze Ohne eigene Zeiterfassungen, wenn eine Rolle nur prüfen und nicht selbst pflegen soll.
• Prüfe nach jeder Rechteänderung die Projektansicht einmal mit einem Testbenutzer.
• Wenn dein Team mit klaren Freigaben arbeitet, definiere den Prüfer über die Rolle und nicht über manuelle Sonderregeln.

Praktische Beispiele

Häufige Fragen

Häufige Probleme & Lösungen

Fazit

Saubere Teamzeiterfassung entsteht in QWORKER nicht durch einen einzigen Schalter, sondern durch passende Rollen, klare Projektfreigaben und einheitliche Zeiteinstellungen. Wenn du diese drei Ebenen bewusst setzt, bleibt die Arbeit für Team, Leitung und Kunde verständlich.