Billable und intern sauber trennen
Abrechenbare und nicht-abrechenbare Zeiten
QWORKER hat kein separates Häkchen Abrechenbar im Zeiteintrag. In der Praxis trennst du abrechenbare und interne Arbeit über den Projekttyp und über die Sichtbarkeit des Stundenzettels.
Wichtiger Hinweis
Wenn Zeiten später berechnet oder dem Kunden gezeigt werden sollen, nutze möglichst ein Kundenprojekt. Interne Arbeit gehört besser in ein Internes Projekt. So bleibt die Trennung für Auswertungen und Rechnungen verständlich.
Kundenprojekt
Hier landen typischerweise die Zeiten, die später für den Kunden relevant sind.
Internes Projekt
Für interne Arbeit, Schulungen, Administration oder Teamaufgaben ohne Kundenbezug.
Kundensicht steuern
Über Darf Kunde Stundenzettel einsehen? bestimmst du, ob der Kunde die Zeiten sehen darf.
Rechnung und Abschluss
Im Kundenprojekt kannst du Zeiten später in Rechnung und Abschluss einbeziehen.
[Platzhalter für Screenshot: Projektformular mit Projekttyp und Kunde sowie der Bereich Einstellungen mit Darf Kunde Stundenzettel einsehen? und eine Projektansicht mit Stundenerfassungen]
Kurz gesagt
Abrechenbare Zeiten sind in QWORKER in der Praxis die Zeiten, die du einem Kundenprojekt zuordnest und später für den Kunden auswertest oder abrechnest. Nicht-abrechenbare Zeiten sind interne Arbeiten, die du besser in einem Internen Projekt sammelst.
Die Zeiterfassung selbst bleibt gleich. Der wichtige Unterschied entsteht über den Projekttyp, die Projekt-Einstellungen und die spätere Nutzung in Rechnungen oder in internen Auswertungen.
So ist es aufgebaut
1. Projekttyp wählen
Schon beim Anlegen entscheidest du, ob ein Projekt intern oder kundenbezogen ist.
2. Kundensicht steuern
Im Kundenprojekt regelst du, ob der Kunde den Stundenzettel sehen darf.
3. Zeiten buchen
Die Zeiteinträge selbst werden wie gewohnt in den Stundenerfassungen erfasst.
4. Auswerten und abrechnen
Für Kundenprojekte nutzt du später den Bereich Rechnungen und die Projektübersichten.
Ausführliche Beschreibung
- Öffne ein Projekt oder lege ein neues Projekt an. Entscheide zuerst, ob es ein Kundenprojekt oder ein Internes Projekt ist.
- Nutze Kundenprojekt, wenn die Zeit später auf einen Kunden bezogen werden soll. Für Schulungen, interne Meetings oder administrative Arbeit nimmst du Internes Projekt.
- Wenn das Projekt ein Kundenprojekt ist und du die passenden Rechte hast, öffne oben im Projektkopf Einstellungen.
- Aktiviere oder deaktiviere dort Darf Kunde Stundenzettel einsehen?. Der Schalter erscheint nur bei Kundenprojekten.
- Buche die Zeiten danach ganz normal in den Stundenerfassungen. Die Zeiterfassung selbst hat keine separate Schaltfläche Abrechenbar.
- Wenn du die Zeiten später dem Kunden in Rechnung stellen willst, öffne im Kundenprojekt den Tab Rechnungen und gehe von dort weiter.
- Halte interne Tätigkeiten in einem eigenen internen Projekt fest. So mischst du sie nicht mit abrechenbarer Arbeit.
- Wenn du trotzdem beides im gleichen Projekt festhalten musst, trenne die Arbeit wenigstens mit klaren Aufgaben und verständlichen Notizen. Besser ist aber eine echte Projekttrennung.
- Prüfe vor dem Abschluss eines Kundenprojekts die gebuchten Zeiten noch einmal in Stundenerfassungen und in der Zusammenfassung.
Hinweis
Das Feld Darf Kunde Stundenzettel einsehen? erscheint nur bei Kundenprojekten. In internen Projekten brauchst du diesen Schalter normalerweise nicht, weil dort keine Kundensicht vorgesehen ist.
Bereiche und Schalter im Überblick
| Element |
Pflicht? |
Wo sichtbar? |
Wofür? |
Beispiel |
| Projekttyp |
Ja |
Beim Anlegen und Bearbeiten des Projekts |
Legt fest, ob das Projekt intern oder kundenbezogen ist |
Kundenprojekt |
| Kunde |
Nur bei Kundenprojekten |
Im Projektformular |
Verknüpft das Projekt mit einem Kunden |
Müller GmbH |
| Darf Kunde Stundenzettel einsehen? |
Nein |
Nur im Einstellungsdialog von Kundenprojekten |
Steuert die Kundensicht auf die Zeiten |
Ja, wenn der Kunde den Aufwand sehen soll |
| Stundenerfassungen |
Ja, wenn du Zeiten buchen willst |
Im Projekt und in der Gesamtübersicht |
Speichert die gebuchte Arbeitszeit |
Zeit erfassen |
| Rechnungen |
Nur bei Kundenprojekten mit Rechnungszugriff |
Im Projekt |
Ermöglicht die spätere Abrechnung |
Rechnung hinzufügen |
Was sich im Alltag ändert
- Du erkennst sofort, welche Zeiten für Kunden relevant sind und welche intern bleiben.
- Die Rechnungsvorbereitung wird einfacher, weil abrechenbare Zeiten im richtigen Projekt liegen.
- Interne Arbeit verschwindet nicht in Kundenprojekten und sorgt dort nicht für Rückfragen.
- Mit der Kundensicht kannst du steuern, wie transparent die Arbeitszeiten für den Kunden sein sollen.
- Sauber getrennte Projekte machen Berichte, Abschluss und Nachbearbeitung deutlich leichter.
Tipps & Tricks
- Lege interne Vorhaben immer als eigenes internes Projekt an, zum Beispiel mit dem Präfix Intern -.
- Aktiviere die Kundensicht nur dann, wenn der Kunde die Zeiten wirklich sehen soll.
- Prüfe vor jeder Abrechnung, ob die richtigen Zeiten im Kundenprojekt gebucht wurden.
- Verwende klare Aufgaben-Namen, wenn du in einem Projekt sowohl abrechenbare als auch interne Schritte dokumentierst.
- Halte die Notiz kurz und eindeutig, damit später klar ist, warum die Zeit angefallen ist.
Praktische Beispiele
Beispiel 1: Kundenprojekt
Für Website-Relaunch 2026 buchst du Design- und Supportzeit. Diese Zeiten sollen später in Rechnung und Abschluss auftauchen.
Beispiel 2: Internes Projekt
Für Intern - Teamschulung dokumentierst du die Vorbereitung und interne Besprechungen. Diese Zeit bleibt intern.
Beispiel 3: Kundensicht
Bei einem Beratungsprojekt aktivierst du die Kundensicht, damit der Kunde den Zeitaufwand im Projekt mitverfolgen kann.
Häufige Fragen
F: Gibt es in QWORKER ein eigenes Häkchen Abrechenbar?
A: Nein. Die Trennung läuft über den Projekttyp und über die Kundensicht.
F: Kann ich abrechenbare und interne Zeiten im selben Projekt mischen?
A: Technisch ja, aber es wird schnell unübersichtlich. Besser ist eine saubere Trennung über eigene Projekte.
F: Warum sehe ich den Schalter Darf Kunde Stundenzettel einsehen? nicht?
A: Der Schalter erscheint nur bei Kundenprojekten und nur dann, wenn du die passenden Rechte hast.
F: Können Kunden interne Zeiten sehen?
A: Nur wenn du die Kundensicht für das Projekt aktivierst. Sonst bleiben die Zeiten intern.
F: Was ist die sauberste Trennung?
A: Kundenarbeit in Kundenprojekten, interne Arbeit in internen Projekten.
Häufige Probleme & Lösungen
Problem: Der Kunde sieht Zeiten, die intern bleiben sollten.
Lösung: Deaktiviere Darf Kunde Stundenzettel einsehen? oder verschiebe die internen Zeiten in ein internes Projekt.
Problem: Zeiten fehlen bei der Abrechnung.
Lösung: Prüfe, ob sie wirklich im Kundenprojekt liegen und ob du vor dem Rechnungsversand die richtige Übersicht geöffnet hast.
Problem: Die Berichte mischen interne und Kundenzeiten.
Lösung: Trenne die Arbeit konsequent über eigene Projekte und nutze die Filter in den Stundenerfassungen.
Problem: Das Feld Kunde fehlt im Projektformular.
Lösung: Dann ist das Projekt wahrscheinlich als internes Projekt angelegt. Das ist in diesem Fall normal.
Problem: Die Rechnung passt nicht zur erwarteten Zeit.
Lösung: Kontrolliere vorab die gebuchten Zeiten im Projekt und prüfe, ob der richtige Projekttyp verwendet wurde.
Fazit
Die Trennung zwischen abrechenbaren und nicht-abrechenbaren Zeiten beginnt in QWORKER beim Projekttyp. Wenn du Kundenprojekte, interne Projekte und die Kundensicht sauber nutzt, bleiben Auswertung und Abrechnung deutlich einfacher.
