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Projekt abschließen und abrechnen
Projektabschluss
Projekt abschließen und abrechnen
Wenn ein Projekt fertig ist, prüfst du die letzten Aufgaben, Zeiten und Kosten. Danach setzt du den passenden Projektstatus und erstellst die Schlussrechnung im Projekt.
- wie du ein Projekt sauber abschließt
- wo du die Schlussrechnung im Projekt anlegst
- wie du Ausgaben und Zeiten vor dem Abschluss prüfst
- welche Status du für offene oder gestoppte Projekte nutzt
- für eine klare Übergabe an Kunde oder Team
- für eine nachvollziehbare Schlussrechnung
- für saubere Projektstände ohne offene Restfragen
[Platzhalter für Screenshot: Projektkopf mit dem Dropdown Aktionen sowie den Tabs Rechnungen, Ausgaben und Stundenerfassungen]
Kurz gesagt
Ein Projekt wird in QWORKER nicht mit einem einzigen Klick abgerechnet. Du prüfst zuerst die offene Arbeit, legst bei Bedarf die letzte Rechnung an und markierst das Projekt danach über Aktionen als abgeschlossen. Wenn noch etwas offen ist, kannst du das Projekt auch als ausstehend oder abgebrochen markieren.
Die eigentliche Abrechnung läuft über den Tab Rechnungen. Dort arbeitest du mit der normalen Rechnungsmaske weiter. Offene Kosten kannst du im Tab Ausgaben dokumentieren.
So ist es aufgebaut
Das Dropdown im Projektkopf für den Statuswechsel.
Hier legst du die Schlussrechnung an und prüfst den Rechnungsverlauf.
Damit dokumentierst du projektbezogene Kosten und Belege.
Prüfe hier gebuchte Zeiten, bevor du den Abschluss machst.
Der sichtbare Zustand des Projekts, zum Beispiel offen oder abgeschlossen.
Die automatische Meldung, die beim Abschluss ausgelöst wird.
Ausführliche Beschreibung
- Öffne das gewünschte Projekt und mache zuerst eine kurze Abschlussprüfung.
- Kontrolliere die Aufgabenliste oder das Aufgaben-Kanban. So siehst du sofort, ob noch Arbeit offen ist.
- Wechsle in Stundenerfassungen, wenn du gebuchte Zeiten prüfen willst. Das ist besonders wichtig, wenn du die Arbeit später abrechnest.
- Öffne den Tab Rechnungen, wenn das Projekt ein Kundenprojekt ist und du Zugriff auf Rechnungen hast.
- Klicke auf Rechnung hinzufügen, um die Schlussrechnung zu erstellen.
- Prüfe die Rechnungsdaten, die Rechnungspositionen und den Gesamtbetrag. Nutze die normale Rechnungsmaske wie bei jeder anderen Rechnung auch.
- Wechsle in Ausgaben, wenn du projektbezogene Kosten oder Belege dokumentieren musst.
- Wenn alles passt, öffne im Projektkopf das Dropdown Aktionen.
- Wähle Projekt als abgeschlossen markieren, um den Status sauber zu setzen.
- Wenn der Kunde noch antworten muss oder etwas geprüft wird, nutze stattdessen Projekt als ausstehend markieren.
- Wenn der Auftrag beendet wurde, bevor alles fertig war, kannst du auch Projekt als abgebrochen markieren wählen.
- Falls du das Projekt später weiterführen willst, setze den Status wieder auf Projekt als offen markieren.
Der Tab Rechnungen erscheint nur bei Kundenprojekten mit Rechnungszugriff. Fehlt er, ist entweder das Rechnungsmodul nicht aktiv oder dir fehlt die Berechtigung. Der Statuswechsel selbst wird sofort gespeichert.
Bereiche im Detail
Das Dropdown im Projektkopf. Dort findest du den Statuswechsel und weitere Projektaktionen.
Die Projektliste für Rechnungen. Über Rechnung hinzufügen erstellst du die Schlussrechnung.
Hier prüfst du, ob alle Zeiten vollständig und korrekt erfasst sind.
Für Kosten, Belege und alles, was in der Schlussrechnung berücksichtigt werden soll.
Der Status zeigt, ob das Projekt offen, ausstehend, abgebrochen oder abgeschlossen ist.
Beim Abschluss wird eine passende Benachrichtigung erzeugt, damit der Status im System nachvollziehbar bleibt.
Was sich im Alltag ändert
- Das Projekt hat einen klaren Endpunkt.
- Zeiten, Ausgaben und Rechnungen bleiben mit dem Projekt verknüpft.
- Das Team sieht sofort, ob noch etwas offen ist.
- Der Statuswechsel macht den Abschluss im Verlauf nachvollziehbar.
Schließe ein Projekt erst dann ab, wenn Aufgaben, Zeiten und Kosten geprüft sind. Wenn noch auf etwas gewartet wird, nutze lieber ausstehend statt sofort abgeschlossen.
Tipps & Tricks
- Prüfe vor dem Abschluss zuerst die offenen Aufgaben.
- Nutze die Stundenerfassungen, wenn die Arbeit später abgerechnet wird.
- Halte Rechnungen und Ausgaben im selben Projekt zusammen.
- Verwende ausstehend, wenn nur noch eine Freigabe fehlt.
- Nutze abgebrochen, wenn ein Auftrag wirklich gestoppt wurde.
Praktische Beispiele
Nach der letzten Korrektur legst du die Schlussrechnung an und markierst das Projekt danach als abgeschlossen.
Du prüfst jeden Monat Zeiten und Kosten, erstellst die Rechnung und setzt das Projekt nur dann auf abgeschlossen, wenn der Lauf beendet ist.
Der Kunde stoppt das Projekt vor dem Ende. Du markierst es als abgebrochen und hältst nur die bis dahin entstandenen Kosten fest.
Häufige Fragen
F: Muss ich immer eine Rechnung erstellen?
A: Nein. Interne Projekte kannst du auch ohne Rechnung abschließen.
F: Warum sehe ich den Tab Rechnungen nicht?
A: Dann ist das Projekt wahrscheinlich kein Kundenprojekt oder dir fehlt der Rechnungszugriff.
F: Was passiert mit offenen Aufgaben?
A: Sie bleiben im Projekt sichtbar. Darum solltest du sie vor dem Abschluss prüfen.
F: Kann ich ein abgeschlossenes Projekt wieder öffnen?
A: Ja, über Projekt als offen markieren.
Häufige Probleme & Lösungen
Problem: Das Dropdown Aktionen fehlt.
Lösung: Prüfe, ob du das Projekt bearbeiten darfst. Ohne die passende Berechtigung wird das Menü ausgeblendet.
Problem: Der Tab Rechnungen ist nicht sichtbar.
Lösung: Prüfe das Rechnungsmodul, den Projekttyp und deine Berechtigung.
Problem: Die Schlussrechnung enthält falsche Werte.
Lösung: Prüfe vorher Zeiten, Ausgaben und Rechnungspositionen noch einmal genau.
Problem: Der Fortschritt zeigt nicht 100 Prozent.
Lösung: Offen sind meist noch Aufgabenpunkte. Prüfe die Aufgabenliste und den Status der offenen Aufgaben.
Fazit
Ein sauberer Projektabschluss besteht aus drei Teilen: offene Arbeit prüfen, die Rechnung vorbereiten und den passenden Status setzen. Wenn du diese Reihenfolge einhältst, bleibt der Abschluss in QWORKER klar, nachvollziehbar und für das Team leicht verständlich.
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