Kategorien
Projektdokumente und Dateien
Projektablage
Projektdokumente und Dateien
Im Bereich Dateien legst du Projektdaten zentral ab. Du lädst Dokumente hoch, ordnest sie einer Kategorie zu, öffnest bei Bedarf die Vorschau und kannst Dateien gesammelt herunterladen oder löschen.
- wo du die Dateiablage im Projekt findest
- wie du Dateien hochlädst und kategorisierst
- wie die Dateivorschau und Kommentare funktionieren
- wie du mehrere Dateien auf einmal bearbeitest
- für Verträge, Freigaben und Lieferdateien
- für Bilder, PDFs und andere Projektanhänge
- für klare Zuständigkeiten und eine saubere Ablage
[Platzhalter für Screenshot: Tab Dateien mit Dateiliste, Kategorien und geöffneter Dateivorschau]
Kurz gesagt
Im Tab Dateiliste siehst du alle Dateien zum Projekt. Über Dateien hinzufügen lädst du neue Dateien hoch. Die Spalte Kategorie hilft beim Sortieren, Hochgeladen von zeigt die Person an und das Erstellungsdatum macht die Ablage nachvollziehbar.
Wenn der Dateimanager aktiviert ist, gibt es zusätzlich den Tab Ordner. Dort kannst du projektbezogen in einer Ordnerstruktur arbeiten. Mit der Mehrfachauswahl kannst du mehrere Dateien gleichzeitig herunterladen oder löschen.
So ist es aufgebaut
Zeigt alle Projektdateien in einer übersichtlichen Tabelle.
Öffnet den Upload-Dialog für neue Dateien.
Hilft dir, Dateien nach Themen zu sortieren.
Erscheint nur, wenn der Dateimanager aktiv ist.
Zeigt Details zur Datei und öffnet den Kommentarbereich.
Damit lädst du mehrere Dateien gesammelt herunter oder löscht sie.
Ausführliche Beschreibung
- Öffne das gewünschte Projekt und wechsle in den Tab Dateien.
- Klicke auf Dateien hinzufügen, um den Upload-Dialog zu öffnen.
- Wähle eine Kategorie, wenn du die Datei thematisch einsortieren willst. Beispiel: Freigabe oder Vertrag.
- Lade die Datei oder mehrere Dateien im Upload-Bereich hoch. Du kannst sie meist per Drag & Drop hineinziehen oder per Klick auswählen.
- Wenn du bereits eine Datei bearbeitest, erscheint statt des Uploadbereichs das Feld Beschreibung. Dort kannst du kurz erklären, was in der Datei steckt.
- Speichere den Eintrag. Danach erscheint die Datei in der Tabelle mit Dateiname, Kategorie, Größe, Hochgeladen von und Erstellungsdatum.
- Klicke auf eine Datei, wenn du die Dateivorschau öffnen willst. Dort siehst du zusätzlich die Angaben des Uploaders und die Beschreibung.
- Wenn die Kommentarfunktion für Dateien aktiv ist, kannst du in der Vorschau Rückfragen direkt zur Datei schreiben.
- Markiere mehrere Dateien über die Checkboxen, wenn du sie gesammelt Herunterladen oder Löschen willst.
- Wechsle bei Bedarf zum Tab Ordner oder Kategorie, um die Ablage weiter zu strukturieren.
Der Tab Kategorie ist nur für Teammitglieder sichtbar. Wenn der Tab Ordner fehlt, ist das Dateimanager-Modul nicht aktiv.
Felder im Detail
Optional. Sortiert die Datei in eine Gruppe, zum Beispiel Freigaben oder Vorlagen.
Pflichtfeld beim Anlegen. Hier lädst du eine oder mehrere neue Dateien hoch. Der Bereich erscheint nur bei neuen Uploads.
Optional beim Bearbeiten. Nutze eine kurze Erklärung, zum Beispiel Endversion mit Korrekturen.
Optional. Je nach Einrichtung können unten zusätzliche Felder erscheinen, die ihr intern nutzt.
Was sich im Alltag ändert
- Alle wichtigen Dokumente liegen direkt beim Projekt.
- Die Kategorie hilft dir, Freigaben, Vorlagen und Anhänge schneller zu trennen.
- Die Dateivorschau spart Zeit, weil du nicht jede Datei separat herunterladen musst.
- Mit Mehrfachauswahl räumst du große Ablagen schneller auf.
Lege für wiederkehrende Dokumente feste Kategorien an. So findest du Angebote, Freigaben oder interne Unterlagen später ohne langes Suchen wieder.
Tipps & Tricks
- Nutze kurze und klare Kategorienamen.
- Beschreibe die Datei in einem Satz, wenn sie für andere nicht sofort eindeutig ist.
- Prüfe vor dem Löschen die Mehrfachauswahl, damit du nichts Falsches erwischst.
- Öffne die Vorschau, wenn du erst den Inhalt prüfen willst, bevor du die Datei weitergibst.
- Wenn Kunden die Dateien sehen dürfen, halte die Bezeichnungen besonders einfach und eindeutig.
Praktische Beispiele
Du lädst den unterschriebenen Vertrag hoch und ordnest ihn der Kategorie Freigaben zu.
Für eine Rückfrage speicherst du einen Screenshot im Projekt, damit das Team die Stelle sofort sieht.
Im Dateimanager legst du einen Ordner für die finale Freigabe an und hältst die Ablage sauber getrennt.
Häufige Fragen
F: Kann ich mehrere Dateien gleichzeitig hochladen?
A: Ja, der Uploadbereich unterstützt mehrere Dateien auf einmal.
F: Kann ich Dateien direkt im Projekt kommentieren?
A: Ja, wenn die Kommentarfunktion für Dateien aktiviert ist.
F: Warum sehe ich die Spalte Hochgeladen von nicht?
A: Kunden sehen diese Spalte oft nicht, Teammitglieder schon.
F: Kann ich Kategorien selbst anlegen?
A: Ja, im Tab Kategorie mit Kategorie hinzufügen.
Häufige Probleme & Lösungen
Problem: Der Button Dateien hinzufügen fehlt.
Lösung: Prüfe die Projektrechte für Projektdaten oder Dateien.
Problem: Die Dateivorschau öffnet sich nicht.
Lösung: Manche Dateitypen lassen sich nur herunterladen, aber nicht im Browser anzeigen.
Problem: Die Mehrfachauswahl zeigt keine Aktionen.
Lösung: Wähle erst eine oder mehrere Dateien mit den Checkboxen aus.
Problem: Ich finde den Tab Ordner nicht.
Lösung: Dann ist der Dateimanager nicht aktiv oder für dein Konto nicht freigeschaltet.
Fazit
Die Dateiablage im Projekt hält Dokumente, Anhänge und Freigaben an einem Ort zusammen. Wenn du Kategorien, Vorschau und Mehrfachauswahl nutzt, bleibt die Arbeit in QWORKER übersichtlich und schnell auffindbar.
Das moderne CRM-System für Startups und KMU. Einfach, intuitiv und leistungsstark - entwickelt für Teams, die smart arbeiten wollen.
Das moderne CRM-System für Startups und KMU. Einfach, intuitiv und leistungsstark - entwickelt für Teams, die smart arbeiten wollen.