Kategorien
Zeiten Projekten und Aufgaben zuordnen
Der richtige Kontext für jede Zeit
Zeiten Projekten und Aufgaben zuordnen
Eine Zeiterfassung ist nur dann wirklich nützlich, wenn sie dem richtigen Projekt und möglichst der passenden Aufgabe zugeordnet ist. So bleiben Auswertungen sauber und du findest später schnell, wofür die Zeit verwendet wurde.
Wenn du im Zeitdialog das Projekt wechselst, lädt QWORKER automatisch die passenden Mitglieder und Aufgaben neu. So passt die Auswahl immer zum gewählten Projekt.
Jeder Zeiteintrag gehört zu einem Projekt. Ohne dieses Ziel wird die Auswertung schnell unübersichtlich.
Eine Aufgabe ist nicht zwingend nötig, hilft aber bei der Detailauswertung und bei klaren Arbeitsschritten.
Das Feld Mitglied erscheint nur, wenn du Zeiten für andere Personen erfassen darfst.
Die Listenansicht zeigt dir Projekt, Kunde, Mitglied und Aufgabe direkt nebeneinander.
[Platzhalter für Screenshot: Zeiterfassungsdialog mit den Feldern Projekt, Mitglied, Aufgabe, Datum bzw. Startdatum/Enddatum sowie die Liste Stundenerfassungen mit den Spalten Projekt, Kunde, Mitglied und Aufgabe]
Kurz gesagt
Ein Zeiteintrag ist erst dann wirklich hilfreich, wenn er im richtigen Projekt landet und wenn möglich einer passenden Aufgabe zugeordnet ist. Dann kannst du später schnell auswerten, woran gearbeitet wurde und wer den Aufwand gebucht hat.
In der Projektansicht ist das Projekt meist schon vorausgewählt. In der Gesamtübersicht kannst du zusätzlich nach Kunde, Mitglied und Aufgabe filtern, um die Zuordnung zu prüfen.
So ist es aufgebaut
Die Zuordnung beginnt im Projekt oder direkt in einer Aufgabe.
Wenn es einen klaren Arbeitsschritt gibt, solltest du ihn im Feld Aufgabe eintragen.
Das Feld Mitglied erscheint nur, wenn du andere Personen buchen darfst.
Über Listen, Zusammenfassung und Diagramm prüfst du die Zuordnung später noch einmal.
Ausführliche Beschreibung
- Öffne das Projekt und wechsle zum Tab Stundenerfassungen. Dort findest du die Bereiche Details, Zusammenfassung, Diagramm und Tagesaktivität.
- Klicke auf Zeit erfassen oder nutze die Schnellaktion Projektzeit hinzufügen. Wenn du direkt an einer Aufgabe arbeitest, kannst du den Timer auch in der Aufgabenansicht starten.
- Wenn du den Dialog außerhalb eines Projekts öffnest, wähle zuerst das Projekt. Im Projekt oder in der Aufgabe ist die Zuordnung schon gesetzt.
- Wechsle das Projekt nur dann, wenn die Zeit wirklich in das andere Projekt gehört. QWORKER lädt danach die passenden Mitglieder und Aufgaben neu.
- Wähle im Feld Aufgabe den passenden Arbeitsschritt aus. Das ist besonders wichtig bei wiederkehrenden Arbeiten wie Supportfällen, Korrekturen oder internen Aufgaben.
- Nutze das Feld Mitglied, wenn du Zeiten für andere Teammitglieder erfassen darfst. So bleibt sichtbar, wer die Arbeit tatsächlich erledigt hat.
- Ergänze eine kurze Notiz, wenn der Eintrag später ohne Rückfrage verstanden werden soll.
- Speichere den Eintrag und prüfe danach die Tabelle. Wenn du etwas falsch zugeordnet hast, kannst du den Zeiteintrag erneut öffnen und korrigieren.
- Nutze in der Gesamtansicht bei Bedarf die Filter für Projekt, Kunde, Mitglied und Aufgabe. So erkennst du schnell, ob die Zuordnung sauber ist.
Eine Aufgabe ist nicht zwingend nötig. Wenn du aber den Überblick behalten willst, solltest du immer dann eine Aufgabe auswählen, wenn der Arbeitsschritt klar benennbar ist.
Felder im Überblick
| Element | Pflicht? | Wo sichtbar? | Wofür? | Beispiel |
|---|---|---|---|---|
| Projekt | Ja, wenn es nicht schon gesetzt ist | Im Zeitdialog und in der Projektübersicht | Ordnet die Zeit dem richtigen Projekt zu | Website-Relaunch |
| Aufgabe | Nein | Im Zeitdialog, im Timer-Stop-Dialog und in Filtern | Verknüpft die Zeit mit einem klaren Arbeitsschritt | Checkout-Fehler beheben |
| Mitglied | Nein | Nur mit passender Berechtigung | Zeigt, wer die Zeit gebucht hat oder für wen sie gebucht wurde | Anna Weber |
| Kunde | Nein | In der globalen Stundenerfassungsliste | Zeigt den Kunden, zu dem das Projekt gehört | Müller GmbH |
| Notiz | Nein | Im Zeitdialog und in der Liste | Erklärt kurz, was in der Zeit passiert ist | Rückfrage mit Kunde geklärt |
| Zusammenfassung | Nein | In der Projektansicht | Gruppiert Zeiten nach Mitglied oder Aufgabe | Gruppieren nach Aufgabe |
Was sich im Alltag ändert
- Du findest Zeitblöcke schneller wieder, weil sie nicht nur eine Dauer, sondern auch einen klaren Kontext haben.
- Projekt- und Aufgabensummen werden verlässlicher.
- Bei Rückfragen kannst du sofort sagen, wer die Zeit gebucht hat und wofür sie gedacht war.
- Die globale Übersicht zeigt dir zusätzlich den Kunden, damit du Zuordnungen leichter prüfen kannst.
- Wenn sich ein Projekt ändert, passen sich die verfügbaren Aufgaben und Mitglieder direkt an.
Tipps & Tricks
- Wähle immer eine Aufgabe, wenn die Arbeit klar beschrieben werden kann. Das spart später Suchzeit.
- Nutze ein internes Projekt für interne Arbeit und ein Kundenprojekt für Kundenaufwand.
- Prüfe vor dem Speichern, ob das richtige Projekt gewählt ist. Das verhindert falsche Zuordnungen.
- Verwende kurze, eindeutige Aufgaben-Namen, damit die Auswertung später verständlich bleibt.
- Nutze die globale Liste, wenn du prüfen willst, ob Zeiten beim richtigen Kunden gelandet sind.
Praktische Beispiele
Die Zeit gehört zum Projekt Website-Relaunch und zur Aufgabe Checkout-Fehler beheben. So ist die Auswertung später klar.
Ein Projektleiter bucht Zeit für ein anderes Teammitglied. Das Feld Mitglied zeigt trotzdem eindeutig, wer gemeint ist.
In der globalen Liste siehst du den Kunden Müller GmbH neben dem Projekt. So findest du den Eintrag sofort wieder.
Häufige Fragen
F: Muss jede Zeit einer Aufgabe zugeordnet werden?
A: Nein. Es ist aber sinnvoll, wenn die Arbeit einem klaren Schritt zugeordnet werden kann.
F: Warum ändert sich die Aufgabenliste, wenn ich das Projekt wechsle?
A: Weil QWORKER nur die Aufgaben des gerade gewählten Projekts anzeigt.
F: Warum sehe ich das Feld Mitglied nicht?
A: Dann darfst du wahrscheinlich nur eigene Zeiten erfassen oder der Eintrag ist bereits fest auf dich gebucht.
F: Kann ich die Zuordnung später ändern?
A: Ja. Öffne den Zeiteintrag erneut und passe Projekt, Aufgabe oder Mitglied an, wenn du die Berechtigung hast.
F: Wo sehe ich, zu welchem Kunden die Zeit gehört?
A: In der globalen Stundenerfassungsliste über die Spalte Kunde.
Häufige Probleme & Lösungen
Problem: Die Zeit steht im falschen Projekt.
Lösung: Öffne den Zeiteintrag erneut und wähle das richtige Projekt aus. Prüfe danach noch einmal die Aufgabe.
Problem: Die Aufgabe passt nicht zum Projekt.
Lösung: Wähle eine Aufgabe, die wirklich zu diesem Projekt gehört, oder lasse das Feld leer, wenn keine passende Aufgabe vorhanden ist.
Problem: Das Feld Mitglied fehlt bei einer Fremdbuchung.
Lösung: Dann fehlt dir vermutlich die Berechtigung zum Verwalten fremder Stundenzettel.
Problem: In der globalen Liste taucht der falsche Kunde auf.
Lösung: Prüfe, ob das Projekt dem richtigen Kunden zugeordnet ist.
Problem: Die Summen passen nicht zur erwarteten Zeit.
Lösung: Kontrolliere Filter, Zeitraum und Projektzuordnung. Oft ist nur eine falsche Ansicht aktiv.
Fazit
Wenn du Zeiten sauber Projekten und Aufgaben zuordnest, werden Auswertungen, Nachfragen und spätere Abrechnungen deutlich einfacher. Je genauer die Zuordnung, desto weniger musst du später suchen oder korrigieren.
Das moderne CRM-System für Startups und KMU. Einfach, intuitiv und leistungsstark - entwickelt für Teams, die smart arbeiten wollen.
Das moderne CRM-System für Startups und KMU. Einfach, intuitiv und leistungsstark - entwickelt für Teams, die smart arbeiten wollen.