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Vertragsverlängerung und -erneuerung
Neue Laufzeit sauber anlegen
Vertragsverlängerung und -erneuerung
In QWORKER machst du eine Verlängerung meistens als neuen Vertrag auf Basis des alten. Einen eigenen Verlängern-Button gibt es nicht. Der übliche Weg ist Vertrag duplizieren, Daten anpassen und die neue Version erneut versenden.
Wenn ein Vertrag bereits angenommen ist und der Sperrstatus aktiv ist, ist die Duplizierung die sauberste Lösung. So bleibt die alte Version unverändert und du arbeitest mit einer neuen Laufzeit weiter.
Aus dem alten Vertrag wird eine neue Version mit neuer Kennung und neuem öffentlichen Link.
Du setzt Vertragsdatum und Gültig bis für die neue Laufzeit neu.
Wenn sich die Bedingungen ändern, passt du den Text im Vertrags-Editor oder über Vorlage ändern an.
Die erneuerte Version wird danach wieder an den Kunden oder Lead verschickt.
[Platzhalter für Screenshot: Vertragsinformationen mit Vertrag duplizieren und das geöffnete Formular für die neue Laufzeit mit Vertragsdatum und Gültig bis]
Kurz gesagt
Für eine Vertragsverlängerung startest du in QWORKER am besten mit einem Duplikat. Danach passt du die neue Laufzeit, den Text und bei Bedarf die Vorlage an und verschickst den Vertrag erneut.
So bleibt die alte Version als Nachweis erhalten und die neue Version ist sauber getrennt.
So ist es aufgebaut
Du startest in der Vertragsansicht des bestehenden Vertrags.
Mit Vertrag duplizieren erzeugst du die neue Vertragsfassung.
Titel, Laufzeit und Zuordnung werden auf die neue Periode umgestellt.
Zum Schluss verschickst du die erneuerte Version erneut an den Kontakt.
Ausführliche Beschreibung
- Öffne den Vertrag, der verlängert oder erneuert werden soll.
- Prüfe in Vertragsinformationen den aktuellen Status und das Feld Gültig bis.
- Klicke im Menü auf Vertrag duplizieren.
- QWORKER öffnet das Vertragsformular mit den wichtigsten Daten aus dem alten Vertrag.
- Ändere den Titel, damit die neue Laufzeit klar erkennbar ist, zum Beispiel Wartungsvertrag 2027.
- Setze Vertragsdatum und Gültig bis für die neue Laufzeit neu. Das Enddatum muss gleich oder später als das Startdatum sein.
- Prüfe Kunde/Lead und Projekt. Diese Zuordnung bleibt meist gleich, kann aber bei Bedarf geändert werden.
- Kontrolliere Firma, Steuer, Zweite Steuer, Notiz und die benutzerdefinierten Felder.
- Speichere das Duplikat. Die neue Version bekommt eine eigene Vertragsnummer und einen neuen öffentlichen Link.
- Öffne anschließend den Vertrags-Editor, wenn der Text für die neue Laufzeit anders sein soll.
- Wenn du eine andere Grundstruktur brauchst, klicke im Editor auf Vorlage ändern. Speichere erst, wenn du die neue Vorlage wirklich übernehmen willst.
- Prüfe die Positionen und Summen. Die Posten und der Rabatt werden beim Duplikat übernommen.
- Versende die neue Version mit An Kunden senden oder An Lead senden.
- Lasse die alte Version unverändert, wenn du später nachvollziehen willst, welche Laufzeit ursprünglich gegolten hat.
QWORKER übernimmt beim Duplikat den Inhalt, die Positionen, den Rabatt und die benutzerdefinierten Felder. Anhänge solltest du trotzdem kurz prüfen, damit die neue Version vollständig ist.
Wichtige Felder und Einstellungen
| Feld oder Einstellung | Pflicht | Bedeutung | Beispiel |
|---|---|---|---|
| Titel | Ja | Name der neuen Laufzeit. | Servicevertrag 2027 |
| Vertragsdatum | Ja | Startdatum der neuen Laufzeit. | 01.01.2027 |
| Gültig bis | Ja | Enddatum der neuen Laufzeit. | 31.12.2027 |
| Kunde/Lead | Ja | Zuordnung zur richtigen Person oder Firma. | Musterfirma GmbH |
| Projekt | Nein | Verknüpft die neue Laufzeit mit einem Projekt. | Website-Relaunch |
| Firma | Nein | Nur sichtbar, wenn mehrere Firmen gepflegt sind. | QWORKER GmbH |
| Steuer / Zweite Steuer | Nein | Steuersätze für die neue Vertragsversion. | 19 % und 7 % |
| Notiz | Nein | Interne Hinweise zur Verlängerung. | Verlängerung nach Angebotsphase |
| Benutzerdefinierte Felder | Je nach Konfiguration | Zusatzangaben wie Kündigungsfrist, Vertragsart oder interne Referenz. | Kündigungsfrist: 30 Tage |
| Anlagen | Nein | Dateien für die neue Version, bei Bedarf neu hochgeladen. | PDF-Nachtrag oder Scan |
Was sich im Alltag ändert
- Die alte Laufzeit bleibt sauber dokumentiert.
- Für die neue Laufzeit musst du nicht alles neu aufbauen.
- Posten, Rabatt und Formulierung bleiben zuerst erhalten und können danach gezielt angepasst werden.
- Du erkennst sofort, welche Version aktuell gilt.
- Das Team kann alte und neue Laufzeiten besser auseinanderhalten.
Tipps & Tricks
- Füge im Titel immer das Jahr oder die Versionsnummer ein.
- Lass die alte Version unangetastet, wenn du später einen sauberen Nachweis brauchst.
- Nutze Vorlage ändern, wenn sich die neue Laufzeit inhaltlich deutlich vom alten Vertrag unterscheidet.
- Prüfe nach dem Duplikat die Anhänge noch einmal manuell.
- Setze direkt nach der neuen Version eine Erinnerung, wenn die nächste Verlängerung früh vorbereitet werden soll.
Praktische Beispiele
Ein Wartungsvertrag läuft im Dezember aus. Du duplizierst ihn, setzt die neue Laufzeit auf das Folgejahr und sendest ihn erneut.
Ein Projekt braucht einen weiteren Monat. Du legst eine neue Version mit neuem Enddatum an und passt nur die betroffene Laufzeit an.
Die Laufzeit bleibt gleich, aber die Konditionen ändern sich. Dann wechselst du im Vertrags-Editor auf eine andere Vorlage.
Häufige Fragen
F: Muss ich den alten Vertrag löschen?
A: Nein. Für die Nachverfolgung ist es besser, die alte Version stehen zu lassen.
F: Kann ich eine akzeptierte und gesperrte Vertragsversion trotzdem erneuern?
A: Ja. Du nimmst dafür einfach Vertrag duplizieren.
F: Werden Positionen und Rabatt übernommen?
A: Ja, das Duplikat übernimmt den Inhalt, die Positionen und den Rabatt.
F: Kann ich für die neue Laufzeit eine andere Vorlage verwenden?
A: Ja, im Vertrags-Editor über Vorlage ändern.
Häufige Probleme & Lösungen
Problem: Der Vertrag lässt sich nicht mehr direkt ändern.
Lösung: Wenn der Sperrstatus aktiv ist, nutze eine neue Version per Duplikat.
Problem: Das Enddatum wird nicht akzeptiert.
Lösung: Prüfe, ob Gültig bis mindestens gleich oder später als Vertragsdatum ist.
Problem: Die neue Version sieht genau wie die alte aus.
Lösung: Passe mindestens Titel, Laufzeit und bei Bedarf den Text im Vertrags-Editor an.
Problem: Anhänge fehlen in der neuen Version.
Lösung: Lade die Dateien für die neue Laufzeit noch einmal hoch.
Problem: Die neue Version ist im Team schwer zu erkennen.
Lösung: Ergänze im Titel immer das Jahr oder eine Versionsnummer.
Fazit
Vertragsverlängerungen in QWORKER sind am saubersten, wenn du mit einem Duplikat arbeitest. So bleibt die alte Laufzeit nachvollziehbar, die neue Version ist klar getrennt und der weitere Versand bleibt einfach.
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