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Vertragsbenachrichtigungen einrichten
Benachrichtigungen sauber auslösen
Vertragsbenachrichtigungen einrichten
In QWORKER entstehen Vertragsbenachrichtigungen über den Versand, über Statuswechsel und über private Erinnerungen. Eine eigene Benachrichtigungsseite für Verträge gibt es nicht. Du richtest die wichtigen Hinweise direkt an den passenden Stellen ein.
Wenn du nichts verpassen willst, prüfe drei Stellen: Vertragseinstellungen, die E-Mail-Maske beim Versand und den Block Erinnerungen (privat) in der Vertragsansicht.
Mit An Kunden senden oder An Lead senden verschickst du den Vertrag direkt aus QWORKER.
Beim Markieren als gesendet, akzeptiert oder abgelehnt werden die passenden Vertragsmeldungen ausgelöst.
Im Block Erinnerungen (privat) legst du interne Hinweise für Fristen, Rückfragen oder Nachfassaktionen an.
Mit Sperrstatus aktivieren schützt du angenommene Verträge vor weiteren Änderungen.
[Platzhalter für Screenshot: Vertragseinstellungen mit Beim Senden an Kunden BCC an, Signaturoption und Sperrstatus aktivieren sowie die Vertragsansicht mit Erinnerungen (privat)]
Kurz gesagt
Vertragsbenachrichtigungen richtest du in QWORKER nicht an einer einzigen Stelle ein. Du kombinierst die Einstellungen für den Versand, die Statusaktionen im Vertrag und die privaten Erinnerungen in der Vertragsansicht.
So bleibt der Ablauf einfach: Vertrag senden, Status im Blick behalten und rechtzeitig an Fristen erinnert werden.
So ist es aufgebaut
Hier legst du Standardwerte für BCC, Signatur und Sperrstatus fest.
Die Maske füllt Betreff und Nachricht meist schon vor und kann den PDF-Anhang mitsenden.
Im Bereich Erinnerungen (privat) planst du interne Hinweise für den Ablauf.
Mit den Statusaktionen erzeugst du die passende Vertragsmeldung für das Team.
Ausführliche Beschreibung
- Öffne Einstellungen > Verträge.
- Prüfe das Feld Beim Senden an Kunden BCC an und trage bei Bedarf eine Archivadresse ein.
- Aktiviere bei Bedarf Signaturoption beim Annehmen von Verträgen hinzufügen und Signaturoption für Teammitglieder hinzufügen, wenn der Vertrag unterschrieben werden soll.
- Setze Sperrstatus aktivieren, wenn angenommene Verträge danach nicht mehr bearbeitet werden sollen.
- Speichere die Einstellungen.
- Öffne einen Vertrag und klicke oben auf An Kunden senden oder An Lead senden.
- Wähle im Feld An den passenden Kontakt aus. Das ist das Pflichtfeld für den Versand.
- Trage bei Bedarf CC und BCC ein. Diese Felder sind optional.
- Prüfe Betreff und Nachricht. Beide Felder sind in der Regel schon mit einer Vorlage gefüllt.
- Aktiviere PDF anhängen, wenn der Vertrag als Anhang mitgehen soll und der PDF-Zugriff für Kunden erlaubt ist.
- Schicke die E-Mail ab. Danach wird der Vertrag auf Gesendet gesetzt und die Letzte gesendete E-Mail aktualisiert.
- Öffne die Vertragsansicht und gehe in den Block Erinnerungen (privat).
- Klicke auf Erinnerung hinzufügen, trage Titel, Datum und Zeit ein und speichere die Erinnerung.
- Wenn du eine wiederkehrende Erinnerung brauchst, aktiviere Wiederholen und wähle das Intervall.
- Nutze im Menü Vertragsinformationen die Aktionen Als gesendet markieren, Als akzeptiert markieren oder Als abgelehnt markieren, wenn der Status manuell gesetzt werden soll.
Der Block Erinnerungen (privat) erscheint nur, wenn du auf das Erinnerungen-Modul zugreifen darfst. Fehlt der Bereich, liegt es also meist an der Berechtigung oder an der Modulaktivierung.
Wichtige Felder und Einstellungen
| Feld oder Einstellung | Pflicht | Bedeutung | Beispiel |
|---|---|---|---|
| Beim Senden an Kunden BCC an | Nein | Fügt beim Vertragsversand automatisch eine Archivadresse hinzu. | archiv@firma.de |
| An | Ja | Wählt den Kontakt, der den Vertrag bekommen soll. | Max Mustermann |
| CC | Nein | Sichtbare Kopie an weitere Empfänger. | team@firma.de |
| BCC | Nein | Versteckte Kopie an zusätzliche Empfänger. | leitung@firma.de |
| Betreff | Nein | Titel der E-Mail. Wird meist automatisch gefüllt. | Ihr Vertrag zu Vertrag 10021 |
| Nachricht | Nein | E-Mail-Text an den Empfänger. | Bitte prüfen Sie den Vertrag und antworten Sie bei Rückfragen. |
| PDF anhängen | Nein | Hängt die PDF-Datei des Vertrags an die E-Mail an. | Ja, wenn der PDF-Zugriff erlaubt ist |
| Erinnerung hinzufügen | Nein | Öffnet den internen Erinnerungsbereich im Vertrag. | Verlängerung 14 Tage vorher prüfen |
| Titel / Datum / Zeit | Ja | Pflichtfelder für eine Erinnerung. | Vertrag prüfen / 15.05.2026 / 09:00 |
| Wiederholen | Nein | Erstellt eine wiederkehrende Erinnerung. | Alle 7 Tage |
| Sperrstatus aktivieren | Nein | Schützt angenommene Verträge vor Änderungen. | Nach Annahme sperren |
Was sich im Alltag ändert
- Du vergisst weniger E-Mails, weil Vertrag und Kopie sauber versendet werden.
- Du siehst direkt, wann ein Vertrag zuletzt verschickt wurde.
- Du wirst intern rechtzeitig an Fristen und Nachfassaktionen erinnert.
- Statuswechsel wie akzeptiert oder abgelehnt werden klar dokumentiert.
- Mit dem Sperrstatus schützt du angenommene Verträge vor ungewollten Änderungen.
Tipps & Tricks
- Trage im Feld Beim Senden an Kunden BCC an immer eine zentrale Archivadresse ein, wenn du Nachweise sammeln willst.
- Lege interne Erinnerungen lieber etwas früher an, damit du genug Zeit für Rückfragen hast.
- Nutze wiederkehrende Erinnerungen für wiederkehrende Prüfungen oder Verlängerungen.
- Aktiviere den Sperrstatus nur dann, wenn du den Vertrag nach der Annahme wirklich nicht mehr ändern möchtest.
- Prüfe nach dem Versand immer die Anzeige Letzte gesendete E-Mail, wenn du sicher sein willst, dass der Vertrag wirklich rausging.
Praktische Beispiele
Die E-Mail geht an den Kunden und automatisch an die Archivadresse, damit der Versand später nachvollziehbar bleibt.
Du setzt eine private Erinnerung 14 Tage vor Gültig bis und prüfst dann die Verlängerung.
Nach der Annahme setzt du den Status auf Akzeptiert und schließt den Vertrag mit Sperrstatus ab.
Häufige Fragen
F: Gibt es eine eigene Vertrags-Benachrichtigungsseite?
A: Nein. Du arbeitest mit Versand, Status und Erinnerungen direkt im Vertrag.
F: Wer bekommt die BCC-Kopie beim Versand?
A: Die Adresse aus Beim Senden an Kunden BCC an und zusätzlich die Adresse aus der Versandmaske, falls du dort noch eine einträgst.
F: Kann ich einen Vertrag ohne PDF verschicken?
A: Ja. Das Häkchen PDF anhängen ist optional, wenn der PDF-Zugriff erlaubt ist.
F: Warum sehe ich den Bereich Erinnerungen (privat) nicht?
A: Dann fehlt vermutlich der Zugriff auf das Erinnerungen-Modul.
Häufige Probleme & Lösungen
Problem: Der Vertrag wurde gesendet, aber niemand hat eine Kopie erhalten.
Lösung: Prüfe das Feld Beim Senden an Kunden BCC an und ob du im Versanddialog versehentlich den falschen BCC eingetragen hast.
Problem: Die Erinnerung erscheint nicht im Vertrag.
Lösung: Prüfe, ob du im Bereich Erinnerungen (privat) wirklich gespeichert hast und ob du Zugriff auf das Erinnerungen-Modul hast.
Problem: Der PDF-Anhang fehlt.
Lösung: Prüfe, ob PDF anhängen aktiv war und ob der PDF-Zugriff für Kunden erlaubt ist.
Problem: Ein angenommener Vertrag lässt sich später nicht mehr ändern.
Lösung: Das liegt am aktivierten Sperrstatus. Nutze dann besser eine neue Version per Duplikat.
Problem: Die Statusmeldung fehlt im Ablauf.
Lösung: Setze den Status manuell über das Menü Vertragsinformationen, wenn du den Schritt nicht nur per Mail erledigt hast.
Fazit
Vertragsbenachrichtigungen in QWORKER sind kein einzelner Schalter, sondern ein sauberer Ablauf aus Versand, Status und Erinnerung. Wenn du die Einstellungen einmal sauber setzt, bleibt der Vertragsprozess im Alltag deutlich verlässlicher.
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