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Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen
Fristen im Blick behalten
Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen
QWORKER arbeitet bei Laufzeiten mit den Feldern Vertragsdatum und Gültig bis. Eine eigene Kündigungslogik gibt es nicht. Du dokumentierst Fristen daher mit Datum, Notiz, Erinnerungen und bei Bedarf einem benutzerdefinierten Feld.
Wenn ein Vertrag automatisch ausläuft oder rechtzeitig verlängert werden soll, musst du den Termin bewusst pflegen. QWORKER erinnert dich nicht mit einer eigenen Kündigungsautomatik, sondern über die Vertragsdaten und die privaten Erinnerungen.
Diese beiden Felder bilden die Basis für Laufzeit und Prüfdatum.
Im rechten Bereich der Vertragsansicht legst du interne Erinnerungen für Verlängerung oder Kündigung an.
Wenn ein Vertrag angenommen ist, kannst du ihn mit dem Sperrstatus vor weiteren Änderungen schützen.
Eine Kündigungsfrist kannst du zusätzlich als eigenes Feld im Vertrag festhalten.
[Platzhalter für Screenshot: Vertragsformular mit Vertragsdatum und Gültig bis sowie der rechten Vertragsansicht mit Erinnerungen (privat)]
Kurz gesagt
Für Laufzeiten zählt in QWORKER vor allem die Kombination aus Vertragsdatum und Gültig bis. Wenn du eine Kündigungsfrist brauchst, dokumentierst du sie zusätzlich in der Notiz, in einem benutzerdefinierten Feld oder mit einer Erinnerung.
So behältst du wichtige Fristen im Blick, ohne die Übersicht in der Vertragsliste zu verlieren.
So ist es aufgebaut
Start und Ende werden direkt im Vertrag gepflegt.
Hier siehst du Informationen, Notizen, Signaturen und den internen Erinnerungsblock.
Status, Zeitraum und Datum helfen dir beim Sichten offener Laufzeiten.
Mit Sperrstatus und Duplizieren sicherst du den nächsten Vertragsschritt.
Ausführliche Beschreibung
- Öffne einen bestehenden Vertrag oder klicke auf Vertrag hinzufügen, wenn du eine neue Laufzeit anlegen willst.
- Setze Vertragsdatum auf das Start- oder Unterzeichnungsdatum des Vertrags.
- Trage Gültig bis als Enddatum oder als Prüfdatum für die nächste Entscheidung ein.
- Achte darauf, dass Gültig bis nicht vor dem Vertragsdatum liegt. QWORKER prüft das beim Speichern.
- Wenn dein Vertrag eine feste Kündigungsfrist hat, notiere sie in der Notiz oder in einem benutzerdefinierten Feld, zum Beispiel Kündigungsfrist.
- Speichere den Vertrag.
- Öffne danach die Vertragsansicht und nutze rechts den Block Erinnerungen (privat), um eine interne Erinnerung anzulegen.
- Setze die Erinnerung auf einen Zeitpunkt vor dem Ablauf, zum Beispiel 30, 14 oder 7 Tage vorher.
- Nutze in der Vertragsliste die Filter für Status und Zeitraum, wenn du Verträge mit nahendem Ablauf prüfen willst.
- Wenn der Vertrag verlängert werden soll, dupliziere ihn oder erstelle einen neuen Vertrag auf Basis der bisherigen Vorlage.
- Aktiviere in Einstellungen > Verträge den Sperrstatus aktivieren, wenn angenommene Verträge nicht mehr bearbeitet werden sollen.
Wenn du eine Kündigungsfrist sauber dokumentieren willst, ist ein benutzerdefiniertes Feld oft die beste Lösung. So bleibt die Frist direkt am Vertrag sichtbar und kann später leichter gesucht werden.
Wichtige Felder und Einstellungen
| Feld oder Einstellung | Pflicht | Bedeutung | Beispiel |
|---|---|---|---|
| Vertragsdatum | Ja | Start- oder Unterzeichnungsdatum des Vertrags. | 01.04.2026 |
| Gültig bis | Ja | Enddatum oder Termin für die nächste Prüfung. | 31.03.2027 |
| Notiz | Nein | Interne Hinweise zur Laufzeit oder Kündigung. | Kündigung 30 Tage vor Ablauf prüfen. |
| Benutzerdefiniertes Feld | Nein | Zusatzfeld für Kündigungsfrist, Verlängerung oder Sonderregel. | Kündigungsfrist: 30 Tage |
| Erinnerungen (privat) | Nein | Interne Erinnerung vor der Frist. | 14 Tage vor Ablauf |
| Sperrstatus aktivieren | Nein | Schützt angenommene Verträge vor weiteren Änderungen. | Ja, nach Annahme sperren |
Was sich im Alltag ändert
- Du erkennst früher, wann ein Vertrag ausläuft oder geprüft werden muss.
- Du verlierst Kündigungsfristen nicht mehr in Notizen oder E-Mails.
- Du kannst interne Erinnerungen vor dem Fristende setzen.
- Du schützt angenommene Verträge, wenn die Laufzeit abgeschlossen ist.
- Du kannst Verlängerungen oder neue Laufzeiten strukturiert vorbereiten.
Tipps & Tricks
- Nutze Gültig bis als den Termin, an dem du handeln musst, nicht nur als rein formales Enddatum.
- Lege Erinnerungen lieber etwas früher an, damit genug Zeit für Rückfragen bleibt.
- Wenn du viele Fristen hast, arbeite mit einem einheitlichen benutzerdefinierten Feld für die Kündigungsfrist.
- Aktiviere den Sperrstatus, wenn ein Vertrag nach Annahme nicht mehr verändert werden soll.
- Für Verlängerungen ist ein duplizierter Vertrag oft schneller als ein kompletter Neuaufbau.
Praktische Beispiele
Du setzt das Enddatum auf den 31.12. und legst im November eine Erinnerung für die Verlängerung an.
Die Kündigungsfrist steht im benutzerdefinierten Feld, und eine Erinnerung startet 30 Tage vor dem Ablauf.
Du kopierst den bestehenden Vertrag, passt das neue Enddatum an und sendest die neue Laufzeit erneut zur Prüfung.
Häufige Fragen
F: Gibt es eine automatische Kündigungsfrist in QWORKER?
A: Nein. Die Frist dokumentierst du über Datum, Notiz, Erinnerung oder ein benutzerdefiniertes Feld.
F: Kann ich mich automatisch an ein Ablaufdatum erinnern lassen?
A: Ja, über Erinnerungen (privat) in der Vertragsansicht.
F: Warum kann ich das Enddatum nicht vor das Startdatum setzen?
A: Das ist absichtlich gesperrt, damit die Laufzeit logisch bleibt.
F: Was mache ich bei einer Verlängerung?
A: Am einfachsten duplizierst du den Vertrag und setzt ein neues Enddatum.
Häufige Probleme & Lösungen
Problem: Der Vertrag speichert nicht wegen des Datums.
Lösung: Prüfe, ob Gültig bis mindestens dem Vertragsdatum entspricht oder später liegt.
Problem: Die Frist ist im Team nicht sichtbar.
Lösung: Nutze ein benutzerdefiniertes Feld oder eine klare Notiz direkt am Vertrag.
Problem: Eine abgelaufene Laufzeit bleibt in der Liste hängen.
Lösung: Filtere nach Status und Zeitraum oder setze die Vertragsansicht zurück.
Problem: Ein angenommener Vertrag ist nicht mehr editierbar.
Lösung: Das liegt am aktivierten Sperrstatus und ist in QWORKER so gewollt.
Problem: Eine Verlängerung wurde vergessen.
Lösung: Lege sofort nach dem Anlegen des Vertrags eine interne Erinnerung an.
Fazit
Vertragslaufzeiten verwaltest du in QWORKER am saubersten über Datum, Erinnerung und klare Zusatzfelder. Wenn du den Sperrstatus sinnvoll einsetzt, bleiben Fristen nachvollziehbar und angenommene Verträge geschützt.
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