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Vertragstypen verstehen und nutzen
Vertragsarten sauber trennen
Vertragstypen verstehen und nutzen
In QWORKER arbeitest du nicht mit einem eigenen Typ-Feld im Vertrag, sondern mit Vertragsvorlagen. So kannst du unterschiedliche Vertragsarten wie Wartung, Projekt, Rahmenvertrag oder Servicevertrag sauber voneinander trennen.
Wenn du in der Praxis von Vertragstypen sprichst, meinst du in QWORKER meist eine eigene Vertragsvorlage. Der Vertrag selbst bleibt das konkrete Dokument für einen Kunden.
Links siehst du alle Vorlagen. So findest du eine Vorlage schnell wieder und kannst sie bearbeiten oder duplizieren.
Rechts pflegst du den Text der Vorlage und setzt Platzhalter für automatische Inhalte ein.
Neue Vorlagen kannst du aus bestehenden Vorlagen ableiten, statt alles neu zu schreiben.
Mit einer Standardvorlage startet jeder neue Vertrag schon mit dem passenden Aufbau.
[Platzhalter für Screenshot: Liste der Vertragsvorlagen links und Bearbeitung der Vorlage rechts im Editor]
Kurz gesagt
Vertragstypen sind in QWORKER am einfachsten als eigene Vertragsvorlagen gedacht. So erstellst du für jede Vertragsart eine passende Vorlage mit eigenem Text, eigener Struktur und eigenen Platzhaltern.
Der große Vorteil: Neue Verträge übernehmen die Vorlage sofort und sehen dadurch immer gleich aus. Das spart Zeit und verhindert Mischformen im Tagesgeschäft.
So ist es aufgebaut
Die Liste zeigt alle bestehenden Vertragsvorlagen.
Mit Titel und Kopiervorlage legst du eine neue Vertragsart an.
Der Editor rechts enthält den eigentlichen Vertragsinhalt und die Platzhalter.
Eine Vorlage kann automatisch beim Erstellen neuer Verträge geladen werden.
Ausführliche Beschreibung
- Öffne Einstellungen > Verträge.
- Wechsle auf den Tab Vertragsvorlagen.
- Klicke auf Vertragsvorlage hinzufügen.
- Vergib im Feld Titel einen klaren Namen, zum Beispiel Wartungsvertrag Standard.
- Wenn du nicht bei Null anfangen willst, wähle bei Vorlage verwenden von eine bestehende Vorlage aus.
- Speichere die neue Vorlage. Danach erscheint sie in der Liste links.
- Klicke die Vorlage in der Liste an. Rechts öffnet sich der Editor mit dem Vorlagentext.
- Formatiere den Inhalt im Editor und füge die passenden Platzhalter ein.
- Speichere die Änderungen.
- Setze im Tab Vertragseinstellungen bei Bedarf die Standardvertragsvorlage, damit neue Verträge automatisch den richtigen Text erhalten.
- Wenn du in einem einzelnen Vertrag die Vorlage wechseln willst, öffne die Vertragsansicht und klicke auf Vorlage ändern.
- Prüfe danach den Vertrag erneut, weil das Einfügen einer Vorlage ungespeicherte Änderungen überschreiben kann.
Wenn du den Vertragstext im Editor änderst, betrifft das nur die Vorlage selbst. Bereits gespeicherte Verträge bleiben unverändert, solange du sie nicht einzeln anpasst.
Felder im Detail
| Bereich | Pflicht | Wofür | Beispiel |
|---|---|---|---|
| Titel | Ja | Name der Vorlage in der Liste. | Rahmenvertrag Standard |
| Vorlage verwenden von | Nur beim Anlegen | Kopiert den Inhalt einer bestehenden Vorlage. | Wartungsvertrag Basis |
| Vorlageninhalt | Technisch nein | Der eigentliche Vertragstext mit Überschriften, Tabellen und Platzhaltern. | Leistungsbeschreibung mit Variablen |
| Platzhalter | Nein | Dynamische Werte wie Datum, Betrag oder Name. | {CONTRACT_DATE} |
Platzhalter-Beispiele
{CONTRACT_ID}, {CONTRACT_TITLE}, {CONTRACT_DATE}, {CONTRACT_EXPIRY_DATE}
{CONTRACT_ITEMS}, {CONTRACT_SUBTOTAL}, {CONTRACT_DISCOUNT}, {CONTRACT_TOTAL}
{COMPANY_NAME}, {COMPANY_ADDRESS}, {PROJECT_TITLE}
{CLIENT_SIGNER_NAME}, {CLIENT_SIGNATURE}, {STAFF_SIGNER_NAME}
Was sich im Alltag ändert
- Du arbeitest mit festen Vertragsarten statt mit Freitext-Chaos.
- Neue Verträge sehen automatisch einheitlich aus.
- Du kannst für jede Sparte eine eigene Vorlage pflegen.
- Platzhalter halten Namen, Beträge und Daten aktuell.
- Standardtexte müssen nicht bei jedem Vertrag neu geschrieben werden.
Tipps & Tricks
- Nutze eindeutige Vorlagennamen wie Wartungsvertrag Standard oder Projektvertrag Kurz.
- Lege pro Vertragsfamilie genau eine Standardvorlage an.
- Nutze Platzhalter statt statischer Texte, wenn Werte pro Kunde wechseln.
- Speichere eine Kopie einer bestehenden Vorlage, wenn der neue Typ nur kleine Änderungen braucht.
- Ändere eine Vorlage nicht mitten im Tagesgeschäft, wenn bereits viele Verträge damit erstellt wurden.
Praktische Beispiele
Du nutzt eine Vorlage mit festen Leistungsblöcken und einem Abschnitt für jährliche Prüfung und Supportzeiten.
Die Vorlage enthält allgemeine Regeln, die du immer wieder für denselben Kundentyp einsetzen kannst.
Du kopierst eine bestehende Vorlage und passt nur Text, Laufzeit und Positionen an das neue Projekt an.
Häufige Fragen
F: Gibt es in QWORKER einen echten Vertragstyp-Schalter?
A: Nein. Vertragstypen werden in der Praxis über Vertragsvorlagen abgebildet.
F: Kann ich eine Vorlage im Vertrag später wechseln?
A: Ja, im Vertrags-Editor über Vorlage ändern.
F: Sind bestehende Verträge nach einer Vorlagenänderung automatisch angepasst?
A: Nein. Bereits gespeicherte Verträge bleiben erhalten, bis du sie einzeln änderst.
F: Kann ich aus einer alten Vorlage eine neue machen?
A: Ja, genau dafür ist Vorlage verwenden von gedacht.
Häufige Probleme & Lösungen
Problem: Neue Verträge starten leer.
Lösung: Setze im Bereich Vertragseinstellungen eine Standardvertragsvorlage.
Problem: Ein Platzhalter wird nicht ersetzt.
Lösung: Prüfe die Schreibweise. Schon ein kleiner Tippfehler verhindert die automatische Ersetzung.
Problem: Die Vorlage lässt sich nicht löschen.
Lösung: Prüfe, ob sie gerade als Standardvorlage verwendet wird.
Problem: Nach dem Wechsel der Vorlage sind Änderungen verschwunden.
Lösung: Das ist normal. Das Einfügen einer Vorlage überschreibt ungespeicherte Inhalte.
Fazit
Wenn du Vertragstypen als Vertragsvorlagen aufbaust, bleibt deine Arbeit übersichtlich und wiederholbar. Du trennst die Arten sauber, sparst Zeit beim Erstellen und hältst den Text für jede Vertragsfamilie konsistent.
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