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Vertrag erstellen und verwalten
Verträge im Alltag verwalten
Vertrag erstellen und verwalten
In QWORKER legst du Verträge zentral an, ergänzt Positionen und Texte, sendest sie an Kunden oder Leads und verfolgst den Status bis zur Annahme. Alles bleibt in einer klaren Vertragsansicht mit Liste, Editor, Vorschau und PDF an einem Ort.
Hier findest du Nummer, Titel, Kunde, Projekt, Datum, Gültigkeit, Betrag und Status.
Mit Vertrag hinzufügen legst du Titel, Kunde/Lead, Datum, Laufzeit, Steuern, Notiz und Dateien an.
Über die Vertragsansicht sendest du den Vertrag per E-Mail oder öffnest die öffentliche Vertragsvorschau.
Mit Status, Signatur und Sperrstatus steuerst du, wann ein Vertrag noch bearbeitet werden darf.
[Platzhalter für Screenshot: Vertragsliste mit Vertrag hinzufügen, Statusspalte und öffnender Vertragsansicht]
Kurz gesagt
Der Standardweg ist einfach: Verträge öffnen, auf Vertrag hinzufügen klicken, die Pflichtfelder ausfüllen und speichern. Danach wechselst du in die Vertragsansicht, ergänzt Positionen oder den Text und sendest den Vertrag an den Kunden.
Wenn du oft ähnliche Verträge brauchst, sparst du mit einer Standardvorlage und klaren Einstellungen viel Zeit. So bleibt die Nummerierung sauber und du musst Inhalte nicht bei jedem Vertrag neu bauen.
So ist es aufgebaut
Übersicht mit Filter für Status und Zeitraum.
Hier pflegst du Kunde, Projekt, Datum, Laufzeit und Dateien.
Rechts siehst du Vertragsinformationen, Notizen, Signaturen und Erinnerungen.
Per E-Mail, öffentlichem Link, PDF oder Signatur freigeben.
Ausführliche Beschreibung
- Öffne im Menü den Bereich Verträge.
- Klicke oben rechts auf Vertrag hinzufügen.
- Trage im Feld Titel einen klaren Namen ein, zum Beispiel Wartungsvertrag 2026.
- Setze Vertragsdatum und Gültig bis. Das Enddatum muss gleich oder später als das Startdatum sein.
- Wähle im Feld Kunde/Lead die richtige Person oder Firma. Wenn du aus einem Projekt kommst, kann dieser Wert bereits vorbelegt sein.
- Füge bei Bedarf ein Projekt hinzu. Das ist optional und hilft dir später bei der Zuordnung.
- Ergänze Steuer und Zweite Steuer nur dann, wenn der Vertrag damit berechnet werden soll.
- Nutze Notiz für besondere Hinweise, zum Beispiel Laufzeit, Sonderkonditionen oder interne Absprachen.
- Lade Dateien hoch, wenn du Anhänge, Vorlagen oder Nachweise direkt am Vertrag speichern willst.
- Speichere den Vertrag. QWORKER öffnet danach die Detailansicht mit Vertragsinformationen, Positionen, Vertrags-Editor und Erinnerungen (privat).
- Wenn du Positionen brauchst, klicke im Positionsbereich auf Posten hinzufügen und ergänze Artikel, Menge, Preis und Beschreibung.
- Wechsle bei Bedarf in den Vertrags-Editor, passe den Text an und nutze Speichern oder Speichern und anzeigen.
- Prüfe die Vertragsvorschau, wenn du sehen willst, wie der Vertrag für den Kunden aussieht.
- Versende den Vertrag über den Button zum Senden an den Kunden oder den Lead und hänge bei Bedarf die PDF an.
- Nach der Annahme kannst du den Status kontrollieren und bei Bedarf aus dem Vertrag heraus ein Angebot oder eine Rechnung erstellen.
Wenn du einen Vertrag aus einem Angebot ableitest, kann QWORKER Positionen und Inhalte aus dem Angebot übernehmen. So musst du die gleichen Inhalte nicht noch einmal erfassen.
Wichtige Felder im Formular
| Feld | Pflicht | Bedeutung | Beispiel |
|---|---|---|---|
| Titel | Ja | Name des Vertrags in der Liste und im Detailbereich. | Wartungsvertrag 2026 |
| Vertragsdatum | Ja | Start- oder Unterzeichnungsdatum des Vertrags. | 01.04.2026 |
| Gültig bis | Ja | End- oder Prüfdatum des Vertrags. | 31.03.2027 |
| Kunde/Lead | Ja | Zugeordnete Firma oder interessierter Lead. | Muster GmbH |
| Projekt | Nein | Verknüpft den Vertrag mit einem Projekt. | Website-Relaunch |
| Steuer / Zweite Steuer | Nein | Steuersätze für die Vertragsberechnung. | 19 % USt |
| Notiz | Nein | Interne Hinweise oder Sonderabsprachen. | Laufzeit 12 Monate, automatische Prüfung im März. |
| Dateien | Nein | Anhänge direkt am Vertrag. | Scan, Zusatzvereinbarung, PDF |
| Benutzerdefinierte Felder | Nein | Zusatzdaten wie Vertragsart, Nummer oder interne Kennzeichen. | Vertragsnummer intern |
Wichtige Vertragseinstellungen
Lege mit Vertragspräfix und Anfangsnummer des Vertrags fest, wie neue Verträge nummeriert werden.
Neue Verträge starten direkt mit der ausgewählten Vorlage, wenn du eine Standardvorlage setzt.
Mit den Signaturoptionen und Sperrstatus aktivieren steuerst du Freigabe und Bearbeitung.
Mit BCC und PDF für Kunden deaktivieren regelst du, wer den Versand mitliest und ob Kunden PDFs laden dürfen.
Was sich im Alltag ändert
- Du erstellst Verträge schneller, weil viele Standardwerte schon vorbelegt sind.
- Du behältst Status, Laufzeit und offene Aufgaben an einer Stelle im Blick.
- Du kannst ähnliche Verträge kopieren oder auf Basis einer Vorlage neu aufbauen.
- Akzeptierte Verträge lassen sich auf Wunsch sperren, damit nichts versehentlich geändert wird.
- Nach der Annahme kannst du aus dem Vertrag direkt in weitere Schritte wie Angebot oder Rechnung gehen.
Tipps & Tricks
- Nutze immer denselben Titelaufbau, zum Beispiel Vertragsart + Kunde + Jahr.
- Setze vor dem ersten Vertrag die Standardvorlage, damit neue Verträge sauber starten.
- Aktiviere den Sperrstatus, wenn angenommene Verträge nicht mehr geändert werden sollen.
- Verwende für ähnliche Verträge lieber Vertrag duplizieren als alles neu zu tippen.
- Prüfe vor dem Senden immer die Vorschau und das PDF, damit Layout und Texte stimmen.
Praktische Beispiele
Du legst einen Vertrag mit Laufzeit, internen Notizen und wiederkehrender Prüfung an und versendest ihn an den Kunden.
Du verknüpfst den Vertrag mit einem Projekt, übernimmst Positionen aus einem Angebot und sendest alles gesammelt raus.
Ein ähnlicher Folgeauftrag braucht nur kleine Änderungen. Du duplizierst den alten Vertrag und passt Kunde, Daten und Inhalte an.
Häufige Fragen
F: Wo starte ich einen neuen Vertrag?
A: Im Bereich Verträge über Vertrag hinzufügen.
F: Kann ich einen Vertrag später noch bearbeiten?
A: Ja, solange der Sperrstatus nicht greift und der Vertrag nicht bewusst geschützt wurde.
F: Kann ich Vertragspositionen nachträglich ändern?
A: Ja, in der Vertragsansicht über den Positionsbereich und den Vertrags-Editor.
F: Sehen Kunden denselben Bildschirm wie ich?
A: Nein. Kunden sehen die öffentliche Vertragsvorschau oder die Ansicht im Portal, nicht die interne Detailseite.
Häufige Probleme & Lösungen
Problem: Der Vertrag lässt sich nicht speichern.
Lösung: Prüfe die Pflichtfelder Titel, Kunde/Lead, Vertragsdatum und Gültig bis.
Problem: Der Vertrag bleibt offen oder wirkt unvollständig.
Lösung: Ergänze Positionen, Text und gegebenenfalls die richtige Vorlage in der Vertragsansicht.
Problem: Der Kunde kann den Vertrag nicht öffnen.
Lösung: Prüfe Status, öffentlichen Link und die Berechtigung für das Kundenportal.
Problem: Der PDF-Download fehlt beim Kunden.
Lösung: Kontrolliere die Einstellung PDF für Kunden deaktivieren.
Problem: Ein angenommener Vertrag lässt sich nicht mehr ändern.
Lösung: Das ist normal, wenn der Sperrstatus aktiv ist.
Fazit
Mit der Vertragsliste, der Erfassungsmaske, der Detailansicht und den Vertragseinstellungen deckst du den gesamten Ablauf von QWORKER ab. Wenn du sauber mit Vorlagen, Status und Laufzeiten arbeitest, bleiben Verträge leicht auffindbar und sicher verwaltbar.
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