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Zahlungserinnerungen und Mahnungen
Offene Rechnungen automatisch nachfassen
Zahlungserinnerungen und Mahnungen
QWORKER kann vor dem Fälligkeitsdatum Zahlungserinnerungen und nach dem Fälligkeitsdatum Mahnungen auslösen. Du legst die Abstände in den Rechnungs-Einstellungen fest, die Ausführung übernimmt der Cron-Job im Hintergrund.
- erste und zweite Zahlungserinnerung sind getrennt einstellbar
- offene und teilweise bezahlte Rechnungen werden berücksichtigt
- die Abstände wählst du in Tagen
- erste und zweite Mahnung sind separat steuerbar
- überfällige Rechnungen bleiben im Blick
- der offene Restbetrag entscheidet mit
- die Einstellungen legen nur den Zeitpunkt fest
- der Cron-Job sendet die Erinnerung automatisch
- ohne Hintergrundlauf passiert nichts
- zusätzliche Erinnerung vor der Erstellung möglich
- nur für wiederkehrende Rechnungen relevant
- hilft bei regelmäßigen Abrechnungen
[Platzhalter für Screenshot: Einstellungen > Rechnungen > Erinnerungen mit den Dropdowns für Zahlungserinnerungen, Mahnungen und wiederkehrende Rechnungen]
Kurz gesagt
Öffne Einstellungen > Rechnungen > Erinnerungen und wähle die Tage für die erste und zweite Zahlungserinnerung vor dem Fälligkeitsdatum sowie für die erste und zweite Mahnung nach dem Fälligkeitsdatum. Danach speicherst du die Angaben und lässt den Cron-Job regelmäßig laufen.
Wenn du wiederkehrende Rechnungen nutzt, kannst du dort zusätzlich eine Erinnerung vor der nächsten Erstellung aktivieren. Leere Felder schalten die jeweilige Stufe aus.
So ist es aufgebaut
Die passende Einstellungsseite liegt im Bereich Rechnungen.
Hier legst du die ersten beiden Zahlungserinnerungen fest.
Die Mahnstufen greifen erst, wenn die Rechnung überfällig ist.
Die eigentliche Zustellung übernimmt der Hintergrundlauf.
Ausführliche Beschreibung
- Öffne den Bereich Einstellungen.
- Wechsle in die Rechnungen-Einstellungen.
- Klicke auf den Tab Erinnerungen. Dort siehst du vier Felder für Zahlungserinnerungen und Mahnungen sowie ein zusätzliches Feld für wiederkehrende Rechnungen.
- Wähle bei Erste Zahlungserinnerung vor Fälligkeitsdatum senden einen Abstand in Tagen aus, zum Beispiel 7 Tage.
- Setze bei Zweite Zahlungserinnerung vor Fälligkeitsdatum senden einen weiteren Abstand, wenn du vor dem Termin noch einmal erinnern willst. Ein leerer Wert schaltet diese Stufe aus.
- Wähle bei Erste Mahnung nach Fälligkeit senden den ersten Abstand nach dem Fälligkeitsdatum, zum Beispiel 3 Tage.
- Trage bei Zweite Mahnung nach Fälligkeit senden einen zweiten Abstand ein, wenn du den Vorgang staffeln willst. Auch hier kannst du das Feld leer lassen.
- Nutze Erinnerung vor Erstellung einer wiederkehrenden Rechnung senden, wenn du vor der automatischen Neuanlage noch einen Hinweis willst. Das betrifft nur wiederkehrende Rechnungen.
- Speichere die Einstellungen mit Speichern.
- Prüfe anschließend, ob der Server-Cron-Job aktiv ist. Nur dann werden die Erinnerungen automatisch verschickt.
Die Dropdowns bieten feste Abstände wie 1, 2, 3, 5, 7, 10, 14, 15, 20 oder 30 Tage. Ein leerer Wert bedeutet: Diese Stufe ist deaktiviert. Die Erinnerung wird nur für Rechnungen ausgelöst, die noch nicht vollständig bezahlt sind oder bereits überfällig sind.
Felder im Detail
Pflicht: Nein.
Legt fest, wie viele Tage vor dem Fälligkeitsdatum die erste Erinnerung verschickt wird. Beispiel: 7 Tage.
Pflicht: Nein.
Zusätzliche Erinnerung vor dem Termin. Beispiel: 2 Tage vor dem Fälligkeitsdatum.
Pflicht: Nein.
Startet die erste Mahnstufe nach dem Fälligkeitsdatum. Beispiel: 3 Tage nach Fälligkeit.
Pflicht: Nein.
Weitere Mahnstufe nach dem ersten Hinweis. Beispiel: 10 Tage nach Fälligkeit.
Pflicht: Nein.
Hilft dir, bevor eine wiederkehrende Rechnung automatisch erzeugt wird. Das ist nur für wiederkehrende Rechnungen relevant.
Pflicht: Ja, für die automatische Ausführung.
Der Hintergrundlauf prüft die Rechnungen regelmäßig und verschickt die passenden Erinnerungen oder Mahnungen.
Was sich im Alltag ändert
- Du musst offene Rechnungen nicht mehr jeden Tag manuell durchsuchen.
- Vor Fälligkeit und nach Fälligkeit kannst du getrennte Schritte definieren.
- Teilzahlungen bleiben im Blick, weil sie vor dem Fälligkeitstag weiter erinnert werden können.
- Wiederkehrende Rechnungen können frühzeitig angekündigt werden.
- Das Team arbeitet mit einem klaren und wiederholbaren Mahnprozess.
Tipps & Tricks
- Nutze eine frühe erste Erinnerung und eine deutlich spätere zweite Mahnung, damit der Ablauf verständlich bleibt.
- Halte die Werte in allen Kundengruppen gleich, damit dein Team nicht mit unterschiedlichen Fristen arbeiten muss.
- Teste neue Einstellungen zuerst mit kurzen Abständen, bevor du sie im Alltag verwendest.
- Prüfe nach jeder Änderung, ob der Server-Cron-Job wirklich läuft.
- Kontrolliere bei wiederkehrenden Rechnungen, ob die zusätzliche Erinnerung fachlich sinnvoll ist.
Praktische Beispiele
Du sendest die erste Erinnerung 7 Tage vor dem Fälligkeitsdatum und die zweite Erinnerung 2 Tage davor.
Eine Rechnung ist überfällig. QWORKER schickt die erste Mahnung 3 Tage nach Fälligkeit und die zweite Mahnung 10 Tage später.
Vor der nächsten automatischen Rechnungserstellung bekommst du 2 Tage vorher einen Hinweis und kannst den Ablauf prüfen.
Häufige Fragen
F: Muss ich alle vier Reminder-Felder füllen?
A: Nein. Leere Felder deaktivieren die jeweilige Stufe.
F: Werden die Erinnerungen sofort nach dem Speichern verschickt?
A: Nein. Dafür muss der Cron-Job laufen.
F: Welche Rechnungen bekommen eine Zahlungserinnerung?
A: Rechnungen, die noch nicht vollständig bezahlt sind und deren Fälligkeitsdatum passt.
F: Wofür ist die Erinnerung zu wiederkehrenden Rechnungen da?
A: Sie weist auf die nächste automatische Erstellung hin, nicht auf eine offene Zahlung.
Häufige Probleme & Lösungen
Problem: Es wird keine Erinnerung verschickt.
Lösung: Prüfe zuerst die Reminder-Einstellungen und dann, ob der Cron-Job auf dem Server aktiv ist.
Problem: Die Mahnung kommt zu früh oder zu spät.
Lösung: Passe den Tagesabstand im passenden Dropdown an.
Problem: Die Erinnerung kommt mehrfach an einem Tag.
Lösung: Prüfe den Cron-Job-Takt und ob er versehentlich mehrfach gestartet wird.
Problem: Für wiederkehrende Rechnungen kommt kein Hinweis.
Lösung: Aktiviere das zusätzliche Feld für die Erinnerung vor der Erstellung und prüfe, ob die Rechnung wirklich wiederkehrend ist.
Problem: Überfällige Rechnungen werden nicht gemahnt.
Lösung: Kontrolliere, ob die Rechnung noch offen ist und ob das Fälligkeitsdatum bereits überschritten wurde.
Fazit
Mit den Zahlungserinnerungen und Mahnungen steuerst du in QWORKER einen klaren, wiederholbaren Nachfassprozess. Wenn die Fristen sauber gesetzt sind und der Cron-Job läuft, werden offene Rechnungen automatisch und zuverlässig weiterverfolgt.
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