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Wiederkehrende Rechnungen
Rechnungen automatisch neu erstellen
Wiederkehrende Rechnungen
Mit Wiederkehrend legst du fest, dass QWORKER eine Rechnung in festen Abständen erneut erstellt. Der Ablauf läuft automatisch, sobald der Cron-Job aktiv ist.
- Schalter aktivieren und Felder ausfüllen
- Intervall, Zyklen und Nächste Wiederholung festlegen
- Danach erstellt QWORKER die Folgerechnungen automatisch
- ohne Cron-Job keine automatische Erstellung
- auch die Erinnerungsfunktion braucht den Cron-Job
- die Rechnung bleibt trotzdem als wiederkehrend gespeichert
- die Liste zeigt die nächste Wiederholung
- du siehst Zyklen und Gesamtbetrag auf einen Blick
- abgeschlossene Serien stoppen automatisch
[Platzhalter für Screenshot: Rechnungsmaske mit aktivierter Option Wiederkehrend und sichtbaren Feldern für Wiederholen alle, Intervall, Zyklen und Nächste Wiederholung]
Kurz gesagt
Öffne die Rechnung, aktiviere Wiederkehrend, lege Wiederholen alle und Intervall fest und speichere den Beleg. QWORKER erstellt daraus wiederkehrende Rechnungen in dem Rhythmus, den du vorgibst.
In der Liste Wiederkehrende Rechnungen kontrollierst du anschließend die Nächste Wiederholung, die Anzahl der Zyklen, den Status und den Wert Gesamtbetrag fakturiert.
So ist es aufgebaut
Die wiederkehrende Rechnung wird in der Bearbeitung der Rechnung aktiviert.
Du bestimmst, wie oft QWORKER die Rechnung neu erstellt.
Das nächste Datum muss in der Zukunft liegen.
In der Liste siehst du alle laufenden und abgeschlossenen Serien.
Ausführliche Beschreibung
- Öffne die Rechnung, die regelmäßig wiederholt werden soll, und wechsle in die Bearbeitung.
- Aktiviere Wiederkehrend. QWORKER blendet danach die weiteren Felder ein.
- Trage bei Wiederholen alle die gewünschte Zahl ein, zum Beispiel 1 oder 3.
- Wähle das Intervall. Zur Auswahl stehen Tag(e), Woche(n), Monat(e) und Jahr(e).
- Trage bei Zyklen optional die Anzahl der Wiederholungen ein. Wenn du das Feld leer lässt, läuft die Serie unbegrenzt weiter.
- Prüfe Nächste Wiederholung. Das Datum muss in der Zukunft liegen. Wenn QWORKER eine Fehlermeldung zeigt, wähle ein späteres Datum.
- Speichere die Rechnung.
- Öffne danach Rechnungen > Wiederkehrende Rechnungen, um die laufende Serie zu kontrollieren. Dort siehst du Rechnungs-ID, Kunde, Projekt, Nächste Wiederholung, Wiederholen alle, Zyklen, Status und Gesamtbetrag fakturiert.
- Wenn du eine Vorwarnung brauchst, öffne Einstellungen > Rechnungen > Erinnerungen und nutze Erinnerung vor Erstellung einer wiederkehrenden Rechnung senden.
Die automatische Erstellung und die Erinnerung vor der Erstellung funktionieren nur, wenn der Cron-Job läuft. Ohne Cron-Job bleibt die wiederkehrende Rechnung zwar gespeichert, wird aber nicht automatisch weitergeführt.
Felder im Detail
Pflicht: Nein.
Aktiviert den Wiederholungsmodus. Sobald du das Kästchen einschaltest, zeigt QWORKER die restlichen Felder an. Beispiel: Monatsrechnung für Wartung.
Pflicht: Ja, sobald Wiederkehrend aktiv ist.
Bestimmt die Anzahl der Einheiten zwischen den Rechnungen. Beispiel: 1 Monat oder 2 Wochen.
Pflicht: Ja, sobald Wiederkehrend aktiv ist.
Legt die Einheit fest. Zur Auswahl stehen Tag(e), Woche(n), Monat(e) und Jahr(e).
Pflicht: Nein.
Begrenzt die Anzahl der Wiederholungen. Lässt du das Feld leer, läuft die Serie unendlich weiter. Beispiel: 12 für ein Jahr bei monatlicher Rechnung.
Pflicht: Ja, wenn QWORKER ein Datum prüfen muss.
Das Datum für die nächste Rechnung. Es wird nur eingeblendet, wenn QWORKER es prüfen oder korrigieren muss. Es muss in der Zukunft liegen.
Pflicht: Nein.
Einstellung in Einstellungen > Rechnungen > Erinnerungen. Beispiel: 2 Tage vor dem Erstellen der nächsten Rechnung.
Für Monatsabos ist Wiederholen alle: 1 und Intervall: Monat(e) die einfachste Lösung. Wenn der Vertrag offen enden soll, lass Zyklen leer.
Was sich im Alltag ändert
- Du musst gleiche Rechnungen nicht jeden Monat neu anlegen.
- Die nächste Rechnung wird automatisch aus der Vorlage erzeugt.
- In der Liste siehst du sofort, wann der nächste Lauf ansteht.
- Mit Zyklen steuerst du, wann eine Serie endet.
- Vorwarnungen helfen dir, rechtzeitig zu prüfen, ob alle Daten noch stimmen.
Tipps & Tricks
- Starte mit einem einfachen Intervall, zum Beispiel monatlich oder jährlich.
- Prüfe das nächste Datum direkt nach dem Speichern.
- Nutze die Liste Wiederkehrende Rechnungen, um laufende Serien zu kontrollieren.
- Setze Zyklen nur dann, wenn die Anzahl wirklich feststeht.
- Teste neue Einstellungen zuerst mit einer einzelnen Rechnung, bevor du sie auf viele Belege überträgst.
Praktische Beispiele
Eine Servicepauschale soll jeden Monat neu entstehen. Du stellst Wiederholen alle: 1 und Monat(e) ein.
Eine Lizenz wird einmal im Jahr berechnet. Du wählst Jahr(e) und begrenzt die Serie auf 5 Zyklen.
Ein Projekt läuft nur sechs Monate. Du setzt Zyklen auf 6 und lässt die Serie danach automatisch enden.
Häufige Fragen
F: Muss der Cron-Job wirklich aktiv sein?
A: Ja. Ohne Cron-Job wird die nächste Rechnung nicht automatisch erstellt.
F: Kann ich eine Serie unbegrenzt laufen lassen?
A: Ja. Lass das Feld Zyklen einfach leer.
F: Wo sehe ich die nächste Ausführung?
A: In der Liste Wiederkehrende Rechnungen und in der Detailansicht der Rechnung.
F: Kann ich eine wiederkehrende Rechnung später ändern?
A: Ja. Öffne die Rechnung erneut und passe die Wiederholungsfelder an.
Häufige Probleme & Lösungen
Problem: Das Feld Wiederkehrend ist nicht sichtbar.
Lösung: Öffne die Rechnung in der Bearbeitung. In der Listenansicht allein sind die Wiederholungsfelder nicht zu sehen.
Problem: QWORKER meldet ein falsches Datum.
Lösung: Prüfe Nächste Wiederholung und wähle ein Datum in der Zukunft.
Problem: Es wird keine neue Rechnung erzeugt.
Lösung: Kontrolliere den Cron-Job und prüfe, ob die Serie noch aktiv ist.
Problem: Die Serie stoppt zu früh.
Lösung: Prüfe das Feld Zyklen. Ist die Anzahl erreicht, endet die Wiederholung automatisch.
Fazit
Mit wiederkehrenden Rechnungen sparst du Zeit bei festen Abrechnungen und hältst den Ablauf sauber nachvollziehbar. QWORKER erzeugt die Folgerechnungen automatisch, solange der Cron-Job läuft und die Wiederholungsdaten korrekt gepflegt sind.
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