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Rechnungspositionen hinzufügen
Positionen bestimmen den Betrag
Rechnungspositionen hinzufügen
Die Positionen machen aus einer leeren Rechnung einen echten Beleg. Du ergänzt Artikel, Menge, Preis und Steuern direkt in der Tabelle. QWORKER berechnet dabei die Zeilensumme und die Gesamtsumme automatisch.
- wie du eine neue Positionszeile anlegst
- wie du Artikelvorschläge und freie Eingaben nutzt
- wie Preis-Modus, Steuer und Rabatt zusammenarbeiten
- wie du die Zeile wieder entfernst oder die Reihenfolge änderst
- für saubere Rechnungen mit klaren Zeilen
- für wiederverwendbare Artikel und einheitliche Preise
- für automatische Summen, Steuern und Rabatte
[Platzhalter für Screenshot: Rechnungsmaske mit Positionszeilen, Preis-Modus, Steuer-Spalten und Gesamtsumme]
Kurz gesagt
Über Position hinzufügen fügst du der Rechnung neue Zeilen hinzu. Jede Zeile besteht aus Artikel, Menge, Preis und optionalen Zusatzfeldern wie Einheit, Steuer, Steuer 2 und Rabatt. Die Rechnungssumme wird dabei direkt aktualisiert.
Wenn du einen vorhandenen Artikel auswählst, füllt QWORKER oft schon Beschreibung, Einheit, Steuer und Preis mit Daten aus der Artikelverwaltung. Wenn du lieber frei arbeitest, kannst du den Namen auch direkt eintippen.
Wichtig: Der Rabatt in diesem Bereich gilt je Position. Der Gesamtrabatt der Rechnung ist ein separates Feld in der Rechnungsmaske.
So ist es aufgebaut
Du nimmst einen vorhandenen Artikel oder gibst einen neuen Namen ein.
Menge, Preis und optionale Steuerfelder bilden die Zeile.
Zeilensumme, Zwischensumme, Steuer und Gesamtbetrag werden automatisch neu berechnet.
Mit dem Entfernen-Button löschst du eine Zeile, mit der Sortierung ordnest du sie neu.
Ausführliche Beschreibung
- Öffne eine vorhandene Rechnung oder lege zuerst eine neue Rechnung an. Die Positionszeilen bearbeitest du direkt in der Rechnungsansicht.
- Klicke auf Position hinzufügen. QWORKER legt eine neue Zeile an und zeigt dir die Eingabefelder für den Artikel.
- Im Feld Artikel kannst du einen vorhandenen Vorschlag auswählen oder den Namen direkt eintippen. Der Platzhalter lautet sinngemäß Artikel wählen oder eingeben.
- Wenn du einen bestehenden Artikel auswählst, kann QWORKER Daten wie Beschreibung, Einheit, Steuer und Preis automatisch übernehmen.
- Trage die Menge ein. Das ist ein Pflichtfeld, weil der Gesamtbetrag ohne Menge nicht berechnet werden kann.
- Wähle optional die Einheit, wenn das Feld in deinem System sichtbar ist. Beispiele sind Stunden, Stück oder Paket.
- Gib den Preis ein. Ob du Preis (Netto) oder Preis (Brutto) siehst, hängt vom Preis-Modus der Rechnung ab.
- Setze bei Bedarf Steuer und Steuer 2. Beide Felder erscheinen nur, wenn sie in den Rechnungsfeldern aktiv sind.
- Wenn das Feld Rabatt in % sichtbar ist, kannst du dort einen Positionsrabatt eintragen. Beispiel: 10 für zehn Prozent Nachlass.
- Beschreibe die Position zusätzlich im Feld Beschreibung. So sieht der Kunde später direkt, wofür die Zeile steht.
- Prüfe die Gesamtsumme der Zeile. QWORKER rechnet Menge, Preis, Steuern und Rabatt automatisch zusammen.
- Entferne eine Zeile mit dem Löschen-Button rechts. Wenn deine Rechnung nur noch eine Position hat, bleibt mindestens diese eine Zeile erhalten.
- Wenn die Reihenfolge nicht stimmt, passe sie in der Tabelle an. Der nächste sinnvolle Schritt ist danach immer das Prüfen von Zwischensumme und Gesamtbetrag.
Der Positionsbereich arbeitet je nach Rechnungs-Preis-Modus mit Netto- oder Bruttopreisen. Achte deshalb darauf, dass du die Werte passend zum Banner oben eingibst.
Felder im Detail
Pflicht: Ja.
Der Name der Position. Beispiel: Beratung, Wartung oder Produkt A.
Pflicht: Nein.
Erklärt die Position genauer. Beispiel: Monatliche Systempflege.
Pflicht: Ja.
Die Anzahl der Einheiten. Beispiel: 2 Stunden oder 5 Stück.
Pflicht: Nein.
Die Mengeneinheit. Beispiel: Stunden, Stück oder Paket.
Pflicht: Ja.
Der Preis pro Einheit. Je nach Preis-Modus gibst du ihn als Netto- oder Bruttopreis ein.
Pflicht: Nein.
Wähle den passenden Steuersatz für die Position. Beispiel: 19 %.
Pflicht: Nein.
Zweiter Steuersatz, wenn dein Prozess ihn benötigt. Beispiel: 5 % Zusatzsteuer.
Pflicht: Nein, nur wenn das Feld sichtbar ist.
Positionsrabatt. Beispiel: 10 für 10 Prozent Nachlass auf diese Zeile.
Pflicht: Nein, nur Anzeige.
Wird automatisch berechnet und zeigt dir den Betrag der Position inklusive Steuern an.
Pflicht: Nein.
Entfernt die aktuelle Zeile. Die Rechnung muss aber mindestens eine Position behalten.
Wenn du denselben Artikel öfter benutzt, wähle ihn aus der Vorschlagsliste statt alles neu zu schreiben. So übernimmt QWORKER die gespeicherten Werte und du sparst Zeit.
Was sich im Alltag ändert
- Du füllst Positionen deutlich schneller aus, weil Vorschläge und gespeicherte Artikel Daten übernehmen können.
- Deine Rechnung bleibt sauber, weil Menge, Preis, Steuern und Rabatt pro Zeile klar getrennt sind.
- Zwischensumme, Steuer und Gesamtbetrag aktualisieren sich automatisch nach jeder Änderung.
- Du kannst dieselben Leistungen immer gleich abrechnen und vermeidest Tippfehler.
- Die Positionen passen sich an den Preis-Modus der Rechnung an, also an Netto oder Brutto.
Tipps & Tricks
- Arbeite mit klaren Artikelnamen wie Beratung, Wartung oder Support.
- Prüfe bei jedem neuen Beleg zuerst den Preis-Modus, damit Netto- und Bruttopreise nicht verwechselt werden.
- Nutze Beschreibung für kurze Erklärungen, die der Kunde später sofort versteht.
- Setze Steuer 2 nur dann ein, wenn du sie wirklich brauchst. Sonst bleibt die Rechnung einfacher.
- Lösche Zeilen erst, wenn du sicher bist, dass die Position wirklich nicht mehr gebraucht wird.
Praktische Beispiele
Du legst 2 Stunden Beratung an, wählst die Einheit Stunden und trägst einen passenden Preis ein.
Ein Artikel aus der Vorschlagsliste füllt Beschreibung, Steuer und Preis direkt mit und wird als Stück verkauft.
Für eine Sonderaktion trägst du in einer Position 10 % Rabatt ein, während die übrigen Positionen normal bleiben.
Häufige Fragen
F: Kann ich einen bestehenden Artikel auswählen?
A: Ja. QWORKER schlägt dir passende Artikel vor und kann gespeicherte Werte übernehmen.
F: Warum sehe ich manchmal zusätzliche Spalten für Steuer oder Rabatt?
A: Diese Spalten erscheinen nur, wenn sie in den Rechnungsfeldern aktiviert sind.
F: Muss ich die Beschreibung jedes Mal ausfüllen?
A: Nein. Sie ist optional, aber sehr hilfreich für eine klare Rechnung.
F: Was mache ich, wenn ich nur eine Zeile brauche?
A: Dann lässt du einfach eine Position stehen. Mindestens eine Position muss in der Rechnung vorhanden sein.
Häufige Probleme & Lösungen
Problem: Der Gesamtbetrag stimmt nicht.
Lösung: Prüfe zuerst Menge, Preis, Steuer und Rabatt. Häufig liegt der Fehler im falschen Preis-Modus.
Problem: Eine Spalte fehlt.
Lösung: Prüfe die Rechnungsfelder. Einheiten, Steuer 2 oder Rabatt werden nur angezeigt, wenn sie aktiviert sind.
Problem: Die Zeile lässt sich nicht löschen.
Lösung: Die Rechnung braucht mindestens eine Position. Füge bei Bedarf zuerst eine weitere Zeile hinzu.
Problem: Der Artikel wird nicht richtig übernommen.
Lösung: Wähle den vorhandenen Vorschlag komplett aus, damit QWORKER die gespeicherten Werte sauber laden kann.
Fazit
Saubere Positionen sind die Basis jeder guten Rechnung. Wenn du Artikel, Menge, Preis und Steuern konsequent pflegst, bleibt die Rechnung leicht lesbar und QWORKER rechnet alle Werte automatisch korrekt zusammen.
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