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Neue Rechnung erstellen
Rechnungen sauber anlegen
Neue Rechnung erstellen
Im Rechnungsbereich legst du eine neue Rechnung in einer vollständigen Arbeitsmaske an. Du erfasst Kunde, Datum, Fälligkeit und weitere Angaben. Die eigentliche Rechnung entsteht beim Speichern sofort als reguläres Dokument mit eigener Nummer.
- eine Rechnung für einen Kunden anlegen
- Stammdaten, Positionen und Summen direkt erfassen
- danach als PDF speichern oder per E-Mail senden
- mehrere Rechnungen mit derselben Vorlage
- Kunden in drei Schritten auswählen, Vorlage prüfen, erstellen
- auf Wunsch die Rechnungen direkt per Mail versenden
[Platzhalter für Screenshot: vollständige Rechnungsmaske mit Rechnungsnummer, Kunde, Datum, Positionen und Summen]
Kurz gesagt
Mit Rechnung erstellen öffnest du die vollständige Rechnungsmaske. Dort legst du die Rechnung an, prüfst die Angaben und speicherst sie. Die Rechnungsnummer wird dabei automatisch erzeugt, wenn sie nicht manuell freigegeben ist.
Ob du mit Netto oder Brutto arbeitest, siehst du direkt oben im Formular im Rechnungs-Preis-Modus. Das ist wichtig, weil die Positionen später genau in diesem Modus erfasst werden.
Wenn du mehrere Kunden mit derselben Vorlage abrechnen willst, nimm statt der Einzelerfassung einfach Batch-Rechnungen. Dort führst du die Schritte für viele Rechnungen gesammelt aus.
So ist es aufgebaut
Kunde, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum und die sichtbaren Zusatzfelder bilden die Basis.
Der Banner zeigt dir, ob Preise netto oder brutto eingegeben werden.
Die Tabelle nimmt Artikel, Menge, Preis, Steuern und Rabatt auf. Die Details dazu kommen im nächsten Artikel.
Mit einem Klick entsteht die Rechnung, und du kannst sie direkt weiterbearbeiten.
Ausführliche Beschreibung
- Öffne den Bereich Rechnungen und klicke auf Rechnung erstellen.
- Die vollständige Eingabemaske öffnet sich mit dem Titel Neue Rechnung. Das ist die normale Arbeitsansicht für eine einzelne Rechnung.
- Prüfe zuerst den Rechnungs-Preis-Modus oben im Formular. Er zeigt dir, ob du Preise als Netto oder Brutto eingeben sollst.
- Trage den Kunde ein. Das Feld ist Pflicht, weil jede Rechnung einen Empfänger braucht.
- Gib das Rechnungsdatum und das Fälligkeitsdatum ein. Wenn in den Einstellungen ein Standardwert hinterlegt ist, wird das Fälligkeitsdatum oft schon vorgeschlagen.
- Wähle optional die Firma, wenn mehrere Firmen aktiv sind. Ebenso kannst du eine PDF-Vorlage und ein Projekt auswählen, falls diese Felder bei dir sichtbar sind.
- Ergänze bei Bedarf Transaktions-ID und Transaktionsdatum. Diese Felder erscheinen nur, wenn sie in den Rechnungsfeldern aktiviert sind.
- Wenn du eine regelmäßige Rechnung brauchst, aktiviere Wiederkehrende Rechnung. Danach werden Wiederholen alle, Intervall und Anzahl Zyklen sichtbar. Bei 0 läuft die Wiederholung unbegrenzt weiter.
- Füge nun die Positionen über Position hinzufügen ein. Wähle einen vorhandenen Posten oder lege einen neuen an. Die genaue Arbeit mit den Zeilen beschreiben wir im nächsten Artikel.
- Wenn du einen Gesamtrabatt brauchst, trägst du ihn in der Summenbox ein. Wähle dort den Rabatt-Typ und gib entweder einen Prozentwert oder einen festen Betrag ein.
- Ergänze danach optional Kunden-Notiz, Admin-Notiz (intern) und AGB / Zahlungsbedingungen. Wenn du benutzerdefinierte Felder angelegt hast, erscheinen sie ebenfalls in der Maske.
- Prüfe die Zwischensumme und den Gesamtbetrag rechts unten. Sie aktualisieren sich automatisch, sobald du Positionen, Steuern oder Rabatt änderst.
- Klicke auf Speichern, wenn die Rechnung fertig ist. Wenn du sie sofort verschicken willst, nutze Speichern & senden.
Die Rechnung entsteht beim Speichern direkt als reguläres Dokument. Es gibt hier keinen Zwischenentwurf, den du erst später umwandeln musst.
Wenn du mehrere Rechnungen mit derselben Vorlage brauchst, gehst du auf Batch-Rechnungen.
- Kunden wählen
- Rechnungsvorlage prüfen
- Erstellen und optional per E-Mail versenden
Felder im Detail
Pflicht: Ja, wird beim Speichern automatisch erzeugt.
Beispiel: INV-2026-0042. Wenn die Nummern-Bearbeitung aktiviert ist, kannst du sie vor dem Speichern anpassen.
Pflicht: Ja.
Der Rechnungsempfänger. Beispiel: Mustermann GmbH.
Pflicht: Ja.
Das Ausstellungsdatum der Rechnung. Beispiel: 30.04.2026.
Pflicht: Ja.
Bis zu diesem Tag soll die Rechnung bezahlt sein. Beispiel: 14 Tage nach Rechnungsdatum.
Pflicht: Nein, nur bei mehreren Firmen sichtbar.
Wähle hier den Absender aus. Beispiel: Hauptfirma.
Pflicht: Nein, nur wenn das Feld aktiviert ist.
Damit legst du fest, welches Layout für die Rechnung verwendet wird. Beispiel: Classic.
Pflicht: Nein.
Ordnet die Rechnung einem Projekt zu. Beispiel: Website-Relaunch.
Pflicht: Nein.
Aktiviere dieses Häkchen nur, wenn die Rechnung regelmäßig neu entstehen soll.
Pflicht: Nein, nur wenn das Feld sichtbar ist.
Hier legst du einen Gesamtrabatt für die ganze Rechnung fest. Beispiel: 10 % oder 25,00 als fester Betrag.
Pflicht: Ja, wenn Wiederkehrend aktiv ist.
Beispiel: 1 Monat oder 2 Wochen.
Pflicht: Ja, wenn Wiederkehrend aktiv ist.
Wähle Tag(e), Woche(n), Monat(e) oder Jahr(e).
Pflicht: Ja, wenn Wiederkehrend aktiv ist. 0 bedeutet unbegrenzt.
Beispiel: 12 für ein Jahr mit monatlicher Wiederholung.
Pflicht: Nein.
Text für den Kunden, wenn dieses Feld sichtbar ist. Beispiel: Bitte auf die Rechnungsnummer verweisen.
Pflicht: Nein.
Nur für dein Team sichtbar. Beispiel: Rechnung nach Freigabe versenden.
Pflicht: Nein.
Der Standardtext für Zahlungs- oder Vertragsbedingungen. Beispiel: zahlbar innerhalb von 14 Tagen.
Pflicht: Nur wenn du solche Felder angelegt hast.
Zusatzangaben für deinen Ablauf. Beispiel: Kostenstelle oder Vertragsnummer.
Was sich im Alltag ändert
- Du legst Rechnungen direkt als echte Dokumente an, ohne Umweg über einen Zwischenstatus.
- Die Rechnungsnummer und die Summen werden sauber und nachvollziehbar geführt.
- Preis-Modus, Datum und Fälligkeit sind sofort sichtbar und klar zu prüfen.
- Mit Speichern & senden kannst du die Rechnung direkt aus dem Formular verschicken.
- Wenn du viele Kunden hast, sparst du mit Batch-Rechnungen sehr viel Zeit.
Prüfe vor dem Speichern immer zuerst den Rechnungs-Preis-Modus. Wenn er nicht zu deinem Angebot passt, stimmen die Positionspreise später nicht mehr.
Tipps & Tricks
- Nutze ein festes Muster für AGB / Zahlungsbedingungen und Kunden-Notiz, wenn diese Texte oft gleich bleiben.
- Wenn du regelmäßig dieselben Rechnungen schreibst, arbeite mit Batch-Rechnungen statt mit vielen einzelnen Formularen.
- Hinterlege ein sinnvolles Fälligkeitsdatum, damit der Kunde von Anfang an das richtige Zahlungsziel sieht.
- Gib Transaktions-ID und Transaktionsdatum nur ein, wenn du sie wirklich für den Vorgang brauchst.
- Wähle eine PDF-Vorlage nur dann bewusst aus, wenn dein Team mit mehreren Layouts arbeitet.
Praktische Beispiele
Du legst eine Rechnung für einen Kunden an, setzt 14 Tage Zahlungsziel und speicherst sie direkt als fertige Rechnung.
Eine Hosting-Rechnung wird als wiederkehrende Rechnung eingerichtet, damit sie monatlich neu entsteht.
Du wählst mehrere Kunden aus, nimmst dieselbe Vorlage und lässt die Rechnungen gesammelt erstellen.
Häufige Fragen
F: Muss ich die Rechnungsnummer selbst vergeben?
A: Nein. Sie wird beim Speichern automatisch erzeugt, wenn die Bearbeitung nicht ausdrücklich freigegeben ist.
F: Wo stelle ich ein, ob ich Netto oder Brutto eingebe?
A: Das siehst du im Rechnungs-Preis-Modus oben im Formular. Er wird in den Einstellungen festgelegt.
F: Kann ich die Rechnung direkt per E-Mail verschicken?
A: Ja. Nutze dazu Speichern & senden.
F: Gibt es eine einfache Möglichkeit für viele Rechnungen auf einmal?
A: Ja. Dafür gibt es Batch-Rechnungen mit Kundenwahl, Vorlage und Erstellung in drei Schritten.
Häufige Probleme & Lösungen
Problem: Die Rechnung lässt sich nicht speichern.
Lösung: Prüfe zuerst, ob Kunde, Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum ausgefüllt sind.
Problem: Der Preis passt nicht zur Berechnung.
Lösung: Kontrolliere den Rechnungs-Preis-Modus und stelle sicher, dass du die Positionen im richtigen Modus eingibst.
Problem: Die Wiederholungsfelder sind nicht sichtbar.
Lösung: Aktiviere zuerst Wiederkehrende Rechnung.
Problem: Ein Zusatzfeld fehlt.
Lösung: Das Feld wird nur angezeigt, wenn es in den Rechnungsfeldern aktiviert wurde.
Fazit
Mit der aktuellen Rechnungsmaske erstellst du Rechnungen direkt und ohne Umweg. Wenn du Kunde, Datum, Fälligkeit und Preis-Modus zuerst sauber prüfst, ist der Rest der Erfassung schnell erledigt.
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