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Angebot in Rechnung umwandeln
Vom Angebot zur Rechnung
Angebot in Rechnung umwandeln
Wenn ein Angebot akzeptiert wurde, kannst du daraus direkt eine Rechnung erstellen. QWORKER übernimmt dabei die wichtigsten Daten und spart dir das erneute Erfassen von Positionen, Steuern und Rabatt.
- wo du die Schaltfläche Rechnung erstellen findest
- welche Daten aus dem Angebot übernommen werden
- welche Felder du vor dem Speichern prüfen solltest
- wie du aus dem Angebot direkt zur fertigen Rechnung kommst
- für schnellere Rechnungsstellung nach der Annahme
- für weniger Tippfehler beim Übernehmen von Daten
- für einen sauberen Übergang vom Angebot zur Rechnung
[Platzhalter für Screenshot: Rechnungsmaske mit übernommenem Angebot, Datum, Fälligkeit und Positionen]
Kurz gesagt
Die Schaltfläche Rechnung erstellen erscheint in den Angebotsinformationen, sobald das Angebot akzeptiert wurde und du die nötigen Rechte für Rechnungen hast. QWORKER öffnet dann die Rechnungsmaske mit übernommenen Daten aus dem Angebot.
Die Rechnungspositionen werden automatisch mitgenommen. Du prüfst nur noch die Rechnungsdaten, passt bei Bedarf das Fälligkeitsdatum an und speicherst die neue Rechnung.
So ist es aufgebaut
Nur akzeptierte Angebote zeigen die direkte Rechnungserstellung an.
Kunde, Steuern, Rabatt und Notiz kommen schon mit.
Alle Angebotspositionen werden in die Rechnung kopiert.
Danach öffnest du die fertige Rechnung zum Weiterarbeiten.
Ausführliche Beschreibung
- Öffne das gewünschte Angebot und prüfe zuerst den Status. Die direkte Umwandlung ist für die normale Arbeit vor allem nach Akzeptiert gedacht.
- Klicke rechts in Angebotsinformationen auf Rechnung erstellen.
- QWORKER öffnet die Rechnungsmaske. Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum starten zunächst mit dem aktuellen Datum, damit du sofort loslegen kannst.
- Der Kunde wird aus dem Angebot übernommen. Das Feld ist deshalb oft schon gefüllt oder verborgen. Das Projekt kannst du bei Bedarf auswählen, wenn du die Rechnung einem Projekt zuordnen willst.
- Prüfe Steuer, Zweite Steuer, TDS (Steuerabzug an der Quelle), Notiz, Labels und gegebenenfalls die Firma. Der Rabatt aus dem Angebot wird ebenfalls übernommen.
- Kontrolliere den Bereich Alle Positionen dieses Angebots einbeziehen. Das Häkchen ist bereits aktiv, damit die Angebotspositionen direkt in die Rechnung kopiert werden.
- Wenn du das Fälligkeitsdatum anders brauchst, passe es vor dem Speichern an. Das ist besonders wichtig, wenn du ein längeres Zahlungsziel vergibst.
- Klicke auf Speichern. QWORKER legt die neue Rechnung an und öffnet sie danach in der Rechnungsansicht.
- Von dort aus kannst du die Rechnung als PDF prüfen, drucken oder an den Kunden senden.
Die Rechnung ist danach ein eigenes Dokument. Änderungen am Angebot wirken sich nicht mehr automatisch auf die Rechnung aus. Wenn du später etwas ändern willst, bearbeite die Rechnung direkt.
Felder im Detail
Pflicht: Ja.
Das Datum der Rechnung. Beispiel: 30.04.2026.
Pflicht: Ja.
Bis zu diesem Tag soll die Rechnung bezahlt sein. Beispiel: 14 Tage nach Rechnungsdatum.
Pflicht: Ja, aber meist automatisch übernommen.
Der Kunde kommt aus dem Angebot. Nur wenn kein Kunde vorgegeben ist, wählst du ihn manuell aus.
Pflicht: Nein.
Hier ordnest du die Rechnung einem Projekt zu, wenn das für deine Auswertung wichtig ist.
Pflicht: Nein.
Diese Felder übernehmen die Steuerlogik aus dem Angebot oder können vor dem Speichern angepasst werden.
Pflicht: Nein.
Nur nutzen, wenn dein Rechnungsprozess einen Steuerabzug an der Quelle braucht.
Pflicht: Nein.
Mit Labels findest du die Rechnung später leichter wieder. Beispiel: Projekt 2026.
Pflicht: Nein.
Hier kannst du einen kurzen internen Hinweis oder einen Text für den Kunden ergänzen.
Pflicht: Automatisch aktiv.
QWORKER kopiert die Angebotspositionen in die Rechnung, damit du nichts doppelt eingeben musst.
Pflicht: Nein, automatisch übernommen.
Der Rabatt aus dem Angebot wird mitgenommen, damit der Rechnungsbetrag zur Freigabe passt.
Was sich im Alltag ändert
- Du erstellst Rechnungen deutlich schneller, weil die Daten schon vorgefüllt sind.
- Positionen und Rabatt müssen nicht noch einmal manuell übertragen werden.
- Der Schritt vom akzeptierten Angebot zur Rechnung bleibt sauber nachvollziehbar.
- Du reduzierst Übertragungsfehler bei Preisen, Steuern und Texten.
- Die Rechnung bleibt ein eigenes Dokument und kann später unabhängig bearbeitet werden.
Prüfe vor dem Speichern vor allem das Fälligkeitsdatum. Beim direkten Umwandeln ist es oft noch auf dem aktuellen Datum und muss für dein Zahlungsziel angepasst werden.
Tipps & Tricks
- Arbeite die Rechnung direkt nach der Angebotsannahme aus, solange alle Details noch frisch sind.
- Nutze Labels, damit du die spätere Rechnung in der Liste schneller findest.
- Wenn du mit einem Projekt arbeitest, ordne die Rechnung gleich dem passenden Projekt zu.
- Kontrolliere Steuer und Rabatt vor dem Speichern, damit keine Korrektur nötig wird.
- Ändere nach dem Speichern nur noch in der Rechnung selbst, nicht mehr im Angebot.
Praktische Beispiele
Ein akzeptiertes Wartungsangebot wird sofort zur Rechnung, damit die Abrechnung ohne Verzögerung startet.
Die Rechnung wird nach dem Angebot direkt einem Projekt zugewiesen, damit das Controlling sauber bleibt.
Wenn dein Auftrag TDS braucht, passt du das Feld TDS (Steuerabzug an der Quelle) vor dem Speichern an.
Häufige Fragen
F: Ändert sich das Angebot, wenn ich daraus eine Rechnung erstelle?
A: Nein. Die Rechnung wird als eigenes Dokument angelegt.
F: Werden die Positionen übernommen?
A: Ja. Alle Positionen dieses Angebots einbeziehen ist automatisch aktiv.
F: Muss ich den Kunden neu auswählen?
A: Normalerweise nicht. QWORKER übernimmt den Kunden aus dem Angebot.
F: Kann ich den Rechnungsbetrag vor dem Speichern noch ändern?
A: Ja. Du kannst Felder und Positionen in der Rechnungsmaske anpassen, bevor du speicherst.
Häufige Probleme & Lösungen
Problem: Die Schaltfläche Rechnung erstellen fehlt.
Lösung: Prüfe, ob das Angebot akzeptiert wurde und ob du die nötigen Rechte für Rechnungen hast.
Problem: Das Fälligkeitsdatum passt nicht.
Lösung: Ändere es vor dem Speichern direkt in der Rechnungsmaske.
Problem: Die Rechnung enthält nicht die gewünschten Positionen.
Lösung: Stelle sicher, dass du die Rechnung direkt aus dem Angebot geöffnet hast. Dann übernimmt QWORKER die Positionen automatisch.
Problem: TDS oder Steuerfelder sind leer.
Lösung: Prüfe die Felder manuell, wenn dein Land oder dein Prozess einen besonderen Steuerabzug braucht.
Fazit
Mit der direkten Umwandlung sparst du dir das doppelte Erfassen von Daten und bringst ein akzeptiertes Angebot schnell in die Rechnungsbearbeitung. So bleibt der Weg von der Freigabe bis zur Abrechnung kurz und sauber.
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