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Angebot an Kunde versenden
Das Angebot sauber per E-Mail verschicken
Angebot an Kunde versenden
Aus der Angebotsansicht öffnest du den Versanddialog und sendest das Angebot direkt an den Kunden oder an den Lead. Der PDF-Anhang wird automatisch erzeugt und in der Sprache des Empfängers vorbereitet.
- wie du den Versanddialog öffnest
- welche Felder du ausfüllst und welche vorgefüllt sind
- wie der PDF-Anhang automatisch mitläuft
- was nach dem erfolgreichen Versand im Angebot passiert
- für den schnellen Versand direkt aus QWORKER
- für saubere Empfängerlisten mit CC und BCC
- für eine eindeutige Nachverfolgung im Angebot
[Platzhalter für Screenshot: Versanddialog mit An, CC, BCC, Betreff, Nachricht und angehängtem PDF]
Kurz gesagt
Im Angebotskopf klickst du auf An Kunden senden oder, wenn das Angebot zu einem Lead gehört, auf An Lead senden. Danach öffnet sich der Versanddialog mit Empfänger, Betreff, Nachricht und dem automatisch angehängten PDF.
QWORKER erzeugt den Anhang mit dem Namen Angebot-ID.pdf und aktualisiert nach dem Versand den Status auf Gesendet.
So ist es aufgebaut
Du wählst den Kontakt aus, an den das Angebot gehen soll.
Betreff und Text werden vorgefüllt und können noch geändert werden.
Der Anhang wird direkt aus dem Angebot erzeugt und dem Versand zugeordnet.
Nach dem Senden dokumentiert QWORKER den Versand im Angebot.
Ausführliche Beschreibung
- Öffne das gewünschte Angebot in der Detailansicht.
- Klicke oben auf An Kunden senden. Gehört das Angebot zu einem Lead, heißt die Schaltfläche An Lead senden.
- Im Feld An wählst du den Empfänger aus. Dieses Feld ist Pflicht.
- Trage bei Bedarf CC und BCC ein. Beide Felder sind optional. Wenn du immer dieselbe BCC-Adresse brauchst, kannst du sie zusätzlich in den Angebots-Einstellungen hinterlegen.
- Prüfe den Betreff und die Nachricht. QWORKER füllt beide Felder automatisch vor, damit du nicht bei jeder E-Mail neu beginnen musst.
- Wenn du einen anderen Kontakt auswählst, lädt QWORKER die Vorlage neu und passt die Nachricht sowie den PDF-Anhang an die Sprache des Empfängers an.
- Kontrolliere den Bereich Angehängt. Dort siehst du den Dateinamen des PDFs, zum Beispiel Angebot-123.pdf.
- Klicke auf Senden. QWORKER verschickt die E-Mail, speichert den Versandstatus und aktualisiert die Anzeige Letzte gesendete E-Mail.
Der PDF-Anhang wird in der Sprache des gewählten Kontakts erzeugt, wenn diese Sprache im Kontakt gepflegt ist. So bekommt der Empfänger das Angebot direkt in der passenden Sprachfassung.
Felder im Detail
Pflicht: Ja.
Hier wählst du den Empfänger aus der Kontaktliste aus. Beispiel: Max Mustermann oder ein Lead-Kontakt.
Pflicht: Nein.
Zusätzliche Empfänger, die die E-Mail sichtbar mitbekommen sollen. Beispiel: projekt@firma.de.
Pflicht: Nein.
Verdeckte Kopie für interne Stellen oder ein Archivpostfach. Beispiel: buchhaltung@firma.de.
Pflicht: Nein, aber vorgefüllt.
Die Betreffzeile der E-Mail. Beispiel: Ihr Angebot von QWORKER.
Pflicht: Nein, aber vorgefüllt.
Der E-Mail-Text im Rich-Text-Editor. Beispiel: Anbei senden wir Ihnen unser Angebot.
Anzeige: Ja.
Hier siehst du den automatisch erzeugten PDF-Anhang mit dem passenden Dateinamen.
Anzeige: Ja, nach dem Versand.
Die Datumsanzeige zeigt dir, wann das Angebot zuletzt verschickt wurde.
Was sich im Alltag ändert
- Du versendest Angebote direkt aus QWORKER, ohne die Datei erst manuell zusammenzustellen.
- CC und BCC machen interne Freigaben oder Archivierung einfacher.
- Durch die automatische Vorlage sparst du Zeit bei jedem Versand.
- Der Status im Angebot zeigt dir später, wann die E-Mail verschickt wurde.
- Mit der Sprachanpassung bekommt der Empfänger den passenden PDF-Anhang und die passende Nachricht.
Wenn du eine feste interne Kopie brauchst, hinterlege die Adresse in den Angebots-Einstellungen bei Beim Senden des Angebots an den Kunden, BCC senden an. Dann musst du sie nicht bei jedem Versand neu eintragen.
Tipps & Tricks
- Prüfe den Empfänger immer doppelt, bevor du auf Senden klickst.
- Öffne den PDF-Anhang kurz über Angehängt, wenn du sicher sein willst, dass die Datei passt.
- Nutze CC und BCC sparsam, damit die E-Mail übersichtlich bleibt.
- Wenn du den Kontakt wechselst, kontrolliere Betreff und Nachricht noch einmal.
- Versende das Angebot erst, wenn die Preise und Steuern im PDF bereits geprüft sind.
Praktische Beispiele
Du sendest das Angebot an den Hauptkontakt des Kunden und lässt Betreff und Nachricht fast unverändert.
Für einen Lead nutzt du An Lead senden und passt den Text an die erste Kontaktaufnahme an.
Du setzt zusätzlich eine BCC-Adresse, damit die Buchhaltung oder das Archiv automatisch eine Kopie bekommt.
Häufige Fragen
F: Kann ich den E-Mail-Text ändern?
A: Ja. Nachricht ist vorgefüllt, kann aber vor dem Versand angepasst werden.
F: Wird der PDF-Anhang automatisch erstellt?
A: Ja. QWORKER erzeugt den Anhang direkt aus dem Angebot.
F: Warum heißt die Schaltfläche manchmal An Lead senden?
A: Das passiert, wenn das Angebot zu einem Lead gehört. Für normale Kunden heißt sie An Kunden senden.
F: Ändert sich der Versandstatus nach dem Senden?
A: Ja. Das Angebot wird als Gesendet markiert und die letzte Versandzeit wird gespeichert.
Häufige Probleme & Lösungen
Problem: Der Versandbutton ist nicht sichtbar.
Lösung: Prüfe, ob das Angebot noch bearbeitbar ist und ob du die nötigen Rechte hast.
Problem: Es gibt keinen passenden Empfänger.
Lösung: Lege zuerst einen Kontakt beim Kunden oder Lead an und öffne den Versanddialog danach erneut.
Problem: Die E-Mail wird nicht gesendet.
Lösung: Kontrolliere die E-Mail-Einstellungen und prüfe, ob die SMTP-Daten korrekt hinterlegt sind.
Problem: Der Anhang wirkt in der falschen Sprache.
Lösung: Wähle den richtigen Kontakt aus oder prüfe die Sprachangabe im Kontaktprofil.
Fazit
Mit dem Versanddialog schickst du Angebote direkt aus QWORKER heraus und behältst den Überblick über Empfänger, Anhang und Versandzeit. So bleibt der Weg vom fertigen Angebot bis zur E-Mail kurz und nachvollziehbar.
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