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Rechnung als PDF erstellen
Die fertige Rechnung als sauberes PDF
Rechnung als PDF erstellen
Nach dem Speichern kannst du jede Rechnung direkt als PDF prüfen oder herunterladen. Das Layout kommt aus den PDF-Vorlagen, damit Kopfbereich, Positionstabelle und Fußzeile immer so aussehen, wie du es brauchst.
- öffnet die Rechnung in einem neuen Tab
- ideal für die letzte Kontrolle
- ohne direkten Download auf das Gerät
- speichert die Datei auf deinem Gerät
- gut für Archiv, Druck und Ablage
- nutzt dieselben gespeicherten Rechnungsdaten
- aktive PDF-Vorlage und Sichtbarkeit einzelner Bereiche
- Logo, Steuern, Fußzeile und Seitenzahl je nach Bedarf
- alles in Einstellungen > Rechnungen > PDF-Vorlagen
[Platzhalter für Screenshot: Rechnungsansicht mit den Schaltflächen PDF anzeigen und PDF herunterladen sowie geöffneten PDF-Vorlagen]
Kurz gesagt
Mit PDF anzeigen öffnest du die gespeicherte Rechnung als Vorschau im Browser. Mit PDF herunterladen speicherst du dieselbe Datei auf deinem Gerät. Beide Wege verwenden immer die bereits gespeicherten Rechnungsdaten.
Wenn das Layout nicht passt, prüfst du die PDF-Vorlage in der Rechnung oder die Einstellungen unter Einstellungen > Rechnungen > PDF-Vorlagen. Dort legst du fest, welche Abschnitte im PDF sichtbar sind.
Wichtig: Änderungen an Positionen, Rabatten oder Zahlungsbedingungen musst du zuerst speichern. Erst danach erzeugt QWORKER das PDF mit den neuen Werten.
So ist es aufgebaut
Nur gespeicherte Rechnungen lassen sich sauber als PDF ausgeben.
Du entscheidest zwischen Browser-Vorschau und Download.
Die Vorlage bestimmt den Stil und die sichtbaren Bereiche.
Kopf, Tabelle und Fußzeile zeigen genau die Inhalte, die du in den Vorlagen freigibst.
Ausführliche Beschreibung
- Öffne eine bereits gespeicherte Rechnung. Bei einer neuen Rechnung musst du zuerst speichern, bevor die PDF-Schaltflächen sichtbar sind.
- Klicke auf PDF anzeigen, wenn du die Rechnung im Browser prüfen willst. Die Vorschau öffnet sich in einem neuen Tab.
- Nutze PDF herunterladen, wenn du die Datei direkt auf deinem Gerät speichern möchtest.
- Wenn du für diese Rechnung ein anderes Layout brauchst, wähle im Feld PDF-Vorlage eine Vorlage aus. Das Feld erscheint nur, wenn es in den Rechnungsfeldern aktiviert wurde.
- Öffne Einstellungen > Rechnungen > PDF-Vorlagen, wenn du den Standardstil oder die sichtbaren Bereiche ändern willst.
- Prüfe den Abschnitt Aktive Vorlage. Dort siehst du, welche Vorlage gerade für PDF-Rechnungen verwendet wird.
- Aktiviere oder deaktiviere die PDF-Bereiche für Kopfbereich & Adressblock, Positionstabelle und Footer & Pflichtangaben.
- Speichere die Einstellungen und erzeuge das PDF danach erneut. So siehst du sofort, ob das Layout jetzt passt.
Wenn du keine Rechnungstexte, Bankdaten oder Pflichtangaben siehst, prüfe zusätzlich die allgemeinen Rechnungseinstellungen. Einige Inhalte kommen aus den Pflichtangaben und nicht nur aus der PDF-Vorlage.
Felder im Detail
Pflicht: Nein.
Öffnet die PDF-Vorschau im Browser. Beispiel: erst prüfen, dann verschicken.
Pflicht: Nein.
Speichert das PDF lokal. Beispiel: für Archiv, Druck oder manuelle Weitergabe.
Pflicht: Nein, nur wenn das Feld in den Rechnungsfeldern aktiv ist.
Wählt das Layout für diese einzelne Rechnung. Beispiel: Deutschland Modern.
Pflicht: Nein, Anzeige in den Einstellungen.
Das ist der Standardstil für alle PDF-Rechnungen, wenn keine andere Vorlage gewählt wird.
Pflicht: Nein, per Checkbox steuerbar.
Enthält Firmenlogo, Absender, Empfänger, Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit und Kunden-Notiz.
Pflicht: Nein, per Checkbox steuerbar.
Zeigt Artikelbild, Einheit, Steuer-Spalten, zweite Steuer und Rabatt-Zeile je nach aktivem Häkchen.
Pflicht: Nein, per Checkbox steuerbar.
Steuert AGB / Zahlungsbedingungen, Bankverbindung, GoBD-Hinweise und Seitenzahl im Footer.
Nutze vor dem Versand immer die Vorschau. So siehst du sofort, ob Logo, Steuern und Zahlungsbedingungen an der richtigen Stelle stehen.
Was sich im Alltag ändert
- Du prüfst die Rechnung vor dem Versand direkt im Browser.
- Du kannst ein PDF mit nur einem Klick archivieren oder weitergeben.
- Die Ausgabe bleibt konsistent, weil das Layout über die PDF-Vorlagen gesteuert wird.
- Logo, Fußzeile und Pflichtangaben musst du nicht jedes Mal neu zusammensuchen.
- Wenn du mehrere Vorlagen nutzt, behältst du trotzdem einen klaren Standard.
Tipps & Tricks
- Prüfe die Vorschau immer vor dem Versand an den Kunden.
- Verwende für wiederkehrende Belege eine feste Vorlage, damit die Optik gleich bleibt.
- Aktiviere nur die PDF-Elemente, die du wirklich brauchst. Das macht das Dokument ruhiger.
- Wenn du viel druckst, teste die Position von Bankverbindung und Seitenzahl im Footer.
- Speichere Rechnungsänderungen zuerst, sonst passt die PDF noch nicht zur letzten Eingabe.
Praktische Beispiele
Du öffnest die Vorschau, prüfst Beträge und druckst die Rechnung erst danach aus.
Du lädst das PDF herunter und legst es digital im Monatsordner ab.
Für einen anderen Geschäftsbereich nutzt du eine Vorlage mit größerem Logo und Seitenzahl im Footer.
Häufige Fragen
F: Kann ich die Rechnung nur ansehen, ohne sie herunterzuladen?
A: Ja. Dafür ist PDF anzeigen da.
F: Sind unspeicherte Änderungen im PDF schon sichtbar?
A: Nein. Erst speichern, dann das PDF erneut öffnen.
F: Kann ich Logo oder Seitenzahl ausblenden?
A: Ja. Das steuerst du in Einstellungen > Rechnungen > PDF-Vorlagen.
F: Warum sehe ich das Feld PDF-Vorlage nicht?
A: Es muss zuerst in den Anzuzeigende Felder freigeschaltet werden.
Häufige Probleme & Lösungen
Problem: Die PDF-Schaltflächen fehlen.
Lösung: Speichere die Rechnung zuerst. Bei neuen Rechnungen erscheinen die Schaltflächen erst nach dem ersten Speichern.
Problem: Das PDF zeigt das falsche Layout.
Lösung: Prüfe die aktive Vorlage und das Feld PDF-Vorlage an der Rechnung.
Problem: Bankdaten oder Pflichtangaben fehlen.
Lösung: Prüfe die Rechnungseinstellungen und den Bereich Pflichtangaben.
Problem: Ein Abschnitt ist leer oder fehlt.
Lösung: Kontrolliere die Häkchen unter PDF-Vorlagen und speichere die Einstellungen neu.
Fazit
Mit den PDF-Vorlagen steuerst du die Ausgabe sauber und ohne manuelle Nacharbeit. Wenn du vor dem Versand kurz die Vorschau prüfst, passt die Rechnung im Alltag deutlich zuverlässiger.
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