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Rechnung an Kunde versenden
Rechnungen direkt aus QWORKER verschicken
Rechnung an Kunde versenden
Du kannst eine Rechnung direkt aus der Bearbeitung per E-Mail senden. QWORKER übernimmt dabei die PDF als Anhang, füllt Betreff und Nachricht aus der Vorlage und speichert den Versand im Beleg.
- neue Rechnung speichern und sofort senden
- bestehende Rechnung aus dem Beleg heraus versenden
- weniger Wechsel zwischen PDF und Mailprogramm
- Kontakt unter An
- zusätzliche Empfänger über CC und BCC
- die Vorlage passt sich an den Kontakt an
- PDF wird automatisch mitgesendet
- XML nur, wenn E-Rechnung aktiv ist
- Versanddatum wird in QWORKER gespeichert
[Platzhalter für Screenshot: Versanddialog mit Empfänger, CC, BCC, Betreff, Nachricht und PDF-Anhang]
Kurz gesagt
Mit Speichern & senden oder Rechnung per E-Mail an Kunden senden verschickst du die Rechnung direkt aus QWORKER. Im Versanddialog wählst du den Empfänger, prüfst Betreff und Nachricht und sendest die Rechnung mit PDF-Anhang ab.
Der Text wird aus der E-Mail-Vorlage übernommen. Wenn du einen anderen Kontakt auswählst, passt QWORKER den Text an dessen Sprache an. So musst du Betreff und Nachricht nicht jedes Mal neu bauen.
Wichtig: Bei einer neuen Rechnung nutzt du zuerst Speichern & senden. Bei einer bestehenden Rechnung erscheint der Versand-Button nur, wenn die Rechnung nicht mehr als Entwurf geführt wird.
So ist es aufgebaut
Nur eine gespeicherte Rechnung kann sauber versendet werden.
Der Kontakt kommt aus dem Kundenstamm und bestimmt die Mailadresse.
Betreff und Nachricht kommen aus der Vorlage und lassen sich anpassen.
QWORKER speichert den Versand und aktualisiert den Rechnungsstatus.
Ausführliche Beschreibung
- Öffne die Rechnung, die du verschicken möchtest. Bei neuen Rechnungen nutze unten Speichern & senden.
- Bei einer bereits gespeicherten Rechnung klicke oben auf Rechnung per E-Mail an Kunden senden, wenn der Button sichtbar ist.
- Der Versanddialog öffnet sich. Wähle im Feld An den passenden Kundenkontakt aus.
- Nutze CC und BCC, wenn weitere Personen eine Kopie bekommen sollen. Zum Beispiel die Buchhaltung oder eine interne Stelle.
- Prüfe Betreff und Nachricht. QWORKER füllt beide Felder aus der Vorlage und kann sie beim Kontaktwechsel neu anpassen.
- Kontrolliere den angehängten PDF-Link unten im Dialog. Dort siehst du den Dateinamen der Rechnung, bevor du sie sendest.
- Wenn E-Rechnung und XML-Versand aktiviert sind, prüfe zusätzlich den XML-Anhang.
- Klicke auf Senden. Danach bestätigt QWORKER den Versand und speichert den Vorgang im Beleg.
Nach dem erfolgreichen Versand setzt QWORKER den Versandstatus und speichert das Datum der letzten E-Mail. Die Rechnung bleibt damit leicht nachvollziehbar.
Felder im Detail
Pflicht: Nur bei neuen Rechnungen sichtbar.
Speichert die Rechnung zuerst und öffnet danach den Versanddialog automatisch.
Pflicht: Ja.
Der Hauptempfänger der Rechnung. Beispiel: der Buchhaltungskontakt des Kunden.
Pflicht: Nein.
Zusätzliche sichtbare Empfänger für eine Kopie. Beispiel: weitere Kontaktperson oder Buchhaltung.
Pflicht: Nein.
Verdeckte Kopie für interne Stellen. Beispiel: eigenes Postfach oder Archivadresse.
Pflicht: Ja.
Die Zeile in der E-Mail, zum Beispiel Rechnung INV-2026-0042.
Pflicht: Ja.
Der eigentliche E-Mail-Text. QWORKER übernimmt ihn aus der Vorlage und passt ihn an den Kontakt an.
Pflicht: Ja, automatisch.
Die Rechnung hängt immer als PDF an. Der Dateiname ist im Dialog sichtbar.
Pflicht: Nein, nur wenn E-Rechnung aktiv ist.
Zusätzliche Datei für elektronische Rechnungen. Beispiel: XML-Datei für den Versand an öffentliche Stellen.
Prüfe den PDF-Inhalt vor dem Versand einmal in der Vorschau. So vermeidest du, dass der Kunde eine unvollständige oder noch nicht gespeicherte Rechnung bekommt.
Was sich im Alltag ändert
- Du verschickst Rechnungen direkt aus QWORKER und brauchst kein separates Mailprogramm.
- Die Vorlage spart Zeit, weil Betreff und Nachricht schon vorbereitet sind.
- PDF und optional XML werden automatisch mitgeschickt.
- Der Versand wird im Rechnungsdatensatz dokumentiert.
- Wenn du mehrere Kontakte hast, kannst du den passenden Empfänger sauber auswählen.
Tipps & Tricks
- Kontrolliere vor dem Versand die Adresse des Empfängers.
- Nutze CC und BCC sparsam, damit die Mail übersichtlich bleibt.
- Prüfe das PDF vorher in der Vorschau, besonders wenn du Layout oder Zahlungsbedingungen geändert hast.
- Wechsle den Kontakt, wenn die Vorlage in einer anderen Sprache versendet werden soll.
- Speichere erst dann, wenn Rechnungsdaten, Betrag und Anhang wirklich stimmen.
Praktische Beispiele
Du speicherst eine neue Rechnung und sendest sie im nächsten Schritt ohne Umweg an den Kundenkontakt.
Der Hauptkontakt bekommt die Rechnung und die Buchhaltung erhält eine sichtbare Kopie über CC.
Wenn XML aktiv ist, sendest du die Rechnung an eine Stelle, die zusätzlich die XML-Datei erwartet.
Häufige Fragen
F: Kann ich den E-Mail-Text anpassen?
A: Ja. Du kannst Betreff und Nachricht im Versanddialog bearbeiten.
F: Wird die PDF immer automatisch angehängt?
A: Ja. Die PDF gehört zum Standardversand dazu.
F: Kann ich mehrere Empfänger hinzufügen?
A: Ja. Verwende dafür CC und BCC.
F: Wird eine XML-Datei immer mitgesendet?
A: Nein. Das ist nur der Fall, wenn E-Rechnung und XML-Versand aktiviert sind.
Häufige Probleme & Lösungen
Problem: Der Versand-Button fehlt.
Lösung: Speichere die Rechnung zuerst oder prüfe, ob sie noch als Entwurf geführt wird.
Problem: Kein Empfänger ist auswählbar.
Lösung: Prüfe, ob beim Kunden Kontakte mit E-Mail-Adresse hinterlegt sind.
Problem: Die E-Mail sieht falsch aus.
Lösung: Wechsle den Kontakt oder prüfe die E-Mail-Vorlage.
Problem: Der PDF-Anhang fehlt oder passt nicht.
Lösung: Erzeuge zuerst die PDF neu und prüfe die gespeicherten Rechnungsdaten.
Fazit
Mit dem Versanddialog verschickst du Rechnungen schnell und nachvollziehbar direkt aus QWORKER. Wenn Empfänger, Text und Anhang vor dem Senden kurz geprüft werden, ist der Versand im Alltag zuverlässig und sauber dokumentiert.
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