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Offene Posten verwalten
Offene Beträge früh erkennen
Offene Posten verwalten
Offene Posten sind in QWORKER keine eigene Belegart. Du erkennst sie an Rechnungen mit offenem Restbetrag, am Status und an den Kundenübersichten. So behältst du ausstehende Zahlungen schnell im Blick.
- Statusfilter für offene und überfällige Belege
- Spalten für Zahlungseingang und Restbetrag
- schnell für den Tagesabgleich nutzbar
- Übersichtskarten mit offenen, teilbezahlten und überfälligen Rechnungen
- ein Klick führt direkt in die gefilterte Kundenliste
- ideal für das Follow-up im Team
- im Kundenprofil über Abrechnung erreichbar
- PDF-Export als Kontoauszug
- zeigt Anfangssaldo, Rechnungen und Zahlungen im Zeitraum
[Platzhalter für Screenshot: Rechnungsübersicht mit Statusfilter, Kundenübersicht mit offenen Rechnungs-Kacheln und Kundenprofil mit dem Tab Abrechnung]
Kurz gesagt
Öffne die Rechnungen und filtere nach Nicht bezahlt, Teilweise bezahlt oder Überfällig. So siehst du sofort, welche Belege noch offen sind und wo du den nächsten Zahlungseingang prüfen musst.
Für den Blick auf Kundenebene nutzt du die Kundenübersicht. Die Karten Kunde hat unbezahlte Rechnungen, Kunde hat teilweise bezahlte Rechnungen und Kunde hat überfällige Rechnungen führen dich direkt in die passende Liste.
So ist es aufgebaut
Die Rechnungsliste zeigt Status, Zahlungseingang und Restbetrag.
Die Übersichtskarten helfen dir, die wichtigsten Kunden sofort zu sehen.
Im Kundenprofil bekommst du Rechnungen, Zahlungen und Abrechnung zusammen.
Sobald die Zahlung gebucht ist, reduziert sich der offene Rest automatisch.
Ausführliche Beschreibung
- Öffne den Bereich Rechnungen.
- Nutze den Status-Filter und wähle Nicht bezahlt, Teilweise bezahlt oder Überfällig.
- Prüfe in der Tabelle die Spalten Zahlung erhalten und Fällig. Die Spalte Fällig zeigt den noch offenen Restbetrag.
- Öffne eine Rechnung, wenn du den genauen Restbetrag sehen willst. In der Detailansicht und im PDF erscheint der offene Betrag noch einmal deutlich als Offener Betrag.
- Wenn eine Zahlung eingegangen ist, buche sie über Zahlung hinzufügen. Danach sinkt der offene Betrag automatisch.
- Wechsle zur Kundenübersicht, wenn du nicht einzelne Rechnungen, sondern Kunden mit offenen Belegen suchst.
- Klicke auf eine der Karten Kunde hat unbezahlte Rechnungen, Kunde hat teilweise bezahlte Rechnungen oder Kunde hat überfällige Rechnungen, um die Kundenliste direkt zu filtern.
- Öffne einen Kunden. In den Tabs Rechnungen, Zahlungen und Abrechnung siehst du den gesamten Verlauf.
- Im Tab Abrechnung legst du den Zeitraum mit Monatlich, Jährlich oder Benutzerdefiniert fest und kannst den Auszug als PDF herunterladen.
- Wenn ein Posten überfällig bleibt, nutze den nächsten Schritt aus dem Mahnprozess, damit die offene Forderung nicht liegen bleibt.
Offene Posten entstehen nicht durch einen extra Belegtyp. Sie ergeben sich aus einer Rechnung, die noch nicht vollständig bezahlt ist. Deshalb ist der Status und der offene Betrag der wichtigste Prüfpunkt.
Bedienblöcke im Detail
Mit Nicht bezahlt, Teilweise bezahlt und Überfällig findest du offene Belege schnell.
Die Spalte Fällig in der Liste und der Offene Betrag im Detail zeigen, was noch fehlt.
Die Karten zeigen, welche Kunden offene, teilbezahlte oder überfällige Rechnungen haben.
Die Tabs Rechnungen, Zahlungen und Abrechnung bündeln die komplette Historie.
Der Zeitraum lässt sich filtern. Der PDF-Export heißt im Ausdruck Kontoauszug.
Wenn du jeden Morgen offene Posten prüfst, starte immer mit dem Statusfilter in der Rechnungsübersicht. Danach gehst du über die Kundenübersicht zu den Kunden, die wirklich Nacharbeit brauchen.
Was sich im Alltag ändert
- Du musst offene Forderungen nicht mehr in mehreren Listen zusammensuchen.
- Teilzahlungen und Vollzahlungen sind sofort klar erkennbar.
- Überfällige Belege fallen in der Liste und in der Kundenübersicht schnell auf.
- Die Abrechnung liefert dir auf Knopfdruck einen verständlichen Zeitraum-Bericht.
- Das Follow-up mit Kunden wird einfacher, weil die betroffenen Konten direkt sichtbar sind.
Tipps & Tricks
- Vergleiche offene Posten immer im gleichen Zeitraum, damit die Zahlen sauber bleiben.
- Prüfe bei jeder offenen Rechnung zuerst das Fälligkeitsdatum und den bereits erhaltenen Betrag.
- Nutze die Kundenkarten auf der Übersicht als schnelle Shortcuts in die gefilterte Liste.
- Hinterlege im Team einen klaren Prozess, ab wann eine Rechnung als überfällig gilt und wann eine Mahnung folgt.
- Verwende die Abrechnung, wenn ein Kunde einen Gesamtüberblick für einen bestimmten Zeitraum braucht.
Praktische Beispiele
Du filterst alle Nicht bezahlt-Rechnungen des Monats und buchst die eingegangenen Zahlungen direkt nach.
Ein Kunde hat mehrere Teilzahlungen geleistet. Im Kundenprofil siehst du den Verlauf in Rechnungen, Zahlungen und Abrechnung.
Ein Kunde fragt nach einem Überblick. Du öffnest Abrechnung und sendest den PDF-Auszug mit dem offenen Restbetrag.
Häufige Fragen
F: Was ist der Unterschied zwischen Nicht bezahlt und Überfällig?
A: Überfällig bedeutet, dass das Fälligkeitsdatum bereits vorbei ist und noch ein Rest offen ist.
F: Ist Offener Posten ein eigener Belegtyp?
A: Nein. Es ist eine Rechnung mit offenem Restbetrag.
F: Wo finde ich einen Gesamtüberblick für einen Kunden?
A: Im Kundenprofil über den Tab Abrechnung.
F: Kann ich aus der Kundenübersicht direkt filtern?
A: Ja. Die Karten führen dich direkt in die passende, gefilterte Kundenliste.
Häufige Probleme & Lösungen
Problem: Ich sehe keine offenen Posten.
Lösung: Prüfe zuerst den Statusfilter. Oft ist nur der falsche Filter gesetzt.
Problem: Der offene Betrag passt nicht zur Erwartung.
Lösung: Kontrolliere, ob bereits Teilzahlungen gebucht wurden oder ob der Status noch nicht aktualisiert ist.
Problem: Die Kundenkarten werden nicht angezeigt.
Lösung: Prüfe, ob du Zugriff auf die Kundenübersicht hast und ob der Rechnungsbereich für deine Rolle sichtbar ist.
Problem: Die Abrechnung ist leer.
Lösung: Wähle einen passenden Zeitraum oder setze den Filter zurück auf den gewünschten Bereich.
Fazit
Mit den offenen Posten in QWORKER behältst du ausstehende Beträge, Teilzahlungen und überfällige Rechnungen sauber im Blick. Die Kombination aus Rechnungsfilter, Kundenübersicht und Abrechnung macht die tägliche Kontrolle schnell und nachvollziehbar.
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