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Rechnungsstatus und Verwaltung
Rechnungen richtig einordnen
Rechnungsstatus und Verwaltung
QWORKER berechnet viele Rechnungsstatus automatisch aus Zahlung, Fälligkeit und Sonderfällen wie Storno oder Gutschrift. Du prüfst den Zustand in der Liste und in der Detailansicht und reagierst bei Bedarf mit den passenden Aktionen.
- Nicht bezahlt, teilweise bezahlt und vollständig bezahlt entstehen aus dem Zahlungsstand
- Storno und Gutschrift haben Vorrang
- Der Status ändert sich häufig nach dem Speichern automatisch
- Filter für Status, Typ und Währung
- so findest du offene oder fertige Rechnungen schneller
- auch Gutschriften lassen sich getrennt prüfen
- Zahlung hinzufügen
- Als storniert markieren
- Gutschrift erstellen
[Platzhalter für Screenshot: Rechnungsübersicht mit geöffnetem Status-Filter und Rechnungsdetailansicht mit Status-Badge und Aktionen]
Kurz gesagt
In der Rechnungsübersicht wählst du über den Filter Status, ob du Entwurf, Nicht bezahlt, Teilweise bezahlt, Vollständig bezahlt, Überfällig, Storniert oder Gutgeschrieben sehen willst.
In der Detailansicht zeigt QWORKER den Status als Badge an. Über die vorhandenen Aktionen kannst du eine Rechnung per E-Mail an Kunden senden, eine Zahlung hinzufügen, sie stornieren oder eine Gutschrift erstellen.
So ist es aufgebaut
Die Übersicht zeigt dir den Status direkt in der Tabelle.
Oben im Beleg siehst du den Status zusätzlich als Badge.
Mit Zahlung, Storno oder Gutschrift steuerst du den weiteren Verlauf.
Nach dem Speichern ordnet QWORKER die Rechnung dem passenden Status zu.
Ausführliche Beschreibung
- Öffne Rechnungen. In der Liste erkennst du die Rechnungen an der Spalte Status.
- Nutze den Filter Status, wenn du nur bestimmte Rechnungen sehen willst. Mit Typ und Währung kannst du die Ansicht zusätzlich eingrenzen.
- Öffne eine Rechnung. Im Kopfbereich siehst du den Status als farbigen Hinweis. Wenn die Rechnung wiederkehrend ist, erscheint zusätzlich Wiederkehrend. Das ist nur ein Zusatzhinweis und kein Zahlungsstatus.
- Prüfe den aktuellen Zustand:
- Entwurf: Die Rechnung ist noch in Vorbereitung.
- Nicht bezahlt: Die Rechnung ist offen.
- Teilweise bezahlt: Ein Teil des Betrags ist eingegangen.
- Vollständig bezahlt: Die Rechnung ist komplett ausgeglichen.
- Überfällig: Das Fälligkeitsdatum ist vorbei und es gibt noch einen offenen Rest.
- Storniert: Die Rechnung wurde bewusst aufgehoben.
- Gutgeschrieben: Die Rechnung wurde vollständig gutgeschrieben.
- Buche bei Bedarf mit Zahlung hinzufügen einen Zahlungseingang. Danach passt QWORKER den Status automatisch an.
- Wenn eine Rechnung falsch erstellt wurde, nutze Als storniert markieren.
- Wenn eine Rechnung vollständig ausgeglichen werden soll, aber nicht als normale Zahlung laufen darf, nutze Gutschrift erstellen.
- Ist ein Entwurf fertig und soll in den normalen Ablauf, kannst du ihn mit Als nicht bezahlt markieren in den offenen Zustand bringen.
- Speichere die Änderung oder lade die Liste neu, damit der neue Status sofort sichtbar wird.
Viele Status entstehen automatisch. Du musst also nicht jede Rechnung manuell umstellen. Vor allem Zahlungseingänge, Fälligkeitsdatum, Storno und Gutschrift steuern den Verlauf.
Status im Detail
Die Rechnung ist noch nicht final im Umlauf. Sie kann vor dem Versand weiter bearbeitet werden.
Es ist noch kein voller Zahlungseingang vorhanden. Die Rechnung bleibt offen.
Ein Teil des Rechnungsbetrags ist eingegangen, der Rest bleibt offen.
Die Rechnung ist komplett ausgeglichen. Es bleibt kein offener Betrag zurück.
Das Fälligkeitsdatum ist vorbei und die Rechnung ist noch nicht komplett bezahlt.
Die Rechnung wurde absichtlich aufgehoben und gehört nicht mehr in den normalen Zahlungsfluss.
Die Rechnung wurde vollständig über eine Gutschrift ausgeglichen.
Wichtige Aktionen
Bucht einen Zahlungseingang und verändert damit den Rechnungsstatus.
Verschickt die Rechnung direkt aus der Detailansicht, wenn sie nicht storniert ist.
Setzt eine fehlerhafte Rechnung bewusst auf Storno.
Erstellt für die Rechnung eine vollständige Gutschrift.
Wenn du im Alltag nur offene Belege sehen willst, kombiniere den Status-Filter mit Typ und Währung. So findest du die relevanten Rechnungen schneller.
Was sich im Alltag ändert
- Du erkennst sofort, welche Rechnungen noch offen sind.
- Teilzahlungen und Vollzahlungen werden sauber unterschieden.
- Überfällige Rechnungen fallen schneller auf.
- Storno und Gutschrift sind klar von normalen Zahlungen getrennt.
- Mit den richtigen Aktionen bleibt der Rechnungsfluss nachvollziehbar.
Tipps & Tricks
- Nutze den Statusfilter zuerst, wenn du nach offenen Rechnungen suchst.
- Prüfe bei Überfällig immer zuerst das Fälligkeitsdatum und den offenen Betrag.
- Markiere falsch erstellte Belege früh als Storniert, damit sie nicht im Zahlungsfluss bleiben.
- Gutschriften sollten nur genutzt werden, wenn die Rechnung wirklich vollständig korrigiert werden soll.
- Das Badge Wiederkehrend ist kein Status, sondern nur ein Zusatzhinweis für die Wiederholung.
Praktische Beispiele
Nach dem Versand steht die Rechnung auf Nicht bezahlt, bis der Kunde zahlt.
Der Kunde zahlt nur die Hälfte. QWORKER zeigt Teilweise bezahlt und lässt den Rest offen.
Eine Rechnung wurde versehentlich doppelt angelegt. Du markierst sie als Storniert und behältst den Verlauf nachvollziehbar.
Häufige Fragen
F: Wird der Status manuell gesetzt?
A: Nur teilweise. Viele Status entstehen automatisch aus Zahlung und Fälligkeit, Sonderfälle setzt du mit Aktionen wie Storno oder Gutschrift.
F: Was bedeutet Wiederkehrend im Kopfbereich?
A: Das ist nur ein Hinweis auf den Wiederholungsrhythmus und kein Zahlungsstatus.
F: Kann eine Rechnung direkt von Nicht bezahlt auf Vollständig bezahlt springen?
A: Ja, wenn der volle Betrag in einer Zahlung gebucht wird.
F: Warum sehe ich Gutgeschrieben statt Vollständig bezahlt?
A: Weil die Rechnung über eine Gutschrift ausgeglichen wurde und nicht über eine normale Zahlung.
Häufige Probleme & Lösungen
Problem: Der Status ändert sich nach einer Zahlung nicht sofort.
Lösung: Speichere die Zahlung und lade die Liste neu. Erst dann wird der neue Status sauber angezeigt.
Problem: Überfällig erscheint nicht.
Lösung: Prüfe, ob das Fälligkeitsdatum wirklich überschritten ist und ob noch ein offener Rest vorhanden ist.
Problem: Die Aktion Als storniert markieren fehlt.
Lösung: Prüfe deine Rechte und den aktuellen Rechnungszustand. Manche Aktionen sind nur in bestimmten Situationen sichtbar.
Problem: Ich brauche keine Gutschrift, sondern nur eine Zahlung.
Lösung: Nutze stattdessen Zahlung hinzufügen, damit die Rechnung regulär ausgeglichen wird.
Fazit
Mit den Statusfiltern und den passenden Aktionen behältst du Rechnungen in QWORKER sauber im Griff. Du erkennst sofort, was noch offen ist, was bezahlt wurde und welche Belege bewusst storniert oder gutgeschrieben wurden.
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