Kategorien
Gutschriften erstellen
Eine Rechnung vollständig ausgleichen
Gutschriften erstellen
Mit Gutschrift erstellen wandelst du eine Rechnung in eine vollständig gutgeschriebene Gutschrift um. QWORKER kopiert Kunde, Projekt, Steuern, Rabatte und Positionen, setzt die Beträge aber negativ und verknüpft beide Belege miteinander.
- die Originalrechnung wird komplett ausgeglichen
- die Beträge der neuen Gutschrift sind negativ
- eine Teilgutschrift gibt es in diesem Ablauf nicht
- die Hauptrechnung bleibt sichtbar
- die Gutschrift verweist zurück auf die Hauptrechnung
- beide Belege bleiben später leicht auffindbar
- nach der Erstellung kannst du die Gutschrift direkt versenden
- der E-Mail-Dialog passt sich an die Gutschrift an
- PDF und Text werden wie gewohnt bereitgestellt
[Platzhalter für Screenshot: Rechnungsdetailansicht mit dem Menüpunkt Gutschrift erstellen und dem Bestätigungsdialog]
Kurz gesagt
Öffne eine Rechnung und wähle im Aktionsmenü Gutschrift erstellen. Danach bestätigst du den Hinweis und ergänzt bei Bedarf eine Notiz. QWORKER erzeugt daraus eine neue Gutschrift und markiert die Originalrechnung als Gutgeschrieben.
Die neue Gutschrift kannst du direkt prüfen, als PDF öffnen oder mit Gutschrift per E-Mail an Kunden senden verschicken. In der Liste der Rechnungen findest du sie später über den Typ Gutschrift.
So ist es aufgebaut
Die Gutschrift wird immer aus einer bestehenden Rechnung erstellt.
Im Menü der Rechnung steht der Punkt Gutschrift erstellen.
Ein kurzer Grund hilft später bei der Nachverfolgung.
Nach dem Speichern öffnet sich der neue Beleg automatisch.
Ausführliche Beschreibung
- Öffne die gewünschte Rechnung in der Detailansicht.
- Öffne oben rechts das Aktionsmenü der Rechnung.
- Klicke auf Gutschrift erstellen. Der Menüpunkt ist nur sichtbar, wenn die Rechnung nicht als Entwurf, nicht storniert und noch nicht gutgeschrieben ist.
- Prüfe den Hinweistext im Dialog. QWORKER weist dort darauf hin, dass die Rechnung vollständig gutgeschrieben wird.
- Trage bei Bedarf eine Notiz ein, zum Beispiel den Grund für die Korrektur.
- Bestätige mit OK.
- QWORKER erstellt sofort die neue Gutschrift und markiert die ursprüngliche Rechnung als Gutgeschrieben.
- Öffne die neue Gutschrift und prüfe sie bei Bedarf noch einmal. Wenn du sie versenden möchtest, nutze Gutschrift per E-Mail an Kunden senden.
Die Gutschrift übernimmt die Daten der Originalrechnung und dreht die Beträge um. Du musst also keine neuen Positionen oder Beträge eintippen. Die Verknüpfung zur Hauptrechnung bleibt in QWORKER erhalten.
Felder im Detail
Pflicht: Nein.
Freies Textfeld für den Grund der Gutschrift. Beispiel: Ware beschädigt geliefert oder Rechnung versehentlich doppelt erstellt.
Pflicht: Ja, als Bestätigung.
Der Text informiert dich darüber, dass die Rechnung vollständig gutgeschrieben wird. Er ist kein Eingabefeld.
Schreibe den Grund für die Gutschrift direkt in die Notiz. So findest du den Vorgang später schneller wieder und musst nicht lange nachfragen, warum die Rechnung korrigiert wurde.
Was sich im Alltag ändert
- Du korrigierst eine Rechnung mit wenigen Klicks und ohne manuelle Minusbuchung.
- Die Originalrechnung bleibt nachvollziehbar und wird als gutgeschrieben markiert.
- Die neue Gutschrift ist direkt mit der Hauptrechnung verknüpft.
- Du kannst den Beleg anschließend per E-Mail versenden oder als PDF prüfen.
- In der Rechnungsübersicht findest du Gutschriften über den Typ Gutschrift.
Tipps & Tricks
- Prüfe vor dem Bestätigen noch einmal, ob du wirklich die richtige Rechnung geöffnet hast.
- Nutze eine kurze, klare Notiz statt langer Formulierungen.
- Versende die Gutschrift erst, wenn du den Inhalt im PDF geprüft hast.
- Suche später in der Rechnungsübersicht über den Filter Typ nach Gutschrift.
- Wenn die Rechnung bereits gutgeschrieben ist, erscheint der Menüpunkt nicht mehr.
Praktische Beispiele
Eine Rechnung wurde versehentlich doppelt erstellt. Du gutschreibst die falsche Rechnung vollständig.
Ein Auftrag wird komplett zurückgenommen. Die Rechnung wird über die Gutschrift sauber ausgeglichen.
Nach der Erstellung sendest du die neue Gutschrift per E-Mail an den Kundenkontakt.
Häufige Fragen
F: Kann ich eine Gutschrift teilweise erstellen?
A: Nein. Dieser Ablauf gutschreibt die Rechnung vollständig.
F: Kann ich die Beträge manuell ändern?
A: Nicht in diesem Dialog. QWORKER übernimmt die Werte der Originalrechnung automatisch.
F: Kann ich die Gutschrift direkt per E-Mail senden?
A: Ja. Dafür gibt es den Button Gutschrift per E-Mail an Kunden senden.
F: Wie finde ich die Gutschrift später wieder?
A: Über die Rechnungsübersicht mit dem Typ Gutschrift oder über den Link in der Hauptrechnung.
Häufige Probleme & Lösungen
Problem: Der Menüpunkt Gutschrift erstellen fehlt.
Lösung: Prüfe den Status der Rechnung. Der Punkt erscheint nicht bei Entwürfen, stornierten oder bereits gutgeschriebenen Rechnungen.
Problem: Die neue Gutschrift ist in der Liste schwer zu finden.
Lösung: Nutze in der Rechnungsübersicht den Filter Typ und wähle Gutschrift.
Problem: Ich brauche nur eine Teilkorrektur.
Lösung: Dieser Ablauf ist für eine vollständige Gutschrift gedacht. Für Teilkorrekturen brauchst du einen anderen Bearbeitungsweg.
Problem: Die E-Mail-Schaltfläche ist nicht sichtbar.
Lösung: Prüfe, ob du die nötigen Rechte hast und ob die Gutschrift bereits gespeichert wurde.
Fazit
Mit der Gutschrift-Funktion korrigierst du fehlerhafte Rechnungen sauber und nachvollziehbar. QWORKER verknüpft die Belege automatisch, damit du den ursprünglichen Vorgang später jederzeit wiederfindest.
Das moderne CRM-System für Startups und KMU. Einfach, intuitiv und leistungsstark - entwickelt für Teams, die smart arbeiten wollen.
Das moderne CRM-System für Startups und KMU. Einfach, intuitiv und leistungsstark - entwickelt für Teams, die smart arbeiten wollen.