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Zahlungen erfassen und zuordnen
Rechnungen sauber verbuchen
Zahlungen erfassen und zuordnen
Du kannst eine Zahlung direkt an einer Rechnung oder zentral in der Übersicht Zahlung erhalten erfassen. QWORKER ordnet den Betrag automatisch zu, reduziert den offenen Betrag und passt den Status der Rechnung an.
- direkt aus der Rechnung oder aus der Zahlungsübersicht
- mit wenigen Feldern schnell gespeichert
- auch für Teilzahlungen nutzbar
- QWORKER schlägt den offenen Betrag vor
- der Status wird nach dem Speichern neu berechnet
- bei Kunden-Wallet wird das Guthaben geprüft
- auf Zahlung erhalten gibt es Liste und Diagramm
- Einträge lassen sich filtern und nachverfolgen
- mit Berechtigung sind Bearbeiten und Löschen möglich
[Platzhalter für Screenshot: Zahlungsübersicht mit den Tabs Liste und Diagramm sowie geöffneter Zahlungsmaske]
Kurz gesagt
Mit Zahlung hinzufügen legst du eine Zahlung an und verknüpfst sie mit einer Rechnung. In der Rechnung selbst heißt der Bereich Zahlungen. Dort siehst du alle Buchungen zur Rechnung auf einen Blick.
Wenn du in der allgemeinen Übersicht arbeitest, zeigt QWORKER bei der Rechnungsauswahl den offenen Betrag direkt mit an. So erkennst du sofort, ob es sich um eine Teilzahlung oder eine vollständige Zahlung handelt.
So ist es aufgebaut
Du startest direkt an der Rechnung oder über die Liste aller Zahlungen.
Die Zahlung wird der passenden Rechnung zugeordnet.
QWORKER schlägt den offenen Betrag vor und übernimmt das heutige Datum.
Nach dem Speichern wird die Rechnung als teilbezahlt oder vollständig bezahlt geführt.
Ausführliche Beschreibung
- Öffne die Rechnung, für die du eine Zahlung erfassen möchtest, oder gehe zu Rechnungen > Zahlung erhalten.
- Klicke auf Zahlung hinzufügen.
- Wenn du die Zahlung aus der allgemeinen Übersicht anlegst, wähle im Feld Rechnung die passende Rechnung aus. QWORKER zeigt dort den offenen Betrag direkt mit an.
- Wähle die Zahlungsmethode. Die zuletzt verwendete Methode kann sich QWORKER merken.
- Prüfe das Zahlungsdatum. Standard ist der heutige Tag.
- Trage den Betrag ein. Für eine Teilzahlung kannst du den Betrag kleiner als den offenen Rest lassen.
- Ergänze bei Bedarf eine Notiz, zum Beispiel die Bankreferenz oder den Verwendungszweck.
- Speichere die Zahlung. QWORKER ordnet sie der Rechnung zu und aktualisiert den Rechnungsstatus automatisch.
Wenn du Kunden-Wallet als Zahlungsmethode auswählst, prüft QWORKER das Guthaben des Kunden vor dem Speichern. Ist das Guthaben zu niedrig, wird die Zahlung nicht angenommen.
Felder im Detail
Pflicht: Ja, wenn du die Zahlung aus der allgemeinen Übersicht anlegst. In der Rechnungsansicht ist das Feld nicht sichtbar.
Wählt die Rechnung aus, die bezahlt wurde. Beispiel: INV-2026-0042.
Pflicht: Ja.
Die Art der Zahlung, zum Beispiel Banküberweisung, Kreditkarte oder Kunden-Wallet.
Pflicht: Ja.
Das Datum der Zahlung. Standard ist heute, zum Beispiel 30.04.2026.
Pflicht: Ja.
Der bezahlte Betrag. QWORKER schlägt den offenen Restbetrag vor, zum Beispiel 250,00 €.
Pflicht: Nein.
Zusätzliche Info zur Zahlung, zum Beispiel Überweisung vom 15.04. oder eine Referenznummer.
Wenn der Betrag bereits als Vorschlag erscheint, überprüfe nur noch das Datum und die Zahlungsmethode. So sparst du Zeit bei häufigen Zahlungen.
Was sich im Alltag ändert
- Du erfasst Zahlungen direkt dort, wo sie zur Rechnung gehören.
- Offene Beträge werden sofort kleiner oder ganz ausgeglichen.
- Teilzahlungen werden sauber vom Restbetrag getrennt.
- Die Übersicht Zahlung erhalten zeigt dir alle Buchungen zentral an.
- Mit Bearbeitungsrechten kannst du Zahlungen später ändern oder löschen.
Tipps & Tricks
- Nimm den vorgeschlagenen offenen Betrag nur dann an, wenn wirklich alles bezahlt wurde.
- Trage bei Überweisungen die Referenznummer in die Notiz ein.
- Nutze bei einer Teilzahlung eine kurze Notiz, damit später klar bleibt, warum der Rest offen ist.
- Prüfe bei Kunden-Wallet zuerst das Guthaben, bevor du speicherst.
- Kontrolliere in der Liste den Filter für Zahlungsmethode, wenn du Zahlungen später wiederfinden willst.
Praktische Beispiele
Der Kunde überweist den offenen Rechnungsbetrag. Du wählst die Rechnung, das heutige Datum und die Zahlungsmethode Banküberweisung.
Der Kunde zahlt zuerst nur einen Teil. Du erfasst den kleineren Betrag und lässt QWORKER den Rest offen anzeigen.
Die Rechnung wird mit Guthaben aus dem Kunden-Wallet bezahlt. QWORKER bucht die Zahlung nur, wenn genug Guthaben vorhanden ist.
Häufige Fragen
F: Kann ich eine Zahlung auch später ändern?
A: Ja, wenn du die nötigen Rechte hast. In der Liste gibt es dafür das Bearbeiten-Symbol.
F: Muss ich die Rechnung jedes Mal neu suchen?
A: Nein. Wenn du die Zahlung direkt aus der Rechnung öffnest, ist sie schon vorgewählt.
F: Warum schlägt QWORKER den Betrag automatisch vor?
A: Damit du den offenen Betrag schnell übernehmen und nur bei Teilzahlungen anpassen musst.
F: Was passiert nach dem Speichern?
A: Die Zahlung wird der Rechnung zugeordnet und der Status wird neu berechnet.
Häufige Probleme & Lösungen
Problem: Die Rechnung ist im Feld Rechnung nicht sichtbar.
Lösung: Öffne die Zahlungsmaske aus der Rechnung selbst oder prüfe, ob du Zugriff auf diese Rechnung hast.
Problem: Die Zahlung wird mit Kunden-Wallet nicht gespeichert.
Lösung: Prüfe das Guthaben des Kunden. Ist es zu niedrig, musst du eine andere Zahlungsmethode wählen.
Problem: Der Status der Rechnung wirkt nicht aktualisiert.
Lösung: Speichere die Zahlung und lade die Rechnungsliste neu. Bei Teilzahlungen bleibt die Rechnung teilweise offen.
Problem: Ich finde einen alten Zahlungseintrag nicht mehr.
Lösung: Nutze auf der Seite Zahlung erhalten die Filter für Zeitraum, Zahlungsmethode, Währung oder Projekt.
Fazit
Mit der Zahlungsmaske buchst du eingehende Beträge schnell und nachvollziehbar direkt in QWORKER. Offene Beträge, Teilzahlungen und der Zahlungsstatus bleiben damit immer sauber im Blick.
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