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Mahnungen erstellen und versenden
Automatische Zahlungserinnerungen
Mahnungen erstellen und versenden
QWORKER kann Zahlungserinnerungen und Mahnungen automatisch verschicken. Du legst nur fest, wie viele Tage vor oder nach dem Fälligkeitsdatum die Nachricht gehen soll. Der Cron-Job übernimmt den Versand im Hintergrund.
- Erste Zahlungserinnerung vor Fälligkeitsdatum senden
- Zweite Zahlungserinnerung vor Fälligkeitsdatum senden
- ideal, wenn du freundlich vor dem Termin erinnern willst
- Erste Mahnung nach Fälligkeit senden
- Zweite Mahnung nach Fälligkeit senden
- für Rechnungen, die überfällig geblieben sind
- ohne Cron-Job werden keine automatischen Mahnungen gesendet
- der Hinweis steht direkt in den Einstellungen
- QWORKER merkt sich den Versandtag, damit nichts doppelt läuft
[Platzhalter für Screenshot: Einstellungen > Rechnungen > Erinnerungen mit den Feldern für Zahlungserinnerungen und Mahnungen]
Kurz gesagt
Die Funktion findest du unter Einstellungen > Rechnungen > Erinnerungen. Dort legst du fest, wann QWORKER eine Zahlungserinnerung oder Mahnung schicken soll. Die Auswahl erfolgt in Tagen vor oder nach dem Fälligkeitsdatum.
Die erste und zweite Erinnerung vor der Fälligkeit sowie die erste und zweite Mahnung nach der Fälligkeit lassen sich getrennt einstellen. Für wiederkehrende Rechnungen gibt es zusätzlich eine Erinnerung vor der Erstellung.
So ist es aufgebaut
Du wechselst in die Rechnungseinstellungen und öffnest den Tab Erinnerungen.
QWORKER erinnert den Kunden vor dem Termin an die offene Rechnung.
Bleibt eine Rechnung offen, kann QWORKER weitere Mahnstufen senden.
Nach dem Speichern läuft der Versand nur dann, wenn der Cron-Job aktiv ist.
Ausführliche Beschreibung
- Öffne Einstellungen und wechsle in den Bereich Rechnungen.
- Klicke auf den Tab Erinnerungen.
- Wähle bei Erste Zahlungserinnerung vor Fälligkeitsdatum senden die Anzahl der Tage vor dem Fälligkeitsdatum aus.
- Wenn du eine zweite Erinnerung vor der Fälligkeit brauchst, setze auch Zweite Zahlungserinnerung vor Fälligkeitsdatum senden.
- Lege danach fest, wann Erste Mahnung nach Fälligkeit senden ausgelöst werden soll.
- Falls du eine zweite Mahnstufe brauchst, fülle zusätzlich Zweite Mahnung nach Fälligkeit senden aus.
- Wenn du wiederkehrende Rechnungen nutzt, setze auch Erinnerung vor Erstellung einer wiederkehrenden Rechnung senden.
- Speichere die Einstellungen. Prüfe danach, ob der Cron-Job auf dem Server läuft, damit die automatische Erinnerung wirklich versendet wird.
Die Erinnerungen werden nur für offene Rechnungen ausgelöst. Bereits bezahlte, stornierte oder gutgeschriebene Rechnungen werden übersprungen. QWORKER sendet die Nachricht an die Kundenkontakte und hält den Vorgang auch intern nachvollziehbar fest.
Felder im Detail
Pflicht: Nein.
Legt fest, wie viele Tage vor dem Fälligkeitsdatum die erste Erinnerung gehen soll. Beispiel: 3 Tage.
Pflicht: Nein.
Zusätzliche Erinnerung vor der Fälligkeit. Beispiel: 1 Tag vor dem Termin.
Pflicht: Nein.
Bestimmt, wie viele Tage nach dem Fälligkeitsdatum die erste Mahnung kommt. Beispiel: 7 Tage.
Pflicht: Nein.
Zusätzliche Mahnstufe für längere Überfälligkeit. Beispiel: 14 Tage nach Fälligkeit.
Pflicht: Nein.
Erinnert dich vor der nächsten automatischen Rechnung. Beispiel: 2 Tage vorher.
Ein guter Start ist zum Beispiel eine freundliche Erinnerung 3 Tage vor Fälligkeit und eine erste Mahnung 7 Tage nach Fälligkeit. So bleibt der Ton klar, aber nicht zu hart.
Was sich im Alltag ändert
- Du musst offene Rechnungen nicht mehr einzeln von Hand nachfassen.
- Erinnerungen und Mahnungen laufen nach einem festen Plan.
- Kunden bekommen die Nachricht rechtzeitig vor oder nach dem Fälligkeitstag.
- Wiederkehrende Rechnungen werden rechtzeitig vorbereitet.
- Der Versand bleibt intern nachvollziehbar, weil QWORKER das Datum der Erinnerung speichert.
Tipps & Tricks
- Lass die erste Erinnerung freundlich und kurz.
- Nutze die zweite Mahnstufe nur, wenn du wirklich eine stärkere Erinnerung brauchst.
- Prüfe nach jeder Änderung die Einstellung des Cron-Jobs.
- Teste neue Werte zuerst mit einer einzelnen Rechnung, damit du den Ablauf kennst.
- Wenn du keine Mahnung willst, lasse das Feld einfach auf -.
Praktische Beispiele
Du stellst die erste Erinnerung auf 3 Tage vor Fälligkeit und die zweite auf 1 Tag vor Fälligkeit.
Eine offene Rechnung bekommt die erste Mahnung 7 Tage nach Fälligkeit und die zweite nach 14 Tagen.
Bei einem Wartungsvertrag wird die Erinnerung 2 Tage vor der nächsten automatischen Rechnung ausgelöst.
Häufige Fragen
F: Werden Mahnungen wirklich automatisch verschickt?
A: Ja, aber nur wenn der Cron-Job aktiv ist und die Rechnung offen bleibt.
F: Kann ich die Erinnerungen auch komplett ausschalten?
A: Ja. Lasse die jeweiligen Felder leer oder auf -.
F: Geht die Nachricht nur an den Kunden?
A: Nein. QWORKER berücksichtigt auch die internen Empfänger für die Nachverfolgung.
F: Was passiert mit bereits bezahlten Rechnungen?
A: Sie werden bei der automatischen Erinnerung übersprungen.
Häufige Probleme & Lösungen
Problem: Es wird keine Mahnung verschickt.
Lösung: Prüfe zuerst den Cron-Job und ob die Rechnung noch offen ist.
Problem: Die Erinnerung kommt zum falschen Zeitpunkt.
Lösung: Kontrolliere die Tage in den vier Erinnerungsfeldern und speichere die Einstellungen erneut.
Problem: Die Erinnerung wird doppelt angezeigt.
Lösung: QWORKER speichert das Sendedatum. Prüfe trotzdem, ob die Cron-Aufgabe mehrfach läuft.
Problem: Die Rechnung ist überfällig, aber es passiert nichts.
Lösung: Stelle sicher, dass die Rechnung den Status Nicht bezahlt oder Überfällig hat und nicht schon als bezahlt oder gutgeschrieben gilt.
Fazit
Mit den Rechnungserinnerungen und Mahnungen hältst du den Zahlungsfluss in QWORKER sauber und planbar. Wenn die Zeitabstände gut gewählt sind und der Cron-Job läuft, arbeitet der Versand im Hintergrund zuverlässig für dich.
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