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Zahlungen erfassen und verbuchen
Zahlungseingänge sauber buchen
Zahlungen erfassen und verbuchen
Mit Zahlung hinzufügen buchst du eingegangene Beträge direkt auf eine Rechnung. QWORKER ordnet die Zahlung zu, senkt den offenen Betrag und passt den Rechnungsstatus automatisch an.
- ein Zahlungseingang pro Klick
- aus der Rechnung oder aus der Zahlungsliste startbar
- die Zuordnung bleibt nachvollziehbar
- QWORKER schlägt meist den Restbetrag vor
- Teilzahlungen bleiben möglich
- Status und Summen ändern sich nach dem Speichern
- Liste zeigt jede Buchung einzeln
- Diagramm zeigt Zahlungen nach Monat
- Filter erleichtern die Kontrolle bei vielen Buchungen
[Platzhalter für Screenshot: Dialog Zahlung hinzufügen mit Rechnung, Zahlungsmethode, Zahlungsdatum, Betrag und Notiz sowie der Bereich Zahlungen mit Liste und Diagramm]
Kurz gesagt
Öffne die passende Rechnung oder den Bereich Zahlungen, klicke auf Zahlung hinzufügen und trage den Zahlungseingang ein. QWORKER übernimmt die Zuordnung zur Rechnung und aktualisiert den offenen Restbetrag sofort nach dem Speichern.
Wenn nur ein Teilbetrag eingeht, bleibt die Rechnung offen oder teilweise bezahlt. Wenn der volle Betrag gebucht wird, wechselt der Status in der Regel auf Vollständig bezahlt.
So ist es aufgebaut
Der Zahlungseingang wird immer einer Rechnung zugeordnet.
Der Dialog fragt die wichtigsten Zahlungsdaten ab.
QWORKER schlägt den offenen Restbetrag vor, damit du schnell buchen kannst.
Danach prüfst du Liste, Rechnung oder Diagramm.
Ausführliche Beschreibung
- Öffne die Rechnung, zu der der Zahlungseingang gehört, oder wechsle in den Bereich Zahlungen.
- Klicke auf Zahlung hinzufügen.
- Wenn du den Dialog direkt aus einer Rechnung öffnest, ist die Rechnung bereits vorbelegt. Öffnest du ihn aus der Zahlungsliste, wählst du die Rechnung im Feld Rechnung aus.
- Wähle die Zahlungsmethode. Der Dialog zeigt die verfügbaren Methoden passend zur Einrichtung. Wenn Kunden-Wallet aktiviert ist, kann auch diese Methode erscheinen.
- Prüfe das Zahlungsdatum. Standardmäßig trägt QWORKER das heutige Datum ein.
- Kontrolliere den Betrag. QWORKER schlägt in der Regel den offenen Restbetrag vor. Für eine Teilzahlung passt du den Wert an.
- Ergänze bei Bedarf eine Notiz, zum Beispiel Teilzahlung nach Rücksprache oder Überweisung laut Kontoauszug.
- Speichere die Buchung. QWORKER schreibt den Betrag auf die Rechnung, aktualisiert Zahlung erhalten, den offenen Betrag und den Rechnungsstatus.
- Prüfe danach die Rechnungsansicht oder die Zahlungsliste. Dort siehst du die Buchung sofort wieder.
- Wenn du mehrere Buchungen vergleichen willst, wechsle in der Zahlungsansicht zwischen Liste und Diagramm und nutze die Filter für Zeitraum, Zahlungsmethode, Währung und Projekt.
Wenn du Kunden-Wallet auswählst, prüft QWORKER das Guthaben automatisch. Ist das Guthaben zu niedrig, wird die Zahlung nicht gespeichert. So bleibt die Zuordnung sauber und nachvollziehbar.
Felder im Detail
Pflicht: Ja, wenn der Dialog nicht aus einer konkreten Rechnung geöffnet wurde.
Ordnet die Zahlung dem passenden Beleg zu. Beispiel: INV-2026-0042.
Pflicht: Ja.
Die Art der Zahlung, zum Beispiel Banküberweisung, Bar oder Kunden-Wallet.
Pflicht: Ja.
Das Datum des Zahlungseingangs. Standard ist meist der heutige Tag.
Pflicht: Ja.
Der gebuchte Zahlungsbetrag. Beispiel: 150,00. Bei Teilzahlungen trägst du nur den tatsächlich erhaltenen Betrag ein.
Pflicht: Nein.
Freies Textfeld für Hinweise. Beispiel: Teilzahlung nach Rücksprache mit dem Kunden.
In der Zahlungen-Ansicht arbeitest du mit zwei Tabs:
- Liste zeigt jede Buchung einzeln mit Rechnungs-ID, Zahlungsdatum, Zahlungsmethode, Notiz und Betrag.
- Diagramm zeigt die Zahlungen nach Monat als Jahresverlauf.
- Filter für Zahlungsmethode, Währung und Projekt helfen bei der Kontrolle.
- Der Zeitraum lässt sich über Monatlich, Jährlich und Benutzerdefiniert eingrenzen.
Was sich im Alltag ändert
- Du siehst sofort, ob eine Rechnung ganz oder nur teilweise bezahlt ist.
- Der offene Betrag wird automatisch kleiner, sobald du die Zahlung speicherst.
- Die Zahlungen bleiben sauber der richtigen Rechnung zugeordnet.
- Mit Liste, Diagramm und Filtern findest du Buchungen schneller wieder.
- Bei der nächsten Zahlung ist die zuletzt verwendete Zahlungsmethode oft schon vorausgewählt.
Tipps & Tricks
- Buche Zahlungen direkt aus der Rechnung, wenn du nur einen einzelnen Beleg prüfen willst.
- Nutze die Notiz für Bankreferenzen, Barzahlungen oder Teilbeträge.
- Prüfe bei Teilzahlungen immer den offenen Restbetrag, bevor du speicherst.
- Wechsle zum Diagramm, wenn du Monatswerte vergleichen willst.
- Verwende für wiederkehrende Arbeit möglichst die gleiche Zahlungsmethode, damit die Auswahl schnell bleibt.
Praktische Beispiele
Der Kunde überweist den vollen Rechnungsbetrag. Du buchst den Eingang und die Rechnung wechselt auf Vollständig bezahlt.
Der Kunde zahlt nur die Hälfte. Du erfasst nur den Teilbetrag, und die Rechnung bleibt mit Restbetrag offen.
Wenn das Wallet aktiviert ist und genügend Guthaben vorhanden ist, kann QWORKER den Betrag direkt über das Guthaben verbuchen.
Häufige Fragen
F: Kann ich eine Teilzahlung buchen?
A: Ja. Trage einfach den tatsächlich erhaltenen Betrag ein.
F: Warum ist der Betrag schon vorausgefüllt?
A: QWORKER schlägt in der Regel den offenen Restbetrag der Rechnung vor.
F: Wo sehe ich alle gebuchten Zahlungen?
A: In der Zahlungen-Liste und im Diagramm der Zahlungsansicht.
F: Kann ich einen Zahlungseintrag später ändern?
A: Ja. Öffne den Eintrag über das Bearbeiten-Symbol und passe die Daten an.
Häufige Probleme & Lösungen
Problem: Die Zahlung lässt sich nicht speichern.
Lösung: Prüfe, ob Rechnung, Zahlungsmethode, Zahlungsdatum und Betrag ausgefüllt sind.
Problem: Der Kunde hat über das Kunden-Wallet nicht genug Guthaben.
Lösung: Buche den offenen Restbetrag über eine andere Zahlungsmethode oder lade das Wallet vorher auf.
Problem: Der Status der Rechnung hat sich nicht sofort geändert.
Lösung: Speichere die Zahlung und lade die Rechnungsansicht oder Liste neu.
Problem: Ich habe die falsche Rechnung gewählt.
Lösung: Öffne die Buchung erneut über das Bearbeiten-Symbol und korrigiere die Zuordnung.
Fazit
Mit der Zahlungsbuchung hältst du Rechnungen in QWORKER sauber auf dem aktuellen Stand. Jeder Zahlungseingang ist eindeutig einer Rechnung zugeordnet, offene Beträge werden klar sichtbar und die Nachverfolgung bleibt einfach.
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