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Leads zu Kunden konvertieren
Umwandlung
Leads zu Kunden konvertieren
Mit In Kunden umwandeln machst du aus einem Interessenten einen echten Kunden. Dabei übernimmst du die wichtigen Daten, Kontakte und Zusatzfelder in den Kundenbereich von QWORKER.
- wie du die Umwandlung startest
- welche Daten übernommen werden
- wie du Kundenkontakte und Rechte prüfst
- wie du nach dem Speichern weiterarbeitest
- für den sauberen Wechsel in den Kundenbereich
- für Rechnungen, Angebote und Projekte
- für die Übernahme von Kontakten und Zusatzdaten
[Platzhalter für Screenshot: Umwandlungsfenster mit Kundendetails, Fortschrittsbalken und Kundenkontakte]
Kurz gesagt
Wenn ein Interessent bereit für die nächste Stufe ist, wandelst du ihn in einen Kunden um. In QWORKER bleibt der Datensatz dabei erhalten, aber er wird für den Kundenbereich nutzbar. So kannst du danach sauber mit Angeboten, Rechnungen, Projekten und Kontakten weiterarbeiten.
Wenn der Lead bereits Kontakte hat, führt dich das Fenster in zwei Schritten durch die Umwandlung. Ohne Kontakte bleibt es bei einer einzigen Seite mit den Kundendetails.
So ist es aufgebaut
Die erste Seite mit Firmenname, Typ, Gruppen, Adresse und Rechnungsdaten.
Die zweite Seite für Kontakte, Hauptkontakt und Zugriffsrechte.
Übernimmt passende Zusatzfelder oder legt neue Kundenfelder an.
Der Fortschrittsbalken und die Schaltflächen Weiter, Zurück und Speichern führen dich durch den Ablauf.
Ausführliche Beschreibung
- Öffne einen Lead in der Detailansicht und klicke oben rechts auf In Kunden umwandeln.
- Prüfe im Bereich Kundendetails zuerst den Typ. Du wählst zwischen Organisation und Person.
- Kontrolliere den Firmennamen oder den Namen. Das ist das zentrale Pflichtfeld für den neuen Kunden.
- Ergänze bei Bedarf Kundengruppen, Adresse, Telefon, Website, Währung, Währungssymbol, Labels und die Option Online-Zahlung deaktivieren.
- Lasse Migration benutzerdefinierter Felder aktiviert, wenn die vorhandenen Zusatzdaten übernommen werden sollen. So bleiben deine bisherigen Informationen erhalten.
- Wenn der Lead Kontakte hat, klicke auf Weiter. Dann öffnet sich der Bereich Kundenkontakte.
- Prüfe pro Kontakt Vorname, Nachname und E-Mail. Optional kannst du Telefon, Job-Titel und Geschlecht ergänzen oder korrigieren.
- Markiere den Hauptkontakt, wenn die Person der wichtigste Ansprechpartner ist. Dieser Kontakt erhält automatisch volle Berechtigungen.
- Wähle je Kontakt zwischen Hat Zugriff auf alles und Kann nur auf Folgendes zugreifen. Bei der eingeschränkten Variante wählst du die erlaubten Bereiche separat aus.
- Wenn die Kundenanmeldung aktiv ist, erscheinen Passwort und die Option Login-Daten per E-Mail an diesen Benutzer senden. Diese Felder nutzt du nur, wenn der Kontakt auch wirklich ins Kundenportal soll.
- Nutze Nicht zusammenführen, wenn ein vorhandenes benutzerdefiniertes Feld nicht übernommen werden soll.
- Speichere am Ende. QWORKER öffnet danach die Kundenseite und der Lead ist nicht mehr im normalen Lead-Ablauf sichtbar.
Der bisherige Lead bleibt nicht als offener Interessent im Arbeitsfluss hängen. Offene Aufgaben werden auf den neuen Kunden umgehängt und die Zuständigkeit bleibt in der Regel erhalten.
Felder im Detail
Kundendetails
Pflicht. Wähle Organisation oder Person. Beispiel: eine Firma oder ein einzelner Ansprechpartner.
Pflicht. Bei Organisationen heißt das Feld Firmenname, bei Personen Name. Beispiel: Beispiel GmbH oder Max Müller.
Optional. Hilft bei Struktur und späteren Filtern. Beispiel: Premium oder Wartung.
Optional. Diese Angaben machen den Kundendatensatz komplett und helfen beim Nachfassen und bei Rechnungen.
Optional. Die Felder steuern, welche Währung für diesen Kunden verwendet werden soll, wenn du davon abweichst.
Optional. Verbirgt Online-Zahlungsmöglichkeiten in Rechnungen für diesen Kunden, wenn das gewünscht ist.
Optional, aber meist sinnvoll. Werte werden in passende Kundenfelder übernommen oder neue Felder werden angelegt.
Kundenkontakte
Pflicht. Ohne diese Angaben lässt sich der Kontakt nicht sauber speichern. Beispiel: Anna Meyer.
Pflicht. Die E-Mail-Adresse muss eindeutig sein, damit kein doppelter Benutzer entsteht.
Der wichtigste Ansprechpartner. Der Hauptkontakt bekommt automatisch volle Berechtigungen.
Schaltet den Vollzugriff für den Kontakt ein. Das ist die einfache Standardwahl für den Hauptkontakt.
Erlaubt nur die ausgewählten Bereiche. Die Liste mit Menüpunkten erscheint, wenn du den eingeschränkten Zugriff nutzt.
Nur sichtbar, wenn die Kundenanmeldung aktiviert ist. Beispiel: ein Login für das Kundenportal.
Erscheint nur bei aktivem Login und gesetztem Passwort. So bekommt der Kontakt direkt seine Zugangsdaten.
Verhindert die Übernahme eines bestimmten benutzerdefinierten Felds, wenn du es bewusst nicht mitnehmen willst.
Wenn ein Lead bereits Aufgaben hat, werden sie beim Umwandeln auf den Kunden übertragen. Außerdem bleibt die Zuständigkeit aus dem Lead in der Regel erhalten.
Was sich im Alltag ändert
- Aus einem Interessenten wird ein normaler Kunde für den weiteren Arbeitsablauf.
- Kontakte, Rechte und wichtige Daten stehen danach direkt am Kunden bereit.
- Du kannst mit dem Datensatz weiter in Angeboten, Rechnungen, Projekten und Tickets arbeiten.
- Aufgaben aus dem Lead hängen nicht mehr am alten Interessenten, sondern am neuen Kunden.
Prüfe den Firmennamen vor dem Speichern besonders sorgfältig. Wenn ein doppelter Firmenname nicht erlaubt ist, bricht die Umwandlung ab und du musst den Namen anpassen.
Tipps & Tricks
- Lasse die Datenübernahme nur dann automatisch laufen, wenn die Lead-Felder sauber gepflegt sind.
- Nutze Migration benutzerdefinierter Felder, wenn ihr mit eigenen Zusatzfeldern arbeitet.
- Markiere den Hauptkontakt nur für die wichtigste Person, damit Zugriffe eindeutig bleiben.
- Wenn du Rechnungen ohne Online-Zahlung ausstellen willst, setze die Option Online-Zahlung deaktivieren schon bei der Umwandlung.
Praktische Beispiele
Eine Anfrage von der Website wird zu einem Kunden mit einem Hauptkontakt und vollständigen Kontaktdaten umgewandelt.
Ein Lead mit zwei Kontakten wird umgewandelt. Der wichtigste Kontakt bekommt volle Rechte, der zweite nur die erlaubten Bereiche.
Eigene Lead-Felder werden mit der Migration übernommen, damit du die späteren Kundendaten nicht neu erfassen musst.
Häufige Fragen
F: Muss ich jeden Lead sofort konvertieren?
A: Nein. Erst wenn der Interessent wirklich ein Kunde werden soll, ist der Schritt sinnvoll.
F: Was passiert ohne Kontakte?
A: Dann bleibt es bei einem einzigen Schritt mit den Kundendetails.
F: Werden Aufgaben übernommen?
A: Ja. Bestehende Aufgaben werden dem neuen Kunden zugeordnet.
F: Kann ich Berechtigungen später noch ändern?
A: Ja. Die Kontakte kannst du auch nach der Umwandlung im Kundenbereich noch bearbeiten.
Häufige Probleme & Lösungen
Problem: Die Umwandlung bricht wegen eines vorhandenen Firmennamens ab.
Lösung: Verwende einen eindeutigen Firmennamen oder prüfe die Einstellung für doppelte Kundennamen.
Problem: Der Button Weiter erscheint nicht.
Lösung: Es gibt wahrscheinlich keine Kontakte im Lead. Dann speicherst du direkt auf der ersten Seite.
Problem: Ein Kontakt hat zu wenige Rechte.
Lösung: Prüfe, ob Hat Zugriff auf alles aktiviert ist oder ob die eingeschränkten Bereiche korrekt ausgewählt wurden.
Problem: Benutzerdefinierte Felder fehlen danach.
Lösung: Achte darauf, dass Migration benutzerdefinierter Felder aktiv bleibt und nicht auf Nicht zusammenführen gesetzt ist.
Fazit
Die Umwandlung ist der saubere Übergang vom Interessenten zum Kunden. Wenn du Firmenname, Kontakte, Rechte und Zusatzfelder vor dem Speichern prüfst, kannst du direkt im Kundenbereich weiterarbeiten, ohne Daten doppelt zu pflegen.
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