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Kontakte verwalten
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Kontakte verwalten
Kontakte sind die Menschen hinter einem Kunden. Wenn du sie sauber pflegst, ist klar, wer erreichbar ist, wer ein Login hat und wer welche Rechte bekommt.
- wie du Kontakte anlegst und bearbeitest
- welche Felder dabei wichtig sind
- wie Login und Rechte funktionieren
- wie du Kontakte für den Alltag sauber pflegst
- für direkten Kontakt
- für Logins und Berechtigungen
- für saubere Zuordnung im Kundenkonto
[Platzhalter für Screenshot: Kontakte-Formular mit Kontaktdaten, Passwort und Rechtebereich]
Kurz gesagt
Ein Kontakt ist die Person, die zu einem Kunden gehört. Du legst ihn an, ergänzt Kontaktdaten und entscheidest je nach Bedarf, ob die Person sich einloggen darf.
Wenn die Kontakte aktuell sind, läuft die Kommunikation deutlich sauberer und du findest die richtige Person schneller.
So ist es aufgebaut
Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Funktion und Geschlecht gehören zu den Grunddaten.
Wenn Login erlaubt ist, legst du Passwort und weitere Zugänge fest.
Je nach Rolle kannst du Berechtigungen, Sprache und persönliche Optionen anpassen.
Ausführliche Beschreibung
- Öffne den Kunden und gehe zur Ansicht der Kontakte. Dort findest du die bestehende Liste oder die Möglichkeit, einen neuen Kontakt anzulegen.
- Klicke auf Kontakt hinzufügen, wenn du eine neue Person eintragen willst. Beim Bearbeiten eines bestehenden Kontakts öffnest du den jeweiligen Datensatz direkt aus der Liste.
- Fülle zuerst die Pflichtfelder aus: Vorname und Nachname. Für einen neuen Kontakt ist außerdem E-Mail Pflicht, weil darüber später der Login und die Zuordnung laufen können.
- Ergänze danach die optionalen Angaben wie Telefon, Job-Titel und Geschlecht. Diese Felder helfen dem Team, den Kontakt besser einzuordnen.
- Wenn der Kontakt sich anmelden soll, vergib ein Passwort. Bei neuen Kontakten kannst du zusätzlich die Option Anmeldedaten an diesen Nutzer mailen aktivieren.
- Setze zum Schluss die Rechte. Entscheide zwischen Hat Zugriff auf alles und Kann nur auf Folgendes zugreifen. Bei eingeschränktem Zugriff wählst du die erlaubten Menüpunkte aus der Liste aus.
- Speichere den Kontakt. Wenn du das Recht dazu hast, kannst du im Reiter Rechte auch den Hauptkontakt festlegen. Dieser bekommt automatisch volle Berechtigungen.
Felder im Detail
Pflicht. Ohne diese beiden Felder kann der neue Kontakt nicht gespeichert werden. Beispiel: Laura Becker.
Pflicht bei neuen Kontakten. Die Adresse dient als Login und als eindeutiger Kontaktweg. Beispiel: laura.becker@firma.de.
Optional. Für Rückfragen oder direkte Rückrufe. Beispiel: +49 30 123456.
Optional. Damit siehst du sofort, welche Rolle die Person hat, zum Beispiel Einkauf oder Geschäftsführung.
Optional. Wird nur dann ausgefüllt, wenn es für eure Datenpflege sinnvoll ist.
Pflicht, wenn der Kontakt sich anmelden soll und der Login aktiviert ist. Beispiel: ein starkes, einmaliges Startpasswort, das der Kontakt später ändert.
Optional. Wenn du diese Option aktivierst, werden die Zugangsdaten per E-Mail verschickt. Das ist praktisch beim ersten Login.
Diese Auswahl steuert die Rechte. Vollzugriff ist am einfachsten, eingeschränkter Zugriff erlaubt nur die ausgewählten Menüpunkte.
Im Reiter Rechte kann ein Hauptkontakt festgelegt werden. Diese Person erhält vollen Zugriff und kann oft auch die Rechte anderer Kontakte mit verwalten.
Was sich im Alltag ändert
- Du weißt, wer beim Kunden erreichbar ist.
- Die Kommunikation läuft über die richtige Person.
- Login und Rechte sind klar zugeordnet.
- Das Kundenkonto bleibt übersichtlich, auch wenn mehrere Personen beteiligt sind.
Wenn eine Kontaktperson selbst arbeiten soll, prüfe die Login-Einstellungen und die Rechte direkt beim Anlegen. Dann musst du später weniger nacharbeiten.
Tipps & Tricks
- Nutze die Bezeichnung Kontakte, weil das die sichtbare Sprache im System ist.
- Pflege E-Mail und Telefon sofort vollständig ein.
- Setze eine klare Rolle oder Funktion, damit man die Person sofort einordnen kann.
- Verwende ein eindeutiges Passwort nur dann, wenn der Login wirklich benötigt wird.
- Halte Hauptkontakt und weitere Kontakte auseinander.
Praktische Beispiele
Du legst die neue Person mit Name, E-Mail und Telefon an, damit sie sofort erreichbar ist.
Die Person soll selbst in QWORKER arbeiten. Du setzt Passwort und Berechtigungen passend.
Du markierst die wichtigste Person als Hauptkontakt, damit das Team sofort weiß, wer gemeint ist.
Häufige Fragen
F: Was ist der Unterschied zwischen Kunde und Kontakt?
A: Der Kunde ist die Organisation, der Kontakt ist die Person dort.
F: Muss jeder Kontakt ein Login haben?
A: Nein. Ein Login ist nur nötig, wenn die Person selbst im System arbeiten soll.
F: Welche Daten sind besonders wichtig?
A: Name, E-Mail, Telefonnummer und die richtige Zuordnung zum Kunden.
F: Kann ich mehrere Kontakte anlegen?
A: Ja, das ist in vielen Fällen sogar sinnvoll.
Häufige Probleme & Lösungen
Problem: Der Kontakt erscheint nicht am Kunden.
Lösung: Prüfe die Zuordnung zum richtigen Kunden.
Problem: Das Login funktioniert nicht.
Lösung: Kontrolliere Passwort, Rechte und ob der Login überhaupt aktiviert wurde.
Problem: Ich sehe die Rechte nicht.
Lösung: Manche Optionen werden nur angezeigt, wenn du die passenden Bearbeitungsrechte hast.
Problem: Der falsche Kontakt ist als Hauptkontakt markiert.
Lösung: Öffne die Person erneut und setze die Kennzeichnung korrekt.
Fazit
Wenn du Kontakte sauber pflegst, wird die Arbeit mit Kunden deutlich klarer. QWORKER kann dann genau zeigen, wer erreichbar ist und wer welche Rolle hat.
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