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Neuen Kunden anlegen
Stammdaten
Neuen Kunden anlegen
Ein sauber angelegter Kunde ist die Grundlage für Rechnungen, Kontakte, Notizen und spätere Auswertungen. Je besser die Stammdaten, desto leichter findest du alles wieder.
- wie du einen neuen Kunden anlegst
- welche Stammdaten wichtig sind
- wie du den Datensatz sauber strukturierst
- wie du nach dem Speichern weiterarbeitest
- korrekter Name
- saubere Adresse und Kontaktwege
- passende Zuordnung im Team
[Platzhalter für Screenshot: Kundenformular mit Stammdaten, Adresse und Zusätzen]
Kurz gesagt
Wenn ein neuer Kunde ins System kommt, legst du ihn zuerst sauber an. Danach kannst du weitere Informationen wie Kontakte, Notizen oder Dokumente ergänzen.
Je klarer du den Kunden anlegst, desto weniger Nacharbeit hast du später bei Angeboten, Rechnungen und der Kommunikation.
So ist es aufgebaut
Gehe in den Bereich Kunden und wähle Kunde hinzufügen.
Trage Name, Adresse, Telefon und weitere Basisdaten ein.
Speichere den Datensatz und ergänze danach Kontakte oder weitere Details.
Ausführliche Beschreibung
- Öffne im Hauptmenü den Bereich Kunden und klicke auf Kunde hinzufügen. Das Formular öffnet sich als eigenes Fenster.
- Wähle zuerst den Typ: Organisation für Firmen und Institutionen oder Person für Einzelkontakte. Bei einer Person wird das Namensfeld automatisch zu Name.
- Trage den Hauptnamen ein. Das ist das wichtigste Pflichtfeld. Ohne diesen Wert kann QWORKER den Kunden nicht speichern.
- Ergänze die wichtigsten Kontaktdaten: Adresse, Stadt, Bundesland, PLZ, Land, Telefon und Website. Diese Angaben sind optional, aber später sehr hilfreich für Rechnungen, Versand und Rückfragen.
- Wenn du die passenden Rechte hast, wähle den zuständigen Inhaber und weitere Manager aus. Der Inhaber ist die verantwortliche Person im Team. Manager sind zusätzliche Mitarbeitende, die den Kunden mitbetreuen.
- Ordne den Kunden über Kundengruppen, Labels und bei Bedarf über Währung und Währungssymbol ein. So findest du den Kunden später schneller wieder und nutzt ihn korrekt in Rechnungen.
- Prüfe zum Schluss die optionalen Zusatzfelder und klicke auf Speichern. Wenn du direkt im Anschluss noch weitere Kontakte anlegen willst, nutze bei einem neuen Datensatz zusätzlich Speichern und weiter.
Felder im Detail
Pflicht. Wähle Organisation oder Person und trage den sichtbaren Hauptnamen ein. Beispiel: Muster GmbH oder Laura Becker.
Optional, wenn du die Berechtigung hast. Hier legst du die zuständige Person und weitere betreuende Teammitglieder fest. Beispiel: Sabine Meier im Feld Inhaber.
Optional, aber sehr wichtig. Adresse, Stadt, Bundesland, PLZ und Land helfen bei Rechnungen, Versand und bei der Suche nach dem Kunden.
Optional. Diese Angaben brauchst du für Rückfragen oder wenn du den Kunden direkt kontaktieren möchtest. Beispiel: +49 30 123456.
Optional. Nutze diese Felder nur, wenn du die Werte wirklich brauchst. Sie sind vor allem für steuerliche Angaben und Belege relevant.
Optional und meistens nur für Mitarbeitende sichtbar. Damit ordnest du Kunden in Gruppen ein und versiehst sie mit Schlagworten wie Wartung oder Priorität A.
Optional. Lässt du die Felder leer, nutzt QWORKER die Standardwerte. Das ist wichtig, wenn ein Kunde in einer anderen Währung abgerechnet wird.
Benutzerdefinierte Felder hängen von deiner Einrichtung ab. Online-Zahlung deaktivieren nutzt du, wenn dieser Kunde nicht online bezahlen soll.
Was sich im Alltag ändert
- Ein neuer Kunde ist sofort im System auffindbar.
- Du kannst den Kunden später direkt für Angebote und Rechnungen nutzen.
- Adresse, Telefon und Website sind an einer Stelle sauber hinterlegt.
- Das Team sieht schneller, wer zuständig ist.
Lege von Anfang an einen eindeutigen Namen an. Wenn du eine Firma und eine Privatperson anlegst, solltest du die Art des Kunden klar unterscheiden.
Tipps & Tricks
- Nutze immer den sichtbaren Menüpunkt Kunden und die Schaltfläche Kunde hinzufügen.
- Pflege die Adresse vollständig, damit spätere Belege korrekt sind.
- Nutze Labels oder Gruppen, wenn du Kunden besser ordnen willst.
- Prüfe, ob Währung und Steuerdaten zum Kunden passen.
- Wenn mehrere Personen zuständig sind, lege den Datensatz sauber für das Team an.
Praktische Beispiele
Du legst eine Firma mit Adresse, Website und Steuerdaten an, damit spätere Rechnungen sofort passen.
Du legst eine Einzelperson an, um Anfragen und spätere Vorgänge sauber zuzuordnen.
Du ordnest den Kunden einem Team oder einer verantwortlichen Person zu, damit jeder weiß, wer zuständig ist.
Häufige Fragen
F: Muss ich alle Felder sofort ausfüllen?
A: Nein. Die Pflichtfelder sollten aber direkt korrekt sein.
F: Kann ich Kontakte später ergänzen?
A: Ja. Das ist sogar der normale Ablauf.
F: Was ist wichtiger, Firmenname oder Kontakt?
A: Zuerst der Kunde selbst, dann die dazugehörigen Kontakte.
F: Kann ich Kunden später ändern?
A: Ja. Korrigiere Daten immer dann, wenn sich etwas ändert.
Häufige Probleme & Lösungen
Problem: Ich kann den Kunden nicht speichern.
Lösung: Prüfe die Pflichtfelder und fülle fehlende Angaben nach.
Problem: Ich habe den falschen Typ gewählt.
Lösung: Öffne den Datensatz erneut und korrigiere die Grunddaten.
Problem: Der Kunde ist später schwer zu finden.
Lösung: Nutze eine klare Benennung und setze passende Labels oder Gruppen.
Problem: Die Adresse fehlt in späteren Vorgängen.
Lösung: Kontrolliere die Kundendaten noch einmal und ergänze die fehlenden Felder.
Fazit
Wenn du einen Kunden von Anfang an sauber anlegst, sparst du dir später viel Nacharbeit. QWORKER kann den Kunden dann für alle weiteren Schritte zuverlässig verwenden.
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