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Kundendetails bearbeiten und pflegen
Kundendaten
Kundendetails bearbeiten und pflegen
Auf der Kundendetailseite sammelst du die wichtigsten Informationen an einem Ort. Du hältst Stammdaten aktuell, ergänzt Kontakte und behältst den Verlauf im Blick.
- wie du Kundendaten nachträglich änderst
- welche Bereiche auf der Detailseite wichtig sind
- wie du Notizen und Dateien nutzt
- wie du den Verlauf sauber hältst
- für aktuelle Stammdaten
- für Kontakte und Dokumente
- für Aufgaben, Termine und Erinnerungen
[Platzhalter für Screenshot: Kundendetails mit rechter Infospalte und Registerkarten]
Kurz gesagt
Die Kundendetailseite ist der zentrale Ort für alles, was mit einem Kunden zusammenhängt. Hier siehst du die Übersicht und kannst die Angaben direkt anpassen, wenn sich etwas ändert.
Wenn du diese Seite sauber pflegst, hast du später weniger Suchaufwand und mehr Klarheit im Team.
So ist es aufgebaut
Hier stehen die Stammdaten wie Adresse, Telefon, Website, Gruppe und Zuständigkeit.
Kontakte, Gesprächsnotizen und Kommunikation bleiben am Kunden gespeichert.
Projekte, Rechnungen, Tickets, Termine und Erinnerungen hängen ebenfalls an der Kundenseite.
Ausführliche Beschreibung
- Öffne den gewünschten Kunden und suche in der Kartenübersicht rechts nach Kunden-Details. Dort siehst du die wichtigsten Stammdaten auf einen Blick.
- Klicke im Drei-Punkte-Menü auf Kunde bearbeiten. Das Bearbeitungsfenster zeigt dieselben Grundfelder wie beim Anlegen eines neuen Kunden.
- Prüfe zuerst den Typ. Bei Organisation bleibt das Namensfeld als Firmenname sichtbar. Bei Person heißt es Name.
- Ändere die Daten, die sich im Alltag am häufigsten ändern: Adresse, Telefon, Website, Zuständigkeit, Kundengruppe, Labels und gegebenenfalls die Währung.
- Wenn du mit Rechnungen arbeitest, prüfe auch Steuernummer, GST-Nummer, Währung, Währungssymbol und Online-Zahlung deaktivieren. Diese Angaben beeinflussen spätere Belege.
- Speichere die Änderungen zum Schluss. Die aktualisierten Daten wirken sofort auf zukünftige Vorgänge, also zum Beispiel auf neue Angebote, Rechnungen oder Bestellungen.
Felder im Detail
Pflicht, wenn du den Kunden änderst. Achte darauf, dass der sichtbare Hauptname korrekt ist. Beispiel: Nordlicht GmbH oder Tom Schulz.
Optional, wenn du die Rechte hast. Hier legst du die zuständige Person und weitere betreuende Teammitglieder fest. Beispiel: Sabine Meier im Feld Inhaber.
Optional. Nutze diese Felder, wenn sich Rechnungs- oder Versanddaten geändert haben. Dazu gehören Adresse, Stadt, Bundesland, PLZ und Land.
Optional. Halte diese Felder aktuell, damit dein Team schnell Rückfragen klären kann. Beispiel: +49 30 123456.
Optional. Diese Werte brauchst du nur, wenn du steuerliche Angaben direkt am Kunden mitführen willst.
Optional und besonders nützlich für Filter. So ordnest du Kunden in Gruppen ein und markierst sie etwa mit Wartung oder Priorität A.
Optional. Wenn du die Felder leer lässt, nutzt QWORKER die Standardwerte. Das ist wichtig, wenn der Kunde in einer anderen Währung abgerechnet wird.
Optional. Aktiviere die Einstellung, wenn der Kunde nicht online bezahlen soll. Das wirkt sich auf den Zahlungsfluss aus.
Was sich im Alltag ändert
- Du findest zu einem Kunden alle Informationen an einer Stelle.
- Das Team kann schneller reagieren, weil der Verlauf sichtbar bleibt.
- Du musst keine Informationen aus mehreren Bereichen zusammensuchen.
- Änderungen an Adresse, Zuständigkeit oder Dokumenten sind sofort nachvollziehbar.
Pflege Änderungen sofort ein, sobald sie auftreten. Besonders Adresse, Telefonnummer und Zuständigkeit sollten immer aktuell sein.
Tipps & Tricks
- Nutze die rechten Kunden-Details für die wichtigsten Stammdaten.
- Halte Labels, Gruppen und Zuständigkeiten aktuell.
- Schreibe nach Telefonaten kurze Notizen in die Kundenseite.
- Lade wichtige Dateien direkt beim Kunden hoch.
- Prüfe regelmäßig, ob alle verknüpften Bereiche noch stimmen.
Praktische Beispiele
Du aktualisierst die Anschrift direkt in der Kundendetailseite, damit alle neuen Belege korrekt sind.
Du speicherst einen Vertrag oder ein Angebot direkt beim Kunden, damit es später schnell auffindbar ist.
Nach einem Telefonat notierst du kurz die wichtigsten Punkte, damit das Team den Verlauf kennt.
Häufige Fragen
F: Wo ändere ich die wichtigsten Kundendaten?
A: Direkt in der Kundendetailseite, meist in den rechten Infokarten oder im Bearbeiten-Dialog.
F: Kann ich mehrere Bereiche eines Kunden pflegen?
A: Ja. Notizen, Dateien, Kontakte und weitere Verknüpfungen gehören alle zur Kundenseite.
F: Warum sollte ich Notizen verwenden?
A: Damit Gespräche, Entscheidungen und offene Punkte später nachvollziehbar bleiben.
F: Kann ich den Verlauf im Team teilen?
A: Ja, wenn die passenden Rechte gesetzt sind, sieht das Team die Informationen mit.
Häufige Probleme & Lösungen
Problem: Änderungen erscheinen nicht.
Lösung: Speichere den Datensatz noch einmal und lade die Seite neu.
Problem: Ein Kontakt fehlt auf der Seite.
Lösung: Prüfe, ob der Kontakt bereits richtig zugeordnet wurde.
Problem: Ich finde die Notizen nicht.
Lösung: Öffne den passenden Kundenbereich und suche nach dem Notizen-Abschnitt oder Tab.
Problem: Die Kundenseite wirkt unvollständig.
Lösung: Prüfe, ob dir alle Bereiche über deine Rechte freigeschaltet sind.
Fazit
Wenn du Kundendetails konsequent pflegst, bleibt die Arbeit mit dem Kunden in QWORKER übersichtlich. Alle wichtigen Informationen sind zentral erreichbar und können im Alltag schnell aktualisiert werden.
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