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Kundendokumente und Dateien
Dateien
Kundendokumente und Dateien
Dateien gehören direkt zum Kunden. So speicherst du Verträge, Angebote, Belege oder Bilder genau dort, wo sie im Alltag gebraucht werden.
- wie du Dateien zum Kunden hochlädst
- wie du Beschreibungen und Ordner nutzt
- wie die Dateiliste aufgebaut ist
- wie du Dateien öffnest, lädst oder löschst
- für Verträge und Belege
- für Bilder und Scans
- für eine saubere Ablage pro Kunde
[Platzhalter für Screenshot: Dateien-Tab mit Dateiliste, Upload-Dialog und Ordneransicht]
Kurz gesagt
Im Datei-Bereich speicherst du alle wichtigen Dokumente direkt am Kunden. Du kannst Dateien hochladen, beschreiben, in Ordnern sortieren und später wieder öffnen oder herunterladen.
So musst du Belege nicht erst in einem separaten System suchen.
So ist es aufgebaut
Die Tabelle zeigt Datei, Größe, Upload und Aktionen.
Wenn der Dateimanager aktiv ist, kannst du Dateien zusätzlich in Ordnern anzeigen.
Hier ziehst du Dateien per Drag & Drop hinein oder wählst sie per Klick aus.
Ausführliche Beschreibung
- Öffne einen Kunden und gehe in die Registerkarte Dateien. Standardmäßig siehst du zuerst die Dateiliste.
- Klicke auf Dateien hinzufügen. Es öffnet sich ein Upload-Fenster mit einer Dropzone.
- Ziehe eine oder mehrere Dateien in die Dropzone oder klicke hinein, um Dateien auszuwählen. Der Upload-Button ist erst aktiv, wenn Dateien vorbereitet sind.
- Für jede Datei kannst du eine Beschreibung eingeben. Dieses Feld ist optional, aber sehr hilfreich, wenn später mehrere ähnliche Dateien vorhanden sind. Beispiel: Vertrag 2026 oder Scan der unterschriebenen Vereinbarung.
- Wenn der Dateimanager aktiv ist, wechsle zusätzlich zur Registerkarte Ordner, um die Ablage in einer Struktur statt nur in einer Liste zu sehen.
- Speichere den Upload mit Speichern. Danach erscheint die Datei in der Liste und kann geöffnet, heruntergeladen oder gelöscht werden.
Felder im Detail
Pflicht über die Dropzone. Hier ziehst du die Datei hinein oder wählst sie per Klick aus.
Optional. Hilft dir später beim Wiedererkennen. Beispiel: Rechnung Februar oder Foto vom Vor-Ort-Termin.
Wenn die Ordneransicht aktiv ist, landet die Datei im gewählten Ordner. So bleibt die Ablage strukturiert.
Die Spalten zeigen dir ID, Dateiname, Größe, Upload und Erstellungsdatum. So erkennst du schnell, was neu ist.
Was sich im Alltag ändert
- Du findest Dokumente direkt am Kunden wieder.
- Verträge, Scans und Bilder liegen an einem Ort.
- Die Ablage wird nachvollziehbarer, wenn du mit Beschreibungen arbeitest.
- Der Dateimanager hilft dir bei einer Ordnerstruktur.
Vergib für ähnliche Dateien immer kurze, aber eindeutige Beschreibungen. Das spart Zeit, sobald mehrere Versionen oder Scans vorhanden sind.
Tipps & Tricks
- Nutze den Upload-Bereich für mehrere Dateien auf einmal.
- Beschrifte Dateien, wenn du später nur den Inhalt und nicht den Dateinamen erkennst.
- Wechsle in die Ordneransicht, wenn du die Ablage pro Struktur sehen willst.
- Prüfe vor dem Löschen, ob die Datei wirklich nicht mehr gebraucht wird.
Praktische Beispiele
Du lädst einen unterschriebenen Vertrag hoch und schreibst als Beschreibung das Vertragsdatum dazu.
Nach einem Vor-Ort-Termin speicherst du ein Foto direkt beim Kunden, damit es später sofort auffindbar ist.
Du legst Dateien in einen Ordner wie Verträge oder Belege, damit die Ablage übersichtlich bleibt.
Häufige Fragen
F: Kann ich mehrere Dateien gleichzeitig hochladen?
A: Ja. Die Dropzone ist genau dafür gedacht.
F: Ist die Beschreibung Pflicht?
A: Nein. Sie ist optional, aber sehr hilfreich für die spätere Suche.
F: Wo finde ich die Ordneransicht?
A: Auf der Registerkarte Ordner, wenn der Dateimanager aktiviert ist.
F: Kann ich Dateien direkt ansehen?
A: Ja. Ein Klick auf die Datei öffnet die Vorschau.
Häufige Probleme & Lösungen
Problem: Der Upload-Button bleibt deaktiviert.
Lösung: Füge zuerst mindestens eine Datei in die Dropzone ein.
Problem: Die Datei wird nicht akzeptiert.
Lösung: Prüfe Dateityp und Dateigröße.
Problem: Ich finde eine Datei später nicht wieder.
Lösung: Verwende Beschreibungen und gegebenenfalls Ordner.
Problem: Die Ordneransicht fehlt.
Lösung: Der Dateimanager ist möglicherweise nicht aktiviert.
Fazit
Kundendokumente und Dateien sind am nützlichsten, wenn du sie direkt beim Kunden und mit klaren Beschreibungen ablegst. So bleibt die Arbeit mit Belegen, Scans und Verträgen im Alltag deutlich einfacher.
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