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Benutzerdefinierte Felder erstellen
Zusatzfelder für Daten, Listen und Vorlagen
Benutzerdefinierte Felder erstellen
Im Bereich Benutzerdefinierte Felder legst du zusätzliche Eingabefelder für Kunden, Kontakte, Projekte, Aufgaben, Tickets, Rechnungen und viele weitere Bereiche an. So bleibt dein Standardformular schlank, während du wichtige Zusatzinfos trotzdem sauber erfassen kannst.
Nur Administratoren und Einstellungen-Admins können diese Seite öffnen. Lege die Feldart beim ersten Speichern fest, denn nachträglich lässt sie sich nicht mehr ändern.
Jeder Tab steht für einen eigenen Bereich wie Kunden, Projekte oder Tickets.
Über Feld hinzufügen legst du neue Felder im aktuellen Bereich an.
Du entscheidest, ob ein Feld intern, in Dokumenten oder auf Kanban-Karten erscheint.
Per Drag & Drop bestimmst du die Reihenfolge der Felder in jedem Bereich.
[Platzhalter für Screenshot: Seite Benutzerdefinierte Felder mit den Tabs für Kunden, Projekte und Tickets]
[Platzhalter für Screenshot: Dialog Feld hinzufügen mit Titel, Feldtyp und Optionen]
[Platzhalter für Screenshot: Liste benutzerdefinierter Felder mit Drag & Drop-Sortierung]
Kurz gesagt
Benutzerdefinierte Felder helfen dir, Zusatzdaten dort zu speichern, wo sie gebraucht werden. Du legst für jeden Bereich eigene Felder an und entscheidest danach, ob die Werte nur intern, in Listen, in Vorlagen oder auch für Kunden sichtbar sind.
Der normale Ablauf ist einfach: Bereich wählen, Feld anlegen, Sichtbarkeit festlegen, speichern und bei Bedarf sortieren.
So ist es aufgebaut
Gehe zu Einstellungen > Setup > Benutzerdefinierte Felder.
Wähle den Bereich aus, in dem das neue Feld später erscheinen soll.
Trage Titel, Feldtyp, Optionen und die passende Sichtbarkeit ein.
Speichere das Feld und ziehe es anschließend an die gewünschte Position.
Ausführliche Beschreibung
Den passenden Bereich öffnen
- Öffne links im Menü den Bereich Einstellungen.
- Wechsle in Setup und klicke auf Benutzerdefinierte Felder.
- QWORKER zeigt dir Tabs für die Bereiche an, in denen Zusatzfelder möglich sind.
- Die sichtbaren Tabs hängen von den aktiven Modulen ab, zum Beispiel Kunden, Projekte, Tickets oder Rechnungen.
Ein neues Feld anlegen
- Klicke auf Feld hinzufügen.
- Wähle zuerst den gewünschten Bereich, falls du nicht bereits im richtigen Tab bist.
- Trage den Titel ein. Das ist der sichtbare Name des Feldes.
- Optional kannst du einen Titel-Sprachschlüssel hinterlegen, wenn der Text übersetzbar sein soll.
- Ergänze optional einen Platzhalter und bei Bedarf einen Platzhalter-Sprachschlüssel.
- Trage bei Bedarf einen Variablenname der Vorlage ein. QWORKER schreibt ihn automatisch groß und erlaubt nur Buchstaben, Zahlen und Unterstriche.
- Wähle den Feldtyp.
- Falls du ein Auswahlfeld nutzt, fülle die Optionen aus.
- Aktiviere Pflicht, wenn das Feld beim Speichern nicht leer bleiben darf.
- Aktiviere die passenden Sichtbarkeitsoptionen für Listen, Dokumente, Karten oder das eingebettete Formular.
- Speichere das Feld.
Ein vorhandenes Feld bearbeiten und sortieren
- Klicke in der Liste auf das Stift-Symbol neben dem Feld.
- Passe Titel, Platzhalter und Sichtbarkeit an.
- Wenn das Feld bereits existiert, bleibt der Feldtyp gesperrt. Das ist normal.
- Ziehe das Feld per Drag & Drop an die gewünschte Position, wenn es weiter oben oder unten erscheinen soll.
- QWORKER speichert die neue Sortierung automatisch.
Feldtypen kurz erklärt
| Feld | Pflicht? | Wann sichtbar? | Wofür? | Beispiel |
|---|---|---|---|---|
| Titel | Ja | Immer | Sichtbarer Name des Feldes | Lieferhinweis |
| Titel-Sprachschlüssel | Nein | Immer | Übersetzbarer Titel für mehrsprachige Setups | custom_field_lieferhinweis |
| Platzhalter | Nein | Immer | Hilfetext im Eingabefeld | Bitte kurze Lieferhinweise eintragen |
| Platzhalter-Sprachschlüssel | Nein | Immer | Übersetzbarer Platzhaltertext | custom_field_lieferhinweis_placeholder |
| Variablenname der Vorlage | Nein | Immer | Wird in Vorlagen, PDFs und Texten verwendet | LIEFERHINWEIS |
| Feldtyp | Ja beim Anlegen | Nur beim ersten Speichern | Bestimmt die Eingabeart | Text oder Auswählen |
| Optionen | Nein | Nur bei Auswahlfeldern | Werte für Dropdowns und Auswahlfelder | Standard, Express, Abholung |
| Pflicht | Nein | Immer | Verlangt einen Wert beim Speichern | An |
| Filter hinzufügen | Nein | Nur bei Auswahlfeldern und nicht bei Terminen | Macht das Feld als Filter in Listen nutzbar | An |
| Sichtbarkeit | Pflicht? | Wann sichtbar? | Wofür? | Beispiel |
|---|---|---|---|---|
| In Tabelle anzeigen | Nein | Nicht bei Terminen | Zeigt das Feld in Listen an | Aktiv für Kunden |
| In Rechnung anzeigen | Nein | Nur bei Kunden und Rechnungen | Macht den Wert in Rechnungen sichtbar | Lieferhinweis auf der Rechnung |
| Im Angebot anzeigen | Nein | Nur bei Angeboten | Zeigt den Wert im Angebot an | Projektklasse im Angebot |
| Im Vertrag anzeigen | Nein | Nur bei Verträgen | Übernimmt den Wert in Verträge | Laufzeit-Hinweis |
| Im Abonnement anzeigen | Nein | Nur bei Abonnements | Zeigt den Wert in Abos und wiederkehrenden Belegen | Vertragslaufzeit |
| Im Vorschlag anzeigen | Nein | Nur bei Vorschlägen | Zeigt den Wert im Vorschlag an | Freigabe-Status |
| In Bestellung anzeigen | Nein | Nur bei Bestellungen | Nimmt das Feld in Bestellungen mit | Lieferart |
| Nur für Administratoren sichtbar | Nein | Nicht bei Terminen | Blendet das Feld für normale Nutzer aus | Interne Notiz |
| Für Kunden ausblenden | Nein | Nur in vielen Kunden- und Projektbereichen | Versteckt sensible Werte vor Kunden | Interne Freigabeinfo |
| Bearbeitung durch Kunden deaktivieren | Nein | Nur bei Kunden und Kundenkontakten | Verhindert Änderungen durch Kunden | An |
| Auf Kanban-Karte anzeigen | Nein | Nur bei Leads und Aufgaben | Zeigt den Wert direkt in der Kanban-Ansicht | Priorität |
| Im eingebetteten Formular anzeigen | Nein | Nur bei Leads | Macht das Feld im eingebetteten Lead-Formular sichtbar | Kampagnenquelle |
Was sich im Alltag ändert
- Du sammelst Zusatzinfos direkt in den passenden Formularen statt in freien Notizen.
- Listen können um eigene Spalten und Filter ergänzt werden.
- Wichtige Werte erscheinen in Rechnungen, Angeboten, Verträgen oder Vorschlägen, wenn du das aktivierst.
- Leads und Aufgaben können eigene Werte auch direkt auf der Kanban-Karte anzeigen.
- Vorlagen und PDFs können auf die hinterlegten Variablen zugreifen.
Tipps & Tricks
- Nutze für übersetzte Inhalte die Sprachschlüssel, damit derselbe Feldname in allen Sprachen sauber erscheint.
- Halte den Variablennamen der Vorlage kurz, eindeutig und in Großbuchstaben.
- Wähle für Auswahlfelder eine kleine, klare Optionsliste. Das macht Auswertung und Filter leichter.
- Aktiviere Für Kunden ausblenden nur dann, wenn das Feld wirklich intern bleiben soll.
- Setze Pflicht nur bei Daten, die im Arbeitsalltag wirklich immer gebraucht werden.
Praktische Beispiele
Lege für Kunden ein Textfeld mit dem Titel Kundennummer intern an und blende es für Kunden aus.
Für Leads nutzt du ein Auswahlfeld mit Optionen wie Website, Messe und Empfehlung.
Ein Feld für Rechnungen zeigt einen kurzen Lieferhinweis direkt im Dokument an.
FAQ
F: Kann ich die Feldart später ändern?
A: Nein. Lege die gewünschte Feldart beim Erstellen fest.
F: Warum sehe ich bei meinem Feld keine Optionen?
A: Optionen erscheinen nur bei Auswahlfeldern.
F: Kann ein Feld in mehreren Bereichen erscheinen?
A: Nein. Ein Feld gehört immer zu einem konkreten Bereich. Lege es bei Bedarf zusätzlich in einem anderen Tab an.
F: Wofür ist der Variablenname der Vorlage gedacht?
A: Damit kannst du den Feldwert in Vorlagen, PDFs und Texten wiederverwenden.
Häufige Probleme & Lösungen
Problem: Das Feld erscheint nicht im Formular.
Lösung: Prüfe den richtigen Tab und die Sichtbarkeitsoptionen. Bei Dokumenten müssen die passenden Anzeigen aktiviert sein.
Problem: Kunden sehen ein Feld, das intern bleiben sollte.
Lösung: Aktiviere Nur für Administratoren sichtbar oder Für Kunden ausblenden, je nach Bereich.
Problem: Das Feld lässt sich nicht mehr umbenennen wie erwartet.
Lösung: Ändere Titel oder Sprachschlüssel. Den Feldtyp selbst kannst du nach dem Anlegen nicht mehr wechseln.
Problem: Die Auswahlwerte fehlen.
Lösung: Verwende bei Auswahlfeldern die Optionen und trenne die Werte klar, zum Beispiel mit kurzen, eindeutigen Begriffen.
Problem: Das Feld wird nicht in Filtern angeboten.
Lösung: Aktiviere Filter hinzufügen und nutze einen Feldtyp mit Auswahlwerten.
Fazit
Mit benutzerdefinierten Feldern passt du QWORKER an deine Abläufe an, ohne die Standardmaske zu überladen. Wenn du Bereiche, Feldtypen und Sichtbarkeit bewusst planst, bleiben Eingaben sauber, Listen übersichtlich und Vorlagen deutlich aussagekräftiger.
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