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E-Mail-Einstellungen konfigurieren
Zuverlässigen Versand sicherstellen
E-Mail-Einstellungen konfigurieren
Im Bereich E-Mail legst du fest, wie QWORKER Nachrichten verschickt. So kommen Systemmails, Benachrichtigungen und Rechnungen mit dem richtigen Absender und über den passenden Versandweg an.
Die sichtbaren Felder ändern sich je nach E-Mail-Protokoll. Wähle zuerst den Versandweg aus. Danach blendet QWORKER nur die Eingaben ein, die du für diesen Weg wirklich brauchst.
Mail, SMTP, Microsoft Outlook oder Gmail API bestimmen, wie Nachrichten verschickt werden.
Name und E-Mail-Adresse werden als Absender in den Systemmails verwendet.
Für SMTP, Microsoft Outlook oder Gmail API kommen zusätzlich Zugangsdaten und Freigaben dazu.
Mit einer Test-E-Mail erkennst du sofort, ob die Konfiguration funktioniert.
[Platzhalter für Screenshot: Seite E-Mail-Einstellungen mit dem Auswahlfeld E-Mail-Protokoll]
[Platzhalter für Screenshot: SMTP-Block mit SMTP-Host, SMTP-Benutzer, SMTP-Passwort und SMTP-Port]
[Platzhalter für Screenshot: Autorisierungsbereich für Microsoft Outlook oder Gmail API mit Speichern & autorisieren]
Kurz gesagt
Hier legst du fest, über welchen Kanal QWORKER E-Mails verschickt. Wenn der Absender korrekt eingetragen ist und die Zugangsdaten stimmen, werden Benachrichtigungen, Rechnungen und andere Systemmails zuverlässig zugestellt.
Für einfache Setups reicht oft Mail oder SMTP. Wenn du Microsoft 365 oder Gmail direkt anbinden willst, nutzt du die jeweilige Autorisierung.
So ist es aufgebaut
Gehe zu Einstellungen > App-Einstellungen > E-Mail.
Entscheide dich für Mail, SMTP, Microsoft Outlook oder Gmail API.
Pflichtfelder erscheinen nur für den gewählten Versandweg.
Speichere die Angaben und sende bei Bedarf direkt eine Test-Mail.
Ausführliche Beschreibung
Den Bereich öffnen
- Öffne links in den Einstellungen die Gruppe App-Einstellungen.
- Klicke auf E-Mail.
- QWORKER öffnet die Seite E-Mail-Einstellungen mit dem Formular für den Versandweg.
- Oben wählst du zuerst das E-Mail-Protokoll.
Mail oder SMTP einrichten
- Wähle Mail, wenn der Server die E-Mails direkt versenden soll, oder SMTP, wenn du einen Mailserver mit Zugangsdaten nutzt.
- Trage den E-Mail gesendet von Name ein. Dieses Feld ist Pflicht, damit Empfänger den Absender erkennen.
- Trage die E-Mail gesendet von Adresse ein, zum Beispiel info@muster.de.
- Bei SMTP erscheinen zusätzlich SMTP-Host, SMTP-Benutzer, SMTP-Passwort, SMTP-Port und Sicherheitsart.
- Wähle bei Sicherheitsart je nach Anbieter -, TLS oder SSL.
- Gib optional im Feld Test-E-Mail senden an eine Adresse ein, an die du die Probe senden willst.
- Speichere danach mit Speichern.
Microsoft Outlook oder Gmail API verbinden
- Wähle Microsoft Outlook oder Gmail API.
- Jetzt blendet QWORKER die Autorisierungsfelder ein und ersetzt den normalen Speichern-Button durch Speichern & autorisieren.
- Im Formular heißen die Eingabefelder Google Client ID und Google Client Secret. Sie werden hier auch für Microsoft Outlook verwendet.
- Kopiere die angezeigte Weiterleitungs-URI in die Freigabe- oder Redirect-Liste des jeweiligen Anbieters.
- Speichere die Daten und folge danach der Weiterleitung zu Microsoft Azure Portal oder Google API Console.
- Nach erfolgreicher Freigabe zeigt QWORKER den Status Autorisiert an.
Eine Test-E-Mail senden
- Trage im Feld Test-E-Mail senden an deine eigene Adresse ein.
- Speichere die Einstellungen.
- Wenn die Verbindung korrekt ist, erscheint die Meldung Die Test-E-Mail wurde gesendet!.
- Wenn etwas nicht stimmt, zeigt QWORKER stattdessen einen Fehler beim Senden an.
| Feld | Pflicht? | Wann sichtbar? | Wofür? | Beispiel |
|---|---|---|---|---|
| E-Mail-Protokoll | Ja | Immer | Bestimmt den Versandweg | SMTP |
| E-Mail gesendet von Name | Ja | Bei Mail und SMTP | Absendername in Systemmails | QWORKER Support |
| E-Mail gesendet von Adresse | Ja | Bei Mail und SMTP | Absenderadresse für den Versand | info@muster.de |
| SMTP-Host | Ja | Nur bei SMTP | Serveradresse des Mailanbieters | smtp.muster.de |
| SMTP-Benutzer | Ja | Nur bei SMTP | Benutzername für den Mailserver | user@muster.de |
| SMTP-Passwort | Ja | Nur bei SMTP | Passwort oder App-Passwort | ****** |
| SMTP-Port | Ja | Nur bei SMTP | Port des Mailservers | 587 |
| Sicherheitsart | Nein | Nur bei SMTP | Verschlüsselung des Mailkanals | TLS |
| Google Client ID | Ja | Bei Microsoft Outlook und Gmail API | OAuth-Zugang für die Freigabe | 12345.apps.googleusercontent.com |
| Google Client Secret | Ja | Bei Microsoft Outlook und Gmail API | Geheimer Teil der OAuth-Freigabe | ****** |
| Autorisierte Weiterleitungs-URI | Nein | Bei Microsoft Outlook und Gmail API | Rückleitungsadresse für die Freigabe | Die angezeigte Weiterleitungs-URI |
| Status | Nein | Bei Microsoft Outlook und Gmail API | Zeigt den Autorisierungsstatus an | Autorisiert |
| Test-E-Mail senden an | Nein | Immer sichtbar | Sendet eine Probe an die angegebene Adresse | dein.name@firma.de |
Wenn du die Zugangsdaten änderst, setzt QWORKER die SMTP-Autorisierung zurück. Prüfe danach immer noch einmal die Test-Mail, damit du sofort siehst, ob der neue Versandweg funktioniert.
Was sich im Alltag ändert
- Benachrichtigungen kommen mit einem einheitlichen Absender an.
- Rechnungen und andere Systemmails werden über den richtigen Kanal verschickt.
- Mit einer Test-Mail erkennst du Fehler in der Mailkonfiguration sofort.
- Microsoft Outlook und Gmail API lassen sich sauber über Autorisierung anbinden.
- Wenn der Versand einmal umgestellt werden muss, passt du nur diesen Bereich an.
Tipps & Tricks
- Nutze für einfache Setups zuerst Mail oder SMTP.
- Trage bei E-Mail gesendet von Adresse eine echte Mailadresse deiner Domain ein.
- Wenn dein Anbieter ein App-Passwort verlangt, verwende nicht das normale Login-Passwort.
- Bei Microsoft Outlook und Gmail API musst du die Weiterleitungs-URI exakt übernehmen.
- Teste die Konfiguration immer mit einer echten Adresse, bevor du sie produktiv nutzt.
Praktische Beispiele
Dein Provider liefert SMTP-Daten. Du trägst Host, Benutzer, Passwort, Port und TLS ein und sendest danach eine Test-Mail.
Du wählst Microsoft Outlook, hinterlegst Client-ID und Secret, autorisierst den Zugriff und verschickst danach alle E-Mails darüber.
Nach jeder Änderung sendest du an deine eigene Adresse eine Test-Mail und kontrollierst den Posteingang.
FAQ
F: Welches Protokoll soll ich wählen?
A: Mail ist am einfachsten, SMTP ist der klassische Standard, und Microsoft Outlook oder Gmail API nutzt du für die direkte Kontofreigabe.
F: Warum sehe ich nicht alle Felder?
A: Die Felder hängen vom ausgewählten E-Mail-Protokoll ab.
F: Muss ich immer eine Test-Mail senden?
A: Nein, aber es ist sehr empfehlenswert.
F: Was bedeutet Nicht autorisiert?
A: Der Zugriff auf Microsoft Outlook oder Gmail wurde noch nicht freigegeben oder muss nach einer Änderung erneut bestätigt werden.
Häufige Probleme & Lösungen
Problem: Die Test-Mail kommt nicht an.
Lösung: Prüfe Protokoll, Absenderadresse, Host, Benutzer, Passwort und Port. Sende danach noch einmal eine Test-Mail.
Problem: Microsoft Outlook oder Gmail zeigt keinen gültigen Status an.
Lösung: Kontrolliere die Weiterleitungs-URI und führe die Autorisierung erneut aus.
Problem: Der Absender erscheint falsch.
Lösung: Passe E-Mail gesendet von Name und E-Mail gesendet von Adresse an.
Problem: Nach einer Änderung ist die Verbindung nicht mehr gültig.
Lösung: Änderungen an Zugangsdaten setzen die Autorisierung zurück. Autorisiere den Versandweg danach neu.
Fazit
Sauber konfigurierte E-Mail-Einstellungen sorgen dafür, dass QWORKER Nachrichten zuverlässig verschickt und beim Empfänger professionell wirkt. Wenn du das passende Protokoll, den korrekten Absender und eine erfolgreiche Test-Mail hast, ist der Versand einsatzbereit.
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