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Firmeneinstellungen konfigurieren
Firmenstammdaten pflegen
Firmeneinstellungen konfigurieren
Im Bereich Unternehmen hinterlegst du die Daten, die QWORKER in Belegen, PDFs und Übersichten verwendet. So bleiben Firmenname, Adresse, Logo und Kontaktdaten überall konsistent.
Der Eintrag Standardunternehmen ist geschützt. Solange er als Standard gesetzt ist, kann er nicht gelöscht werden.
Firmenname, Adresse, Telefon, E-Mail und Webseite werden zentral gepflegt.
Die Daten erscheinen in Rechnungen, Angeboten, Bestellungen und PDF-Ausgaben.
Ein Standardeintrag wird für neue Vorgänge automatisch bevorzugt.
Das Logo erscheint in der Liste und in vielen Belegdokumenten.
Zusatzfelder erscheinen nur, wenn sie für Unternehmen eingerichtet sind.
[Platzhalter für Screenshot: Seite Unternehmenseinstellungen mit der Liste und dem Button Unternehmen hinzufügen]
[Platzhalter für Screenshot: Dialog Unternehmen hinzufügen mit Firmenname, Adresse, Kontaktfeldern und Logo]
[Platzhalter für Screenshot: Unternehmensliste mit den Spalten Logo und Unternehmensinformationen]
Kurz gesagt
Hier verwaltest du die Firmendaten, die QWORKER in allen wichtigen Ausgaben verwendet. Wenn Firmenname, Adresse und Logo sauber gepflegt sind, wirken Rechnungen, Angebote und andere Belege einheitlich.
Du kannst mehrere Unternehmen anlegen und ein Standardunternehmen setzen, damit neue Vorgänge direkt die richtige Basis haben.
So ist es aufgebaut
Gehe in Einstellungen > Vertrieb & Interessenten > Unternehmen.
Öffne ein bestehendes Unternehmen oder klicke auf Unternehmen hinzufügen.
Pflichtfeld ist nur der Firmenname, alle weiteren Angaben sind optional.
Setze bei Bedarf Standardunternehmen und speichere den Eintrag.
Ausführliche Beschreibung
Die Unternehmensliste öffnen
- Öffne links in den Einstellungen die Gruppe Vertrieb & Interessenten.
- Klicke dort auf Unternehmen.
- Oben siehst du die Überschrift Unternehmenseinstellungen und den Button Unternehmen hinzufügen.
- In der Tabelle erscheinen die Spalten Logo und Unternehmensinformationen.
Ein neues Unternehmen anlegen
- Klicke auf Unternehmen hinzufügen.
- Trage den Firmennamen ein. Dieses Feld ist Pflicht.
- Ergänze bei Bedarf Adresse, Telefon, E-Mail-Adresse, Webseite, Umsatzsteuer-ID und GST-Nummer.
- Setze Standardunternehmen, wenn dieser Eintrag für neue Vorgänge bevorzugt verwendet werden soll.
- Lade das Unternehmenslogo hoch und prüfe die Vorschau.
- Speichere den Eintrag.
Ein vorhandenes Unternehmen bearbeiten
- Klicke in der Liste auf das Bearbeiten-Symbol.
- Ändere die Kontaktdaten oder ergänze fehlende Informationen.
- Wenn sich die Hauptfirma geändert hat, setze den Haken bei Standardunternehmen.
- Speichere danach direkt, damit neue Belege die aktuellen Daten verwenden.
Das Logo pflegen
- Nutze die Upload-Fläche im Formular, um ein Logo hochzuladen.
- Das Logo sollte möglichst sauber und nicht zu groß sein. Für die Anzeige ist 300x100 px ein guter Richtwert.
- Nach dem Speichern siehst du das Logo in der Liste und in vielen Ausgaben wieder.
| Feld | Pflicht? | Wann sichtbar? | Wofür? | Beispiel |
|---|---|---|---|---|
| Firmenname | Ja | Beim Anlegen und Bearbeiten | Name des Unternehmens in der Liste und in Belegen | Muster GmbH |
| Adresse | Nein | Beim Anlegen und Bearbeiten | Postadresse des Unternehmens | Musterstraße 12, 12345 Berlin |
| Telefon | Nein | Beim Anlegen und Bearbeiten | Telefonnummer für Rückfragen | +49 30 1234567 |
| E-Mail-Adresse | Nein | Beim Anlegen und Bearbeiten | Kontaktadresse für das Unternehmen | info@muster.de |
| Webseite | Nein | Beim Anlegen und Bearbeiten | URL der Firmenwebseite | https://muster.de |
| Umsatzsteuer-ID | Nein | Beim Anlegen und Bearbeiten | Steuerliche Kennung | DE123456789 |
| GST-Nummer | Nein | Beim Anlegen und Bearbeiten | Zusätzliche Steuerkennzeichnung, falls nötig | 1234567890 |
| Standardunternehmen | Nein | Beim Anlegen und Bearbeiten | Legt fest, welches Unternehmen standardmäßig verwendet wird | Aktiver Haken für die Hauptfirma |
| Unternehmenslogo | Nein | Beim Anlegen und Bearbeiten | Logo für Liste und Belege | 300x100 px |
| Benutzerdefinierte Felder | Nein | Nur wenn für Unternehmen benutzerdefinierte Felder eingerichtet wurden | Zusatzinfos für das Unternehmen | Interne Kennung |
Änderst du Firmenname, Adresse oder Logo, übernehmen neu erzeugte Rechnungen, Angebote und Bestellungen die aktuellen Daten. Prüfe deshalb nach jeder größeren Änderung die Ausgabe einmal als PDF.
Was sich im Alltag ändert
- Belege und PDFs wirken einheitlich, weil die Firmendaten zentral gepflegt sind.
- Das richtige Unternehmen kann als Standard für neue Vorgänge genutzt werden.
- Logo, Adresse und Steuerdaten müssen nicht in jeder Maske erneut eingetragen werden.
- Die Liste zeigt auf einen Blick, welche Firmen vorhanden sind und welches Unternehmen Standard ist.
- Wenn sich deine Firmendaten ändern, passt du sie nur an einer Stelle an.
Tipps & Tricks
- Pflege zuerst den Firmennamen und danach die Kontaktdaten. So bleibt der Eintrag sofort eindeutig.
- Nutze möglichst ein sauberes Logo mit wenig Rand, damit es in Belegen gut aussieht.
- Wenn du mehrere Firmen nutzt, lege für jede einen klaren Namen an und markiere nur eine als Standard.
- Prüfe nach Änderungen an Adresse oder Steuerdaten die nächste PDF-Ausgabe.
- Verwende die Liste und die Spalte Unternehmensinformationen, um vor dem Drucken schnell zu kontrollieren, ob alles stimmt.
Praktische Beispiele
Die Firma zieht um. Du änderst Adresse, Telefon und Webseite und speicherst den Eintrag erneut.
Ein neuer Unternehmenssitz wird zur Hauptfirma. Du setzt den Haken bei Standardunternehmen.
Für eine neue Markenlinie lädst du ein neues Unternehmenslogo hoch und prüfst die PDF-Vorschau.
FAQ
F: Kann ich mehrere Unternehmen anlegen?
A: Ja. Die Liste unterstützt mehrere Einträge.
F: Kann ich das Standardunternehmen löschen?
A: Nein. Solange ein Eintrag als Standard gesetzt ist, bleibt er geschützt.
F: Werden alte PDFs automatisch geändert?
A: Neu erzeugte Dokumente verwenden die aktuellen Daten. Bereits exportierte PDFs bleiben unverändert.
F: Warum erscheint mein Logo nicht?
A: Prüfe den Upload, die Vorschau und ob du den richtigen Unternehmenseintrag bearbeitet hast.
Häufige Probleme & Lösungen
Problem: Das Standardunternehmen lässt sich nicht löschen.
Lösung: Das ist absichtlich so. Entferne zuerst die Standardmarkierung, wenn ein anderer Eintrag Standard sein soll.
Problem: Das Logo sieht in der Ausgabe schlecht aus.
Lösung: Nutze ein ruhiges Logo mit passender Größe, idealerweise im Verhältnis 300x100 px.
Problem: Die Daten erscheinen nicht in neuen Belegen.
Lösung: Prüfe, ob im Vorgang das richtige Unternehmen verwendet wird oder ob der Eintrag als Standard gesetzt ist.
Problem: Das Feld für Zusatzdaten fehlt.
Lösung: Dann sind für Unternehmen noch keine benutzerdefinierten Felder eingerichtet.
Fazit
Sauber gepflegte Firmendaten sorgen dafür, dass QWORKER überall mit den richtigen Angaben arbeitet. Wenn du den Standardeintrag bewusst setzt und das Logo sowie die Kontaktdaten aktuell hältst, wirken Belege und Dokumente professionell und konsistent.
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