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Artikel in Angeboten und Rechnungen nutzen
Artikel als Belegposition verwenden
Artikel in Angeboten und Rechnungen nutzen
In einem Angebot oder einer Rechnung heißen die Zeilen Posten. Dort kannst du einen vorhandenen Artikel aus der Bibliothek auswählen oder direkt einen neuen Posten erstellen. QWORKER übernimmt dabei die wichtigsten Werte wie Beschreibung, Einheit und Preis automatisch.
Der Artikelstamm und der Beleg sind zwei verschiedene Ebenen. Wenn du einen Artikel später änderst, bleiben bereits gespeicherte Angebote und Rechnungen so erhalten, wie sie damals gespeichert wurden.
Im Feld Posten suchst du den passenden Artikel aus der Vorschlagsliste aus oder erstellst direkt einen neuen Eintrag.
Beschreibung, Einheitstyp und Preis werden nach der Auswahl automatisch gefüllt. In Rechnungen kommt zusätzlich die Steuerkennzeichnung dazu.
Fehlt der Artikel noch, kannst du direkt im Beleg einen neuen Posten erstellen und in die Bibliothek übernehmen.
Prüfe Menge, Preis und Einheit einmal kurz und speichere den Beleg dann direkt ab.
[Platzhalter für Screenshot: Positionsdialog in Angebot oder Rechnung mit Posten-Auswahl, Menge, Einheitstyp, Preis und Speichern-Button]
Kurz gesagt
Mit der Artikelbibliothek musst du Leistungen und Produkte nicht bei jedem Beleg neu eingeben. Du wählst den passenden Posten aus, passt nur noch die Menge an und speicherst den Beleg.
Das spart Zeit, reduziert Tippfehler und sorgt dafür, dass Angebote und Rechnungen mit denselben Stammdaten arbeiten.
So ist es aufgebaut
Öffne ein Angebot oder eine Rechnung und gehe zum Bereich mit den Positionen.
Klicke auf Posten hinzufügen, um eine neue Zeile anzulegen.
Suche den Posten über die Vorschlagsliste oder erstelle einen neuen Eintrag.
Kontrolliere die übernommenen Werte und speichere dann den Beleg.
Ausführliche Beschreibung
- Öffne ein Angebot oder eine Rechnung, an der du arbeiten willst.
- Wechsle in den Bereich Positionen beziehungsweise zu den einzelnen Posten.
- Klicke auf Posten hinzufügen.
- Im Feld Posten kannst du den gewünschten Artikel suchen. Die Vorschlagsliste zeigt dir vorhandene Einträge an und bietet auch den Weg Aus Liste auswählen oder neuen Posten erstellen....
- Wenn der Artikel nicht existiert, wähle Neuen Posten erstellen und lege ihn direkt an.
- Nach der Auswahl füllt QWORKER die wichtigsten Angaben automatisch aus. Dazu gehören meist Beschreibung, Einheitstyp und Preis.
- In Rechnungen kannst du zusätzlich prüfen, ob der Posten steuerpflichtig sein soll. Passe die Einstellung nur an, wenn sie zum Artikel passt.
- Ändere bei Bedarf die Menge oder den Preis. Der Beleg zeigt dir die Summe sofort neu an.
- Füge weitere Posten hinzu, wenn du mehrere Positionen brauchst.
- Speichere den Beleg am Ende mit Speichern oder gehe direkt zum nächsten Arbeitsschritt, zum Beispiel Vorschau oder Versand.
| Feld | Pflicht? | Wo sichtbar? | Wofür? | Beispiel |
|---|---|---|---|---|
| Posten | Ja | Positionsdialog | Wählt den Artikel aus der Bibliothek | Wartungspaket Basic |
| Beschreibung | Nein | Positionsdialog | Kurztext oder Zusatzinfo zum Posten | Monatliche Betreuung |
| Menge | Ja | Positionsdialog | Anzahl oder Umfang | 1, 5 oder 12 |
| Einheitstyp / Einheit | Nein | Positionsdialog und Artikeldaten | Zeigt die Mengeneinheit an | Std. oder Stück |
| Preis | Ja | Positionsdialog | Einzelpreis des Postens | 149,00 |
| Steuerpflichtig | Nein | Nur in Rechnungen, wenn das Feld angezeigt wird | Kennzeichnet steuerpflichtige Posten | Aktiv |
Wenn du einen neuen Posten direkt im Beleg anlegst, wird er in die Artikelbibliothek übernommen. So kannst du ihn später in weiteren Angeboten und Rechnungen erneut verwenden.
Was sich im Alltag ändert
- Du musst Standardleistungen und Standardprodukte nicht jedes Mal neu schreiben.
- Die Preise bleiben konsistent, weil sie aus dem Artikelstamm kommen.
- Neue Angebote und Rechnungen gehen schneller, weil die wichtigsten Werte automatisch gefüllt werden.
- Wenn du ein Angebot in eine Rechnung übernimmst, kannst du die Positionen mitnehmen.
- Spätere Änderungen am Artikelstamm beeinflussen alte Belege nicht rückwirkend.
Tipps & Tricks
- Lege wiederkehrende Leistungen als eigene Artikel an, damit du sie schnell auswählen kannst.
- Nutze kurze, eindeutige Titel, damit die Suche in der Vorschlagsliste sauber funktioniert.
- Kontrolliere nach der Auswahl immer kurz Menge und Preis, bevor du speicherst.
- Wenn du häufig Angebote in Rechnungen umwandelst, prüfe die übernommenen Positionen einmal vor dem Versand.
- Halte den Rechnungs-Preis-Modus einheitlich, damit Netto und Brutto nicht durcheinander geraten.
Praktische Beispiele
Du wählst im Angebot den Artikel Wartung monatlich aus und übernimmst ihn später in die Rechnung.
Ein Hardware-Artikel wird mit der Einheit Stück und dem passenden Preis in die Rechnung gezogen.
Du legst im Beleg einen einmaligen Sonderposten an und speicherst ihn trotzdem in der Bibliothek.
FAQ
F: Muss ich einen Artikel immer vorher anlegen?
A: Nein. Du kannst im Beleg auch direkt einen neuen Posten erstellen.
F: Warum sehe ich bei manchen Positionen kein Feld für die Steuer?
A: Das hängt von der Belegart und den sichtbaren Feldern ab. In Rechnungen kann der Steuer-Haken zusätzlich angezeigt werden.
F: Werden Änderungen am Artikel automatisch auf alte Belege übernommen?
A: Nein. Bereits gespeicherte Angebote und Rechnungen behalten ihre gespeicherten Werte.
F: Kann ich Positionen aus einem Angebot in eine Rechnung mitnehmen?
A: Ja. Beim Übernehmen können die Positionen kopiert werden, damit du sie nicht neu eingeben musst.
Häufige Probleme & Lösungen
Problem: Ich finde den Artikel in der Vorschlagsliste nicht.
Lösung: Prüfe die Schreibweise oder lege den Posten direkt neu an.
Problem: Der Preis passt nicht zum Artikel.
Lösung: Kontrolliere zuerst den Artikelstamm und danach den Rechnungs-Preis-Modus.
Problem: Die Einheit ist falsch übernommen worden.
Lösung: Prüfe die Zuordnung im Artikel und die hinterlegte Einheit im Formular.
Problem: Ein alter Beleg zeigt nach einer Artikeländerung keine neue Beschreibung.
Lösung: Das ist normal. Bereits gespeicherte Belege bleiben unverändert.
Fazit
Wenn du Artikel als Posten in Angeboten und Rechnungen nutzt, arbeitest du schneller und mit weniger Fehlern. Die Artikelbibliothek spart Eingaben, sorgt für einheitliche Daten und macht spätere Belege deutlich einfacher.
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