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Vorschlag in Projekt und Rechnung umwandeln
Akzeptierte Vorschläge als nächste Arbeitsschritte nutzen
Vorschlag in Projekt und Rechnung umwandeln
Ist ein Vorschlag akzeptiert, kannst du ihn in der Vorschlagsinformationen-Karte direkt als Projekt erstellen oder Rechnung erstellen weiterverwenden. QWORKER öffnet dafür die passenden Formulare und übernimmt die wichtigsten Daten aus dem Vorschlag.
- wann die Umwandlungsaktionen sichtbar sind
- wie du aus einem Vorschlag ein Projekt anlegst
- wie du eine Rechnung mit übernommenen Positionen erzeugst
- welche Daten QWORKER dabei automatisch vorbefüllt
- für saubere Folgeprozesse nach der Freigabe
- für weniger doppelte Eingaben
- für eine klare Verbindung zwischen Vorschlag, Projekt und Rechnung
[Platzhalter für Screenshot: akzeptierter Vorschlag mit dem Menü „Vorschlagsinformationen“ sowie die geöffneten Formulare „Projekt erstellen“ und „Rechnung erstellen“]
Kurz gesagt
QWORKER zeigt die Umwandlungsaktionen nur bei akzeptierten Vorschlägen. In der Karte Vorschlagsinformationen findest du dann die Schaltflächen Projekt erstellen und Rechnung erstellen. Die Annahme selbst legt noch kein Projekt und keine Rechnung an.
Beim Projekt wird der Zusammenhang mit dem Vorschlag gespeichert. Bei der Rechnung übernimmt QWORKER zusätzlich die Vorschlagsposten automatisch. So sparst du Zeit und musst die Daten nicht noch einmal neu erfassen.
So ist es aufgebaut
Nur dann erscheinen die Folgeaktionen in der Detailkarte.
Die Aktionen liegen im Menü der Vorschlagsinformationen.
Das passende Projekt- oder Rechnungsformular öffnet sich direkt mit Vorbelegung.
Der neue Datensatz bleibt mit dem Vorschlag verbunden.
Ausführliche Beschreibung
- Prüfe zuerst, ob der Vorschlag den Status Akzeptiert hat. Nur dann sind die Folgeschritte sichtbar.
- Öffne die Vorschlagansicht und gehe rechts in die Karte Vorschlagsinformationen.
- Klicke auf Projekt erstellen, wenn aus dem Vorschlag ein Projekt werden soll. QWORKER öffnet das Projektformular mit dem verbundenen Kundenkontext.
- Vergib im Projektformular den Titel. Dieses Feld ist Pflicht. Beschreibung, Startdatum, Frist, Preis und Labels kannst du je nach Bedarf ergänzen.
- Speichere das Projekt. Danach ist es mit dem Vorschlag verknüpft und erscheint später auch im Projektbereich.
- Klicke auf Rechnung erstellen, wenn du direkt abrechnen willst. QWORKER öffnet das Rechnungsformular mit vorgefülltem Kundenkontext und den wichtigsten Werten aus dem Vorschlag.
- Prüfe Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum. Beide Felder sind Pflicht und starten in der Regel mit dem heutigen Datum.
- Kontrolliere die übernommenen Angaben zu Steuer, Zweite Steuer, Rabatt und Notiz. Die Positionen des Vorschlags werden automatisch übernommen und sind im Rechnungsformular sichtbar.
- Speichere die Rechnung. QWORKER merkt sich den Vorschlag als Ursprung und du kannst danach direkt weiter in der Rechnungsverwaltung arbeiten.
Die Umwandlung wird nicht automatisch beim Annehmen gestartet. Du rufst sie erst nach der Freigabe aus der Vorschlagsansicht auf. Je nach aktiven Modulen können in derselben Karte zusätzlich Angebot erstellen und Vertrag erstellen erscheinen.
Felder im Detail
Projektformular
Pflicht: Ja.
Der Projektname. Beispiel: Website-Relaunch Q1.
Pflicht: Der Kunde wird aus dem Vorschlag übernommen.
QWORKER öffnet ein kundenbezogenes Projektformular, damit die Verknüpfung sauber bleibt.
Pflicht: Nein.
Nutze dieses Feld für die Projektzusammenfassung oder den Arbeitsauftrag. Beispiel: Umsetzung nach freigegebenem Vorschlag.
Pflicht: Nein.
Hier planst du den Start und die Deadline. Beispiel: 01.05.2026 und 31.05.2026.
Pflicht: Nein.
Diese Angaben helfen bei der internen Planung und Auswertung.
Rechnungsformular
Pflicht: Ja.
Das Datum der Rechnung. Beispiel: 30.04.2026.
Pflicht: Ja.
Bis zu diesem Datum soll die Rechnung bezahlt werden. Beispiel: 14.05.2026.
Pflicht: Der Kunde ist Pflicht.
Ein Projekt kannst du zusätzlich zuordnen, wenn die Rechnung damit verbunden werden soll.
Pflicht: Nein.
QWORKER übernimmt diese Werte aus dem Vorschlag, damit du sie nur noch prüfst.
Pflicht: Ja, intern automatisch gesetzt.
Die Vorschlagsposten werden direkt in die Rechnung kopiert. Du kontrollierst danach nur noch das Ergebnis.
Was sich im Alltag ändert
- Du musst Kunde, Positionen und Beträge nicht noch einmal neu anlegen.
- Das Projekt bleibt direkt mit dem freigegebenen Vorschlag verknüpft.
- Die Rechnung enthält die Vorschlagsposten automatisch.
- Rabatte, Steuern und Notizen werden aus dem Ursprung übernommen.
- Der Weg vom Vorschlag bis zur Umsetzung bleibt für das Team nachvollziehbar.
Erstelle das Projekt zuerst, wenn aus dem Vorschlag ein laufender Auftrag werden soll. Erstelle die Rechnung erst danach, wenn die Leistung abgerechnet werden kann. So bleibt der Ablauf für dein Team logisch.
Tipps & Tricks
- Prüfe bei der Rechnung immer die übernommenen Positionen, bevor du speicherst.
- Nutze den Vorschlag als einzige Quelle, damit keine Werte doppelt gepflegt werden.
- Vergib für Projekte klare Titel, damit sie später sofort wiedererkennbar sind.
- Wenn das Projekt schon existiert, erscheint Projekt erstellen nicht mehr.
- Behalte die Vorschlagsverknüpfung im Blick, damit du Folgeprozesse leichter zuordnen kannst.
Praktische Beispiele
Ein freigegebener Vorschlag wird zum Projekt. Du nutzt den Vorschlag als Grundlage und ergänzt nur noch Titel und Zeitplan.
Der Vorschlag wird angenommen und daraus entsteht sofort eine Rechnung mit übernommenen Positionen und denselben Steuerwerten.
Wenn das Projekt schon existiert, bleibt die Umwandlung zum Projekt verborgen. Du arbeitest dann nur noch mit der Rechnung weiter.
Häufige Fragen
F: Werden Projekt und Rechnung automatisch erstellt, wenn der Kunde akzeptiert?
A: Nein. Du startest die Umwandlung manuell aus der Vorschlagsansicht.
F: Werden die Positionen auch fürs Projekt übernommen?
A: Nicht automatisch. Beim Projekt wird vor allem die Verknüpfung mit dem Vorschlag gespeichert. Die Rechnung übernimmt die Positionen direkt.
F: Warum sehe ich Projekt erstellen nicht mehr?
A: Wahrscheinlich ist schon ein Projekt mit dem Vorschlag verknüpft oder dir fehlt die Berechtigung.
F: Muss ich die Rechnungspositionen nach dem Öffnen noch anlegen?
A: Nein. QWORKER kopiert sie automatisch aus dem Vorschlag.
Häufige Probleme & Lösungen
Problem: Die Umwandlungsaktionen fehlen.
Lösung: Prüfe zuerst, ob der Vorschlag wirklich Akzeptiert ist und ob du die nötigen Rechte sowie die passenden Module aktiviert hast.
Problem: Das Projekt hat keine passende Verbindung zum Vorschlag.
Lösung: Öffne das Projekt erneut über die Verknüpfung und prüfe, ob es mit dem richtigen Vorschlag gespeichert wurde.
Problem: In der Rechnung sind die Werte anders als im Vorschlag.
Lösung: Kontrolliere Steuer, Rabatt und die automatisch übernommenen Positionen vor dem Speichern noch einmal genau.
Problem: Ich sehe im Menü noch weitere Aktionen.
Lösung: Das ist normal. Je nach aktivierten Modulen kann die Karte auch Angebot erstellen oder Vertrag erstellen anzeigen.
Fazit
Mit den Folgeaktionen in der Vorschlagsansicht wandelst du freigegebene Vorschläge ohne Umweg in die nächsten Arbeitsschritte um. So bleibt der Übergang vom Verkauf in die Projektarbeit und Abrechnung sauber und nachvollziehbar.
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