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Vorschlag versenden und teilen
Per E-Mail senden oder mit Link teilen
Vorschlag versenden und teilen
Aus der Vorschlagansicht verschickst du den Vorschlag direkt per E-Mail oder öffnest den öffentlichen Vorschau-Link, um ihn manuell weiterzugeben. QWORKER ergänzt den PDF-Anhang automatisch und protokolliert den Versand.
- wie du den Versanddialog öffnest
- welche Felder du ausfüllst und welche schon vorgefüllt sind
- wie du PDF und BCC sinnvoll nutzt
- wie du einen Vorschlag zusätzlich per Link teilst
- für den schnellen Versand direkt aus QWORKER
- für eine saubere interne Kopie per BCC
- für Freigaben, Rückmeldungen und schnelle Annahmen
[Platzhalter für Screenshot: Versanddialog mit An, CC, BCC, Betreff, Nachricht und PDF-Anhang sowie öffentlicher Vorschau-Link mit Annahme- und Ablehnungsoptionen]
Kurz gesagt
Im Vorschlagskopf klickst du auf An Kunden senden oder, wenn der Vorschlag zu einem Lead gehört, auf An Lead senden. Danach öffnet sich der Versanddialog mit Empfänger, Betreff, Nachricht und dem automatisch angehängten PDF.
Wenn du den Vorschlag nicht per Mail verschicken willst, kannst du ihn über den öffentlichen Vorschau-Link teilen. Der Empfänger sieht dann die Vorschau und kann den Vorschlag direkt annehmen oder ablehnen.
So ist es aufgebaut
Der Kontakt steht im Feld An.
Betreff und Text sind bereits vorbereitet.
PDF-Anhang, CC und BCC bleiben im Versanddialog sichtbar.
Der öffentliche Link zeigt die Vorschau für die Annahme.
Ausführliche Beschreibung
- Öffne die gewünschte Vorschlagansicht.
- Klicke oben auf An Kunden senden. Gehört der Vorschlag zu einem Lead, heißt die Schaltfläche An Lead senden.
- Wähle im Feld An den Empfänger aus. Dieses Feld ist Pflicht.
- Trage bei Bedarf CC und BCC ein. Beide Felder sind optional. Wenn du immer dieselbe interne Kopie brauchst, kannst du zusätzlich die Versand-Einstellung für BCC nutzen.
- Prüfe Betreff und Nachricht. QWORKER füllt beide Felder automatisch vor und passt den Inhalt an die Sprache des Kontakts an, wenn diese im Profil gepflegt ist.
- Kontrolliere PDF anhängen. Das Kästchen ist standardmäßig aktiv, damit der Vorschlag direkt als PDF mitgeht.
- Klicke auf Senden. QWORKER verschickt die E-Mail, legt einen Versandnachweis an und setzt den Status auf Gesendet.
- Schau nach dem Versand auf Letzte gesendete E-Mail. Dort erkennst du sofort, wann der Vorschlag zuletzt verschickt wurde.
- Wenn du den Vorschlag zusätzlich teilen willst, öffne den öffentlichen Link in der oberen Leiste. Du kannst die Browser-Adresse dann manuell weitergeben, zum Beispiel per Chat oder interner Nachricht.
- Der Empfänger sieht die öffentliche Vorschau und kann den Vorschlag mit Annehmen oder Ablehnen beantworten. Wenn die Signaturoption aktiv ist, erscheint zusätzlich ein Signaturfeld.
In der öffentlichen Vorschau siehst du je nach Status entweder die Schaltflächen Annehmen und Ablehnen oder nur die Statusanzeige mit Druck- und Download-Optionen. Wenn PDF für Kunden deaktivieren aktiv ist, verschwindet der Download für Kunden.
Felder im Detail
Pflicht: Ja.
Hier wählst du den Empfänger aus der Kontaktliste aus. Beispiel: Max Mustermann.
Pflicht: Nein.
Sichtbare Kopie für weitere Empfänger. Beispiel: projekt@firma.de.
Pflicht: Nein.
Verdeckte Kopie für Buchhaltung, Archiv oder interne Kontrolle. Beispiel: buchhaltung@firma.de.
Pflicht: Nein, aber vorgefüllt.
Die Betreffzeile der E-Mail. Beispiel: Ihr Vorschlag von QWORKER.
Pflicht: Nein, aber vorgefüllt.
Der E-Mail-Text im Editor. Beispiel: Anbei sende ich Ihnen unseren Vorschlag.
Pflicht: Nein, aber standardmäßig aktiv.
Wenn das Kästchen aktiv bleibt, hängt QWORKER das Vorschlags-PDF automatisch an.
Pflicht: Nein.
Über den Link in der oberen Leiste teilst du den Vorschlag außerhalb der Mail. Der Link öffnet die öffentliche Vorschau.
Bedienblöcke im Detail
Hier stellst du Empfänger, Text und Anhang zusammen. Nach dem Senden aktualisiert QWORKER den Status und die letzte Versandzeit.
Die Vorschau zeigt den Vorschlag für die Freigabe. Dort kann der Empfänger annehmen, ablehnen, drucken oder - wenn erlaubt - das PDF herunterladen.
Der Versand wird dokumentiert. Später erkennst du am Status und an der letzten E-Mail, was bereits verschickt wurde.
Was sich im Alltag ändert
- Du verschickst Vorschläge direkt aus QWORKER und musst keine Datei mehr manuell zusammensuchen.
- CC und BCC helfen dir bei interner Kontrolle oder Archivierung.
- Mit dem öffentlichen Link kannst du einen Vorschlag auch außerhalb der E-Mail teilen.
- Der Versandstatus macht später sofort sichtbar, was schon rausgegangen ist.
- Die Empfänger-Sprache wird im Versandtext und beim PDF berücksichtigt.
Wenn du regelmäßig intern eine Kopie brauchst, hinterlege die Adresse in den Vorschlagseinstellungen bei der BCC-Option. Dann musst du die Adresse nicht bei jedem Versand neu eintippen.
Tipps & Tricks
- Prüfe den Empfänger doppelt, bevor du auf Senden klickst.
- Wechsle den Kontakt nur, wenn du den Betreff und die Nachricht danach noch einmal kontrollierst.
- Nutze den öffentlichen Link für kurze Rückfragen oder für eine schnelle Freigabe im Chat.
- Öffne die Vorschau vor dem Versenden, wenn du die PDF-Ausgabe noch einmal sehen willst.
- Halte die Nachricht kurz und klar. Den Rest erklärt meist schon der Vorschlag selbst.
Praktische Beispiele
Du sendest den Vorschlag an den Hauptkontakt des Kunden und lässt den Betreff fast unverändert.
Die Buchhaltung bekommt über BCC automatisch eine Kopie, damit der Versand intern nachvollziehbar bleibt.
Du öffnest den öffentlichen Link und schickst ihn per Chat an den Entscheider, der den Vorschlag schnell prüfen soll.
Häufige Fragen
F: Kann ich den Vorschlag auch an einen Lead senden?
A: Ja. Dann heißt die Schaltfläche An Lead senden.
F: Wird das PDF automatisch angehängt?
A: Ja. Das Kästchen PDF anhängen ist standardmäßig aktiviert.
F: Kann ich den Vorschlag ohne E-Mail teilen?
A: Ja. Nutze den öffentlichen Link in der oberen Leiste und gib ihn manuell weiter.
F: Können Kunden den Vorschlag direkt annehmen?
A: Ja. In der öffentlichen Vorschau stehen Annehmen und Ablehnen bereit, wenn der Vorschlag noch offen ist.
Häufige Probleme & Lösungen
Problem: Der Versandbutton ist nicht sichtbar.
Lösung: Prüfe, ob du die nötigen Rechte hast und ob der Vorschlag noch in einem versendbaren Status ist.
Problem: Es gibt keinen passenden Empfänger.
Lösung: Lege zuerst einen Kontakt beim Kunden oder Lead an und öffne den Versanddialog danach erneut.
Problem: Die E-Mail kommt nicht an.
Lösung: Kontrolliere die E-Mail-Einstellungen und prüfe die SMTP-Daten.
Problem: Der Download in der Vorschau fehlt.
Lösung: Prüfe die Einstellung PDF für Kunden deaktivieren. Ist sie aktiv, sieht der Kunde keinen PDF-Download.
Problem: Der Anhang ist zu groß.
Lösung: Reduziere den Inhalt oder versende ohne PDF, wenn die Dateigröße die Grenze überschreitet.
Fazit
Mit dem Versanddialog und dem öffentlichen Link schickst du Vorschläge schnell und nachvollziehbar an Kunden oder Leads. QWORKER hält den Versand fest, ergänzt den passenden PDF-Anhang und macht die Rückmeldung für dich transparent.
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