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Vorschlagsvorlagen nutzen
Vorlagen einmal sauber aufbauen und oft wiederverwenden
Vorschlagsvorlagen nutzen
Vorschlagsvorlagen findest du in den Vorschlagseinstellungen. Dort legst du wiederkehrende Layouts an. Im Vorschlags-Editor kannst du eine Vorlage einsetzen und deinen Vorschlag schneller fertigstellen.
- wo du Vorschlagsvorlagen verwaltest
- wie du eine neue Vorlage anlegst und kopierst
- wie du Vorlagen im Editor einsetzt
- welche Variablen du für dynamische Inhalte nutzen kannst
- für einheitliche Layouts im Team
- für weniger manuelle Nacharbeit
- für schnellere Vorschläge bei wiederkehrenden Leistungen
[Platzhalter für Screenshot: Vorschlagseinstellungen mit Vorlagenliste und Vorschlags-Editor sowie das Dialogfenster zum Vorlagenwechsel]
Kurz gesagt
QWORKER verwaltet Vorschlagsvorlagen direkt in den Vorschlagseinstellungen. Dort legst du eine Vorlage an, gibst ihr einen Titel und kannst bestehende Vorlagen als Basis übernehmen. Die eigentliche Gestaltung passiert im Editor rechts neben der Vorlagenliste.
Wenn du später einen Vorschlag bearbeitest, klickst du im Vorschlags-Editor auf Vorlage ändern. Dann wählst du die passende Vorlage aus und setzt sie in den Vorschlag ein.
So ist es aufgebaut
Die Verwaltung startet in den Vorschlagseinstellungen.
Titel und Ausgangsvorlage werden in einem Dialog gepflegt.
Der HTML-Inhalt wird rechts im Editor angepasst.
Im Vorschlags-Editor kannst du die Vorlage später erneut wählen.
Ausführliche Beschreibung
- Öffne im Hauptmenü die Vorschlagseinstellungen.
- Wechsle zum Tab Vorschlagsvorlagen.
- Klicke auf Vorschlagsvorlage hinzufügen.
- Trage den Titel ein. Das Feld ist Pflicht und sollte die Vorlage gut beschreiben, zum Beispiel Monatsservice Standard.
- Wenn du eine neue Vorlage auf Basis einer bestehenden Vorlage anlegen willst, nutze Vorlage verwenden von. Dieses Feld erscheint nur beim Anlegen einer neuen Vorlage.
- Speichere den Eintrag. QWORKER legt die Vorlage in der Liste an.
- Klicke in der Liste auf die neue Vorlage. Rechts öffnet sich der Editor mit dem eigentlichen Vorlageninhalt.
- Bearbeite den HTML-Text im Editor. Verwende dabei die Variablen, die QWORKER unterhalb der Bearbeitung anzeigt. So können zum Beispiel Vorschlagsnummer, Kundendaten oder Gesamtsummen automatisch eingefügt werden.
- Speichere die Vorlage, wenn der Inhalt passt.
- Öffne jetzt einen Vorschlag und dort den Vorschlags-Editor.
- Klicke auf Vorlage ändern. QWORKER öffnet die Auswahl der verfügbaren Vorlagen.
- Wähle die gewünschte Vorlage aus. Beachte den Hinweis, dass nicht gespeicherte Änderungen dabei verloren gehen.
- Speichere den Vorschlag oder fahre mit Speichern & fortfahren weiter, wenn du direkt im Editor bleiben willst.
Nur Administratoren und Einstellungen-Administratoren können Vorschlagsvorlagen verwalten. Wenn du im Vorschlag nur die Vorlage einsetzen willst, brauchst du lediglich Zugriff auf den Vorschlagsbereich selbst.
Felder im Detail
Pflicht: Ja.
Der Name der Vorlage. Beispiel: Monatsservice Standard.
Pflicht: Nein.
Dieses Feld erscheint nur beim Anlegen einer neuen Vorlage. Es kopiert den Inhalt einer bestehenden Vorlage als Startpunkt.
Pflicht: Ja, für die eigentliche Gestaltung.
Hier schreibst du den HTML-Inhalt für den Vorschlag. Beispiel: Kopfzeile, Begrüßung, Positionen und Footer.
Pflicht: Nein.
Diese Einstellung legt fest, welche Vorlage neue Vorschläge automatisch vorbefüllt. Beispiel: eine Vorlage für dein Standardpaket.
Bedienblöcke im Detail
Links siehst du alle vorhandenen Vorschlagsvorlagen. Ein Klick auf eine Zeile öffnet den passenden Editor rechts.
Rechts passt du das Layout an, fügst Variablen ein und speicherst die fertige Vorlage.
Im Vorschlags-Editor öffnest du die Vorlagenauswahl und ersetzt den bisherigen Inhalt mit einem Klick.
Wichtige Variablen
In Vorlagen kannst du Variablen verwenden, damit QWORKER Werte automatisch einsetzt. Häufig genutzt sind zum Beispiel:
PROPOSAL_ID, PROPOSAL_DATE, PROPOSAL_EXPIRY_DATE, PROPOSAL_TOTAL
PROPOSAL_TO_COMPANY_NAME, PROPOSAL_TO_INFO, COMPANY_NAME, COMPANY_EMAIL
Für benutzerdefinierte Felder kannst du den im Editor angezeigten Variablennamen übernehmen, damit deine Zusatzdaten später ebenfalls automatisch erscheinen.
Was sich im Alltag ändert
- Du musst den gleichen Aufbau nicht immer neu schreiben.
- Standardtexte, Kopfzeilen und Fußbereiche bleiben im Team einheitlich.
- Variablen füllen Kundendaten und Summen automatisch auf.
- Die Arbeit im Vorschlags-Editor wird deutlich schneller.
- Änderungen an einer Vorlage lassen sich kontrolliert und gezielt einsetzen.
Lege eine einzige Vorlage für dein Standardangebot an und kopiere sie erst dann für spezielle Fälle. So bleibt die Grundstruktur stabil und du änderst nur das, was wirklich anders ist.
Tipps & Tricks
- Verwende klare Vorlagennamen, damit dein Team die richtige Vorlage sofort erkennt.
- Pflege die Standardvorlage nur dann, wenn der Aufbau wirklich verbessert werden soll.
- Nutze Variablen statt fester Werte, wenn der Inhalt später automatisch gefüllt werden soll.
- Wechsle die Vorlage im Vorschlags-Editor erst, nachdem du geprüft hast, dass keine wichtigen Änderungen offen sind.
- Halte die Vorlagen schlank. Je klarer das HTML, desto leichter bleibt die Pflege.
Praktische Beispiele
Eine Vorlage enthält den Standardtext für monatliche Leistungen. Du änderst später nur Kunde, Datum und Summen.
Du nimmst eine funktionierende Vorlage als Basis und passt nur den Kopfbereich für eine andere Leistung an.
Neue Vorschläge starten automatisch mit dem gleichen Layout, damit das Team Zeit spart und keine Freitext-Chaos entsteht.
Häufige Fragen
F: Können normale Benutzer Vorlagen verwalten?
A: Nein. Die Verwaltung ist für Administratoren und Einstellungen-Administratoren gedacht.
F: Was passiert, wenn ich im Editor die Vorlage ändere?
A: Die bisher ungespeicherten Änderungen werden ersetzt. QWORKER weist davor darauf hin.
F: Muss ich jede Vorlage komplett neu schreiben?
A: Nein. Beim Anlegen kannst du eine bestehende Vorlage als Ausgangspunkt kopieren.
F: Wirkt sich eine geänderte Vorlage auf alte Vorschläge aus?
A: Nein. Nur der Inhalt, den du neu einsetzt oder neu speicherst, übernimmt die Änderung.
Häufige Probleme & Lösungen
Problem: Die Vorlagenliste ist leer.
Lösung: Lege zuerst eine neue Vorschlagsvorlage an oder prüfe, ob du die richtige Berechtigung hast.
Problem: Der Editor zeigt nicht den erwarteten Inhalt.
Lösung: Öffne die richtige Vorlage in der Liste und speichere sie danach erneut.
Problem: Meine Änderungen sind nach dem Vorlagenwechsel weg.
Lösung: Das ist normal. Wechsel die Vorlage nur, wenn du noch nichts Wichtiges ungespeichert gelassen hast.
Problem: Variablen werden im Vorschlag nicht ersetzt.
Lösung: Prüfe die Schreibweise der Variablen und ob das Feld oder die Information überhaupt vorhanden ist.
Fazit
Mit Vorschlagsvorlagen sparst du Zeit und hältst den Aufbau deiner Vorschläge einheitlich. Du pflegst den Inhalt einmal sauber und setzt ihn danach immer wieder dort ein, wo er gebraucht wird.
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