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Vorschlagsstatus und Workflow
Den Status immer im Blick behalten
Vorschlagsstatus und Workflow
Ein Vorschlag läuft in QWORKER vom Entwurf über Gesendet bis zu Akzeptiert oder Abgelehnt. In der Vorschlagsliste filterst du nach dem Status, und in der Vorschlagsinformationen-Karte steuerst du die nächsten Schritte.
- welche Status ein Vorschlag haben kann
- wie du die Vorschlagsliste nach Status filterst
- wo du den Status in der Detailansicht änderst
- warum Kunden einen gesendeten Vorschlag als Neu sehen
- Vorschläge für die Liste
- Status für den Filter
- Vorschlagsinformationen für Folgeaktionen
- Vorschlagansicht und öffentlicher Link für die Rückmeldung
[Platzhalter für Screenshot: Vorschlagsliste mit Status-Filter, Datumsfiltern und der rechten Karte „Vorschlagsinformationen“ mit Statusaktionen]
Kurz gesagt
Der Vorschlagsstatus zeigt dir sofort, wo ein Vorgang steht. In der Liste kannst du über Status nur Entwürfe, gesendete, akzeptierte oder abgelehnte Vorschläge anzeigen. In der Detailansicht änderst du den Status direkt über das Menü in den Vorschlagsinformationen.
Für Kunden gilt eine kleine Besonderheit: Ein gesendeter Vorschlag erscheint im öffentlichen Bereich als Neu. So bleibt der interne Versandstatus für das Team klar, während der Kunde nur die passende sichtbare Bezeichnung sieht.
So ist es aufgebaut
Über die Vorschlagsliste findest du schnell alle passenden Einträge.
Das Menü in den Vorschlagsinformationen steuert die nächsten Schritte.
Im Link oder in der Vorschau kann der Vorschlag angenommen oder abgelehnt werden.
Nach der Annahme kannst du das Ergebnis für weitere Arbeitsschritte nutzen.
Ausführliche Beschreibung
- Öffne im Hauptmenü Vorschläge.
- Nutze oben den Filter Status, wenn du nur bestimmte Vorschläge sehen willst. In der Liste stehen die Werte Entwurf, Gesendet, Akzeptiert und Abgelehnt zur Verfügung.
- Ergänze bei Bedarf den Zeitraumfilter für Letzte gesendete E-Mail oder Letzte Vorschau gesehen. So erkennst du schnell, wer schon geöffnet oder beantwortet hat.
- Öffne einen Vorschlag in der Vorschlagansicht. Rechts siehst du die Karte Vorschlagsinformationen.
- Über das Menü in dieser Karte kannst du den Vorschlag Als gesendet markieren, Als akzeptiert markieren oder Als abgelehnt markieren. Für einen neuen Entwurf bleibt der Status zunächst auf Entwurf.
- Wenn ein Vorschlag versendet wurde, öffnet der Empfänger den öffentlichen Link oder die Vorschau. QWORKER protokolliert dabei die Vorschauzeit und aktualisiert den Statusverlauf.
- Im öffentlichen Bereich sieht der Empfänger den Vorschlag als Neu, solange er noch nicht beantwortet wurde. Nach der Entscheidung wird der Status auf Akzeptiert oder Abgelehnt gesetzt.
- Prüfe nach der Entscheidung den Status in der Detailkarte und in der Liste erneut. So erkennst du sofort, ob noch ein manueller Schritt offen ist.
- Ist der Sperrstatus aktiv, bleiben angenommene Vorschläge gesperrt. Dann lässt sich der Inhalt nicht mehr normal bearbeiten.
Der Filter im Menü zeigt nur die internen Statuswerte. Neu ist keine eigene Listeinstellung, sondern die sichtbare Kundenbezeichnung für einen gesendeten Vorschlag.
Status im Detail
Der Vorschlag ist angelegt, aber noch nicht versendet. Das ist der normale Startpunkt.
Der Vorschlag wurde per E-Mail verschickt oder manuell als gesendet markiert.
So erscheint ein gesendeter Vorschlag im Kundenbereich, solange noch keine Antwort vorliegt.
Der Vorschlag wurde angenommen. Danach werden oft weitere Arbeitsschritte gestartet.
Der Empfänger hat den Vorschlag abgelehnt oder du hast den Status intern gesetzt.
Was sich im Alltag ändert
- Du erkennst auf einen Blick, welche Vorschläge noch offen sind.
- Der Filter spart Zeit, wenn du nur gesendete oder akzeptierte Einträge brauchst.
- Die Detailkarte zeigt dir, welche Aktion als Nächstes sinnvoll ist.
- Die Kundenansicht bleibt einfacher, weil dort nur der passende sichtbare Status erscheint.
- Mit dem Sperrstatus verhinderst du spätere Änderungen an angenommenen Vorschlägen.
Prüfe nach dem Versand regelmäßig die Spalten Letzte gesendete E-Mail und Letzte Vorschau gesehen. So erkennst du sehr schnell, ob ein Kunde den Vorschlag schon geöffnet hat.
Tipps & Tricks
- Setze Statusänderungen möglichst immer aus der Detailansicht heraus, damit die Historie nachvollziehbar bleibt.
- Nutze Als gesendet markieren nur dann, wenn der Vorschlag wirklich verschickt wurde.
- Füge vor dem Versand eine kurze Notiz hinzu, damit der spätere Ablauf verständlich bleibt.
- Aktiviere den Sperrstatus nur dann, wenn angenommene Vorschläge nicht mehr verändert werden sollen.
- Filtere die Liste nach Akzeptiert, wenn du die nächsten Arbeitsschritte vorbereiten willst.
Praktische Beispiele
Du filterst alle gesendeten Vorschläge und prüfst, welche noch nicht als akzeptiert oder abgelehnt zurückgekommen sind.
Ein akzeptierter Vorschlag landet direkt in deiner Übersicht für die nächsten Schritte im Projekt oder in der Rechnung.
Für den Kunden ist ein gesendeter Vorschlag einfach Neu, bis er darauf reagiert hat. Das reduziert Rückfragen.
Häufige Fragen
F: Kann ich den Status manuell ändern?
A: Ja. In den Vorschlagsinformationen kannst du den Vorschlag als gesendet, akzeptiert oder abgelehnt markieren.
F: Warum sehe ich Neu nicht im Filter?
A: Weil Neu nur die Kundenansicht beschreibt. Intern wird weiter mit Gesendet gearbeitet.
F: Kann ein Entwurf vom Kunden geöffnet werden?
A: Nein. Der öffentliche Zugriff startet erst, wenn der Vorschlag versendet wurde.
F: Was passiert, wenn der Sperrstatus aktiv ist?
A: Akzeptierte Vorschläge bleiben gesperrt und lassen sich nicht mehr normal bearbeiten.
Häufige Probleme & Lösungen
Problem: Der gewünschte Statusfilter fehlt.
Lösung: Prüfe, ob du in der Vorschlagsliste bist und ob die Filterleiste nicht eingeklappt wurde.
Problem: Ein Kunde sieht den Vorschlag noch als neu.
Lösung: Das ist normal, solange noch keine Antwort gespeichert wurde.
Problem: Ich kann den Inhalt eines angenommenen Vorschlags nicht mehr ändern.
Lösung: Prüfe, ob der Sperrstatus aktiv ist. Dann ist das Verhalten gewollt.
Problem: Die letzten Versand- oder Vorschauzeiten fehlen.
Lösung: Der Vorschlag wurde vermutlich noch nicht gesendet oder noch nicht geöffnet.
Fazit
Mit Statusfiltern und klaren Workflow-Schritten behältst du Vorschläge in QWORKER sauber im Blick. Du erkennst schneller, was offen ist, was bereits entschieden wurde und welcher Folgeschritt als Nächstes ansteht.
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