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Angebote verwalten und archivieren
Die Angebotsliste als Arbeitszentrale
Angebote verwalten und archivieren
In der Angebotsliste findest du alle Angebote an einem Ort. Du filterst nach Status, Datum oder Kunden, öffnest Details, prüfst den Verlauf und entscheidest, ob ein Angebot nur sauber abgelegt oder endgültig gelöscht werden soll.
- wie du die Angebotsliste öffnest und sauber filterst
- wie du den Status und den Bearbeitungsstand schnell erkennst
- wie du alte Angebote wiederfindest oder aufräumst
- warum es keinen eigenen Archiv-Button gibt
- für mehr Überblick bei vielen laufenden Angeboten
- für schnelle Nachverfolgung offener Angebote
- für saubere Listen ohne doppelte Einträge
[Platzhalter für Screenshot: Angebotsliste mit Statusfilter, Zeitraumfilter und Aktionsmenü]
Kurz gesagt
Die Angebotsliste ist der zentrale Ort für alle Angebote. Hier siehst du unter anderem Angebot, Kunde, Datum des Angebots, Erstellt von, Betrag und Status. Wenn Kommentare aktiviert sind, kommt noch eine Kommentarsäule dazu.
Wichtig: In QWORKER gibt es keinen eigenen Archiv-Button für Angebote. Archivieren bedeutet in der Praxis, dass du Angebote sauber mit Status, Datum und Labels organisierst und sie bei Bedarf über die Filter wieder aufrufst. Nur wenn ein Angebot wirklich nicht mehr gebraucht wird, löschst du es.
So ist es aufgebaut
Du startest in der Angebotsübersicht und siehst alle Einträge auf einen Blick.
Mit Status, Zeitraum und Suchbegriffen grenzt du die Liste schnell ein.
In den Angebotsinformationen siehst du Status, Kunde, Verlauf und Aktionen.
Alte Angebote bleiben per Filter auffindbar oder werden bei Bedarf entfernt.
Ausführliche Beschreibung
- Öffne den Bereich Angebote. Dort landet jede neue Angebotszeile in der zentralen Liste.
- Setze oben zuerst den Status. Zur Auswahl stehen Entwurf, Gesendet, Akzeptiert und Abgelehnt. So siehst du nur die Angebote, die gerade wichtig sind.
- Nutze zusätzlich den Zeitraumfilter. Du kannst nach Monat, Jahr, frei gewähltem Zeitraum oder dynamischen Zeiträumen filtern, wenn du zum Beispiel nur die letzten Wochen prüfen willst.
- Suche in der Tabelle nach dem passenden Eintrag. Die Liste zeigt dir auch, wer das Angebot erstellt hat, welcher Betrag hinterlegt ist und ob Kommentare vorhanden sind.
- Klicke auf die Angebotsnummer, um die Detailansicht zu öffnen. Dort findest du die Angebotsinformationen, den Kunden oder Lead, eventuell ein Projekt und die letzte gesendete E-Mail.
- Verwende das Drei-Punkte-Menü in der Detailansicht, wenn du das Angebot bearbeiten, duplizieren, den Status ändern, ein Projekt anlegen oder eine Rechnung erstellen willst.
- Wenn du ein Angebot nur später wiederfinden willst, lass es in der Liste stehen und ergänze klare Labels oder einen passenden Status. Wenn es endgültig weg kann, lösche es.
- Speichern musst du bei der reinen Listenarbeit nichts. Der nächste sinnvolle Schritt ist immer das Öffnen, Filtern oder Weiterbearbeiten des passenden Angebots.
Entwürfe bleiben intern. Kunden sehen diese Angebote nicht im Portal. Erst wenn ein Angebot gesendet wurde, taucht es auch auf Kundenseite auf.
Filter und Ansichten im Detail
Pflicht: Nein.
Filtere nach Entwurf, Gesendet, Akzeptiert oder Abgelehnt. Beispiel: Nur gesendete Angebote für die Nachverfolgung.
Pflicht: Nein.
Grenzt die Liste nach Monat, Jahr oder frei gewähltem Zeitraum ein. Beispiel: Angebote aus dem aktuellen Quartal.
Pflicht: Nein.
Jede Zeile zeigt, für wen das Angebot gedacht ist. So findest du offene Vorgänge schneller wieder.
Pflicht: Nur sichtbar, wenn Kommentare aktiviert sind.
Die Kommentarsäule zeigt dir Diskussionen zum Angebot. In Entwürfen ist sie nicht aktiv.
Pflicht: Nein.
Mit klaren Labels wie Wartung, 2026 oder Archiv findest du Angebote später viel leichter.
Pflicht: Nein.
In der Detailansicht kannst du bearbeiten, duplizieren, den Status ändern, ein Projekt anlegen oder eine Rechnung erstellen.
Pflicht: Nein.
Das ist die klare Lösung für Angebote, die du nicht mehr brauchst. Für eine reine Ablage genügt es, das Angebot stehen zu lassen.
Was sich im Alltag ändert
- Du findest ältere Angebote schneller wieder, weil Status und Datum klar getrennt sind.
- Dein Team arbeitet mit weniger doppelten Angeboten und weniger Suchaufwand.
- Entwürfe bleiben intern und stören Kunden nicht im Portal.
- Akzeptierte oder abgelehnte Angebote bleiben nachvollziehbar im Verlauf erhalten.
- Du entscheidest selbst, ob ein Angebot nur aufbewahrt oder endgültig gelöscht wird.
Lege für häufige Angebotsarten feste Labels an. Ein gutes Label-System ist in der Praxis oft besser als ein zusätzliches Archivsystem, weil du damit sofort filtern kannst.
Tipps & Tricks
- Prüfe alte Angebote regelmäßig, besonders wenn das Gültig bis-Datum erreicht ist.
- Nutze Gesendet für aktive Nachverfolgung und Abgelehnt für erledigte Fälle.
- Arbeite mit klaren Labels wie Archiv, Wartung oder 2026.
- Dupliziere ein gutes Musterangebot, statt jedes Mal bei null zu beginnen.
- Lösche nur Angebote, die wirklich keine Rolle mehr spielen.
Praktische Beispiele
Alle Wartungsangebote bekommen das Label Wartung und werden nach Status gefiltert, wenn ein Kunde nachfragt.
Du suchst nur die Angebote aus dem letzten Quartal, um zu prüfen, welche Kampagne noch offen ist.
Unvollständige Entwürfe bleiben intern, bis du sie fertig machst oder bewusst löschst.
Häufige Fragen
F: Gibt es einen echten Archiv-Ordner für Angebote?
A: Nein. Du organisierst Angebote über Status, Filter und Labels.
F: Sehen Kunden meine Entwürfe?
A: Nein. Entwürfe bleiben intern und sind im Kundenportal nicht sichtbar.
F: Kann ich alte Angebote später wiederfinden?
A: Ja. Nutze den Statusfilter, den Zeitraum und klare Labels.
F: Was mache ich mit einem abgelaufenen Angebot?
A: Prüfen, gegebenenfalls den Status anpassen und nur dann löschen, wenn der Datensatz wirklich nicht mehr gebraucht wird.
Häufige Probleme & Lösungen
Problem: Ein Angebot fehlt in der Liste.
Lösung: Prüfe zuerst den Status- und Zeitraumfilter. Oft ist der Eintrag nur herausgefiltert.
Problem: Kunden sehen ein Angebot nicht.
Lösung: Prüfe, ob es noch ein Entwurf ist. Entwürfe werden nicht an Kunden angezeigt.
Problem: Das Angebot lässt sich nicht mehr bearbeiten.
Lösung: Prüfe, ob es bereits angenommen wurde und ob die Sperre für angenommene Angebote aktiv ist.
Problem: Der Archiv-Button fehlt.
Lösung: Das ist normal. In QWORKER wird über Status, Labels und Filter archiviert, nicht über eine separate Schaltfläche.
Fazit
Mit der Angebotsliste behältst du auch bei vielen Vorgängen den Überblick. Wenn du Status, Datum und Labels konsequent nutzt, wirkt die Liste wie ein sauberes Archiv und bleibt trotzdem schnell durchsuchbar.
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