Kategorien
Angebotsvorlagen nutzen
Wiederkehrende Angebote schneller aufbauen
Angebotsvorlagen nutzen
Im Angebotsbereich nutzt du Vorlagen über ein dupliziertes Angebot als Muster. So musst du wiederkehrende Positionen, Rabatt und Grunddaten nicht jedes Mal neu erfassen.
- wie du ein bestehendes Angebot als Vorlage verwendest
- welche Inhalte die Kopie automatisch übernimmt
- welche Felder du nach dem Duplizieren prüfen solltest
- wie du aus einer guten Musterfassung neue Angebote erstellst
- für Standardpakete und wiederkehrende Leistungen
- für weniger Tippfehler bei häufig genutzten Angeboten
- für einen einheitlichen Aufbau bei deinem Team
[Platzhalter für Screenshot: Angebot duplizieren Dialog mit übernommenen Positionen und Rabatt]
Kurz gesagt
Eine separate Vorlagenliste gibt es im Angebotsbereich nicht. Stattdessen öffnest du ein gutes Musterangebot und wählst Angebot duplizieren. QWORKER erstellt daraus eine neue Kopie, die du direkt weiterbearbeiten kannst.
Die Kopie übernimmt die wichtigsten Inhalte. Vor allem Positionen kopieren und Rabatt kopieren sind schon aktiv, damit du dein Standardangebot nicht noch einmal aufbauen musst.
So ist es aufgebaut
Du startest mit einem Angebot, das inhaltlich schon gut passt.
Der Duplizieren-Dialog legt ein neues Angebot an.
Kunde, Datum und Gültigkeit werden für den neuen Fall geprüft.
Danach kannst du es wie jedes andere Angebot versenden.
Ausführliche Beschreibung
- Öffne ein Angebot, das du als gute Vorlage verwenden willst. Am besten nimmst du ein sauber geprüftes Muster mit passenden Positionen und einem typischen Rabatt.
- Klicke rechts in Angebotsinformationen auf das Drei-Punkte-Menü und wähle Angebot duplizieren.
- QWORKER öffnet die Angebotsmaske mit den Daten aus dem Musterangebot. Positionen kopieren und Rabatt kopieren sind bereits gesetzt und im Dialog nicht versehentlich abschaltbar.
- Prüfe Datum des Angebots und Gültig bis. Diese Daten bleiben beim Duplizieren zunächst aus dem Muster erhalten und sollten für den neuen Fall angepasst werden.
- Kontrolliere den Kunde, die Steuer, Zweite Steuer und die Notiz. Wenn du ein Angebot für einen anderen Kunden brauchst, ändere die Stammdaten direkt in der Kopie.
- Schau dir auch die angehängten Dateien an, falls dein Musterangebot Anhänge enthält. So stellst du sicher, dass nur die passenden Dateien im neuen Angebot landen.
- Klicke auf Speichern. QWORKER erstellt daraus ein neues Angebot mit eigener Nummer und eigenem Link.
- Nutze die fertige Kopie jetzt als neue Grundlage für Versand, PDF oder spätere Rechnungsstellung.
Wenn du deine Vorlage lieber aus einem Vorschlag, Vertrag oder Auftrag ableiten willst, kannst du beim Erstellen eines neuen Angebots auch dort die Positionen übernehmen. Für die tägliche Arbeit ist das Duplizieren eines sauberen Musterangebots aber der schnellste Weg.
Felder im Detail
Pflicht: Nein, das ist die Aktion.
Die Schaltfläche erstellt aus dem aktuellen Angebot eine neue Kopie.
Pflicht: Ja, beim Duplizieren bereits aktiv.
Alle Angebotspositionen werden in die neue Kopie übernommen. Beispiel: Wartung, Einrichtung, Support.
Pflicht: Ja, beim Duplizieren bereits aktiv.
Der vorhandene Rabatt wird mit übernommen, damit dein Muster exakt bleibt.
Pflicht: Ja.
Passe das Angebotsdatum an die neue Anfrage an. Beispiel: heutiges Datum.
Pflicht: Ja.
Hier legst du die neue Frist fest. Beispiel: 14 Tage nach Angebotsdatum.
Pflicht: Ja.
Ändere den Kunden, wenn die Vorlage für einen anderen Empfänger genutzt werden soll.
Pflicht: Nein.
Diese Werte kannst du übernehmen oder an den neuen Fall anpassen.
Pflicht: Nein.
Passe Formulierungen oder interne Hinweise an, damit sie zum neuen Angebot passen.
Pflicht: Nein.
Prüfe die Dateien separat, wenn dein Musterangebot Anhänge enthält.
Was sich im Alltag ändert
- Du erstellst Standardangebote schneller und musst nicht immer wieder bei null anfangen.
- Dein Team nutzt denselben sauberen Aufbau für ähnliche Leistungen.
- Rabatt, Positionen und Texte bleiben konsistent.
- Du reduzierst Erfassungsfehler bei wiederkehrenden Aufträgen.
- Die Vorlage entsteht direkt aus einem echten, geprüften Angebot und nicht aus einer losen Datei.
Lege dir ein einziges, sauberes Musterangebot an und pflege es regelmäßig. Je besser die Vorlage ist, desto schneller erstellst du spätere Angebote.
Tipps & Tricks
- Dupliziere nur geprüfte Angebote, damit sich keine alten Fehler mitkopieren.
- Kontrolliere immer Datum des Angebots und Gültig bis, bevor du das neue Angebot versendest.
- Nimm für Standardpakete ein Angebot mit klaren Positionen und einem eindeutigen Rabatt.
- Wenn sich eine Leistung ändert, aktualisiere zuerst das Musterangebot und danach die nächsten Kopien.
- Nutze die Vorlage auch für saisonale oder monatliche Angebote, wenn der Aufbau gleich bleibt.
Praktische Beispiele
Du duplizierst ein Wartungsangebot und passt nur den Kunden und das Datum an.
Ein Installationspaket wird als Kopie für den nächsten Kunden verwendet, damit die Positionen gleich bleiben.
Du nimmst ein bewährtes Angebot als Basis und aktualisierst es für die neue Saison oder Kampagne.
Häufige Fragen
F: Gibt es im Angebotsbereich eine separate Vorlagenliste?
A: Nein. Du nutzt stattdessen ein dupliziertes Angebot als Vorlage.
F: Werden Positionen und Rabatt übernommen?
A: Ja. Positionen kopieren und Rabatt kopieren sind beim Duplizieren bereits aktiv.
F: Kann ich den Kunden in der Kopie ändern?
A: Ja. Genau dafür ist das Musterangebot gedacht.
F: Sollte ich ein geprüftes oder ein unfertiges Angebot duplizieren?
A: Nimm am besten ein sauberes, geprüftes Muster, damit sich keine alten Fehler weiterverbreiten.
Häufige Probleme & Lösungen
Problem: Der Duplizieren-Befehl fehlt.
Lösung: Prüfe deine Rechte und ob du das Angebot bearbeiten darfst.
Problem: Die Kopie hat noch das alte Datum.
Lösung: Passe Datum des Angebots und Gültig bis direkt nach dem Duplizieren an.
Problem: Es wurden unerwünschte Positionen mitkopiert.
Lösung: Bereinige zuerst dein Musterangebot und erstelle danach eine neue Kopie.
Problem: Anhänge passen nicht zum neuen Angebot.
Lösung: Prüfe die Dateien vor dem Speichern und entferne alles, was nicht mehr gebraucht wird.
Fazit
Mit einem guten Musterangebot sparst du viel Zeit bei jeder wiederkehrenden Anfrage. Das Duplizieren ist im Angebotsbereich die einfachste Form einer Vorlage und hält deine Angebote zugleich sauber und einheitlich.
Das moderne CRM-System für Startups und KMU. Einfach, intuitiv und leistungsstark - entwickelt für Teams, die smart arbeiten wollen.
Das moderne CRM-System für Startups und KMU. Einfach, intuitiv und leistungsstark - entwickelt für Teams, die smart arbeiten wollen.