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Mapping-Presets verwalten
Wiederkehrende Zuordnungen sauber sichern und wieder laden
Mapping-Presets verwalten
Im Schritt Spalten zuordnen kannst du deine fertige Zuordnung als Preset speichern und später wieder laden. So musst du wiederkehrende Importdateien nicht jedes Mal neu einrichten.
Ein Preset speichert die Zuordnung und die ausgewählten Entitäten, aber nicht die Excel-Datei selbst. Der Preset-Name ist Pflicht und sollte eindeutig sein, damit du Vorlagen später sicher wiedererkennst.
Legt die aktuelle Zuordnung als Vorlage ab.
Füllt die Zuordnungstabelle wieder mit einer gespeicherten Vorlage.
Zeigt gespeicherte Vorlagen mit Entitäten, Spaltenzahl und Datum.
Nicht mehr benötigte Vorlagen kannst du aufräumen.
[Platzhalter für Screenshot: Dialog Mapping-Preset speichern mit Preset-Name und Mapping-Zusammenfassung]
[Platzhalter für Screenshot: Dialog Mapping-Preset laden mit der Liste gespeicherter Presets und den Buttons Laden und Löschen]
[Platzhalter für Screenshot: fertige Zuordnungstabelle nach dem Laden eines Presets]
Kurz gesagt
Mit Presets sparst du Zeit bei wiederkehrenden Importen. Einmal sauber eingerichtet, kannst du eine Zuordnung später in wenigen Klicks wiederherstellen.
Das ist besonders nützlich, wenn du regelmäßig Dateien mit derselben Spaltenstruktur bekommst und die Schritte nicht jedes Mal neu klicken willst.
So ist es aufgebaut
Prüfe die Spalten, bevor du etwas speicherst.
Vergib einen klaren Namen und sichere die Vorlage.
Wähle eine gespeicherte Vorlage aus der Liste aus.
Lösche alte Vorlagen, die du nicht mehr brauchst.
Ausführliche Beschreibung
- Öffne im Schritt Spalten zuordnen deine Zuordnung und prüfe, ob alle wichtigen Spalten korrekt verbunden sind.
- Klicke auf Mapping speichern, wenn du diese Struktur später wiederverwenden willst.
- Im Dialog siehst du den Pflichtbereich Preset-Name sowie die Mapping-Zusammenfassung mit Spalten gesamt, Zugeordnete Spalten und Ausgewählte Entitäten.
- Gib einen klaren Namen ein, zum Beispiel Kunden-Import Standard oder Produkte Monatslauf.
- Speichere das Preset mit Speichern. Danach steht es dir bei späteren Importen wieder zur Verfügung.
- Wenn du dieselbe Struktur erneut brauchst, klicke auf Mapping laden.
- Die Preset-Liste zeigt den Namen, die Anzahl der gespeicherten Zuordnungen, die enthaltenen Entitäten und das letzte Änderungsdatum.
- Mit Laden übernimmst du die gespeicherte Zuordnung in die aktuelle Tabelle. Auch ein Klick auf den Preset-Eintrag selbst lädt die Vorlage.
- Kontrolliere nach dem Laden die Zuordnung noch einmal, bevor du zum nächsten Schritt gehst. So stellst du sicher, dass die Vorlage zur aktuellen Datei passt.
- Alte oder doppelte Vorlagen kannst du über den Papierkorb entfernen. Bestätige das Löschen nur, wenn du die Vorlage wirklich nicht mehr brauchst.
Wichtige Felder und Bedienblöcke
| Bedienblock | Pflicht oder optional? | Wofür? | Beispiel oder Hinweis |
|---|---|---|---|
| Preset-Name | Pflicht | Speichert die Vorlage unter einem Namen | Zum Beispiel Kunden-Import Standard |
| Mapping-Zusammenfassung | Automatisch | Zeigt die aktuelle Größe der Zuordnung | Hilft beim Prüfen vor dem Speichern |
| Spalten gesamt | Automatisch | Anzahl aller Spalten in der Tabelle | Zum Beispiel 12 Spalten |
| Zugeordnete Spalten | Automatisch | Wie viele Spalten bereits verbunden sind | Prüft, ob die Vorlage vollständig ist |
| Ausgewählte Entitäten | Automatisch | Welche Datenarten im Preset enthalten sind | Zum Beispiel Kunden und Kontakte |
| Laden | Optional | Lädt eine gespeicherte Vorlage | Aktualisiert die Zuordnungstabelle |
| Löschen | Optional | Entfernt eine gespeicherte Vorlage | Vorher immer kurz prüfen |
Wenn du ein Preset lädst, kontrolliere es sofort mit der aktuellen Datei. Eine Vorlage spart Zeit, ersetzt aber nicht den kurzen Blick auf Spaltennamen, Entitäten und Pflichtfelder.
Was sich im Alltag ändert
- Wiederkehrende Importdateien sind in wenigen Klicks vorbereitet.
- Du musst dieselbe Zuordnung nicht bei jedem Lauf neu zusammenstellen.
- Vorlagen helfen dir, Fehler durch manuelles Klicken zu reduzieren.
- Du kannst alte Vorlagen gezielt löschen und die Liste schlank halten.
- Mehrere Personen im Team arbeiten konsistenter mit denselben Mustern.
Tipps & Tricks
- Speichere ein Preset erst, wenn die Zuordnung wirklich vollständig ist.
- Nutze klare Namen mit Fachbezug, nicht nur Test oder Neu.
- Lege für häufige Dateien jeweils ein eigenes Preset an.
- Lade ein Preset und prüfe danach nur noch die wenigen abweichenden Spalten.
- Entferne doppelte Vorlagen regelmäßig, damit du schneller die richtige findest.
Praktische Beispiele
Du speicherst die Zuordnung nach dem ersten sauberen Lauf als Kunden-Import Standard und lädst sie beim nächsten Termin wieder.
Für eine monatliche Produktliste lädst du das Preset, prüfst nur noch die Preis-Spalte und gehst dann direkt zur Vorschau.
Ein Team nutzt dieselbe Importstruktur für Projekte und Aufgaben und spart damit jedes Mal mehrere Minuten Vorbereitung.
FAQ
F: Speichert ein Preset auch die Excel-Datei?
A: Nein, nur die Zuordnung und die ausgewählten Entitäten.
F: Kann ich ein Preset mit mehreren Personen nutzen?
A: Die Vorlagen gehören zum jeweiligen Benutzerkonto. Jeder pflegt seine eigenen Presets.
F: Was passiert beim Laden?
A: Die Zuordnungstabelle wird mit den gespeicherten Werten wieder ausgefüllt.
F: Kann ich alte Vorlagen löschen?
A: Ja, über den Papierkorb in der Preset-Liste.
Häufige Probleme & Lösungen
Problem: Der Speichern-Dialog zeigt keinen Namen an.
Lösung: Trage einen eindeutigen Preset-Name ein, bevor du speicherst.
Problem: Ich finde kein passendes Preset.
Lösung: Öffne die Liste erneut und prüfe, ob die Vorlage vielleicht unter einem anderen Namen gespeichert wurde.
Problem: Nach dem Laden passt die Vorlage nicht zur Datei.
Lösung: Passe die abweichenden Spalten manuell an und speichere das Preset bei Bedarf neu.
Problem: Eine Vorlage lässt sich nicht löschen.
Lösung: Bestätige die Löschabfrage oder prüfe, ob du wirklich das richtige Preset gewählt hast.
Problem: Die Zuordnung ist nach dem Laden unvollständig.
Lösung: Ergänze die fehlenden Pflichtfelder und speichere die Vorlage danach erneut.
Fazit
Mapping-Presets machen wiederkehrende Importe deutlich schneller. Wenn du Vorlagen sauber benennst, gezielt lädst und regelmäßig aufräumst, bleibt der Importprozess in QWORKER einfach und zuverlässig.
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