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Spalten zuordnen und Mapping
Excel-Spalten mit den richtigen Feldern verbinden
Spalten zuordnen und Mapping
In diesem Schritt legst du fest, welche Spalte aus der Datei in welches Feld gehört. Gleichzeitig bestimmst du, ob nur neue Datensätze erstellt, bestehende aktualisiert oder beides automatisch entschieden wird.
Das Feld Matching-Kriterium brauchst du nur bei Nur aktualisieren oder Erstellen oder aktualisieren. Die Zuordnung muss außerdem die Pflichtfelder abdecken. Wenn Pflichtfelder fehlen, ist das Mapping nicht gültig.
Das System schlägt passende Felder vor und zählt, wie viele Spalten schon verbunden sind.
Du entscheidest, ob neue Datensätze erstellt, bestehende aktualisiert oder beide Wege kombiniert werden.
Damit erkennt das System, welcher bestehende Datensatz zu einer Zeile gehört.
Wiederkehrende Zuordnungen kannst du als Vorlage abspeichern und später wieder laden.
[Platzhalter für Screenshot: Spaltenzuordnung mit Excel-Spalte, Entität, Feld und Ignorieren]
[Platzhalter für Screenshot: Import-Modus mit den Optionen Nur erstellen, Nur aktualisieren und Erstellen oder aktualisieren]
[Platzhalter für Screenshot: Dialog zum Mapping speichern oder Mapping laden]
Kurz gesagt
Im Mapping-Schritt bringst du Excel-Spalten und Zieldaten zusammen. Nur wenn die Zuordnung stimmt, werden die importierten Zeilen später an die richtige Stelle geschrieben.
Dieser Schritt ist besonders wichtig, wenn du bestehende Daten aktualisieren willst. Dann entscheidet das Matching-Kriterium, welche Zeile zu welchem Datensatz gehört.
So ist es aufgebaut
Lege fest, ob neu erstellt oder aktualisiert werden soll.
Bei Aktualisierungen suchst du das passende Feld zur Wiedererkennung aus.
Verbinde jede Excel-Spalte mit dem richtigen Feld oder ignoriere sie.
Wenn das Mapping gültig ist, gehst du zur Vorschau.
Ausführliche Beschreibung
- Öffne den Schritt Spalten zuordnen, nachdem die Datei hochgeladen wurde.
- Prüfe zuerst den Import-Modus. Nur erstellen legt neue Datensätze an, Nur aktualisieren arbeitet nur mit vorhandenen Daten und Erstellen oder aktualisieren entscheidet automatisch.
- Wenn du Nur aktualisieren oder Erstellen oder aktualisieren nutzt, erscheint das Matching-Kriterium. Wähle dort das Feld, über das vorhandene Datensätze erkannt werden.
- Prüfe die automatische Zuordnung. Das System schlägt passende Felder vor und zeigt dir, wie viele Spalten bereits verbunden sind.
- Öffne jede Zeile der Zuordnung und verbinde die Excel-Spalte mit der richtigen Entität und dem passenden Feld.
- Wenn eine Spalte nicht gebraucht wird, setze sie auf Ignorieren.
- Achte auf die Pflichtfelder. Felder mit * müssen zugeordnet sein, damit das Mapping gültig bleibt.
- Kontrolliere die Statusbox mit Zugeordnet, Ignoriert und Pflichtfelder OK. Sie zeigt dir, ob die Zuordnung vollständig ist.
- Wenn du denselben Import später noch einmal brauchst, klicke auf Mapping speichern und vergebe einen eindeutigen Namen.
- Bei einem späteren Lauf kannst du das gespeicherte Mapping mit Mapping laden wiederverwenden und sparst dir die manuelle Zuordnung.
- Wenn alles sauber zugeordnet ist, klicke auf Weiter und prüfe danach die Vorschau.
Import-Modi im Überblick
| Modus | Bedeutung | Wann verwenden? |
|---|---|---|
| Nur erstellen | Legt nur neue Datensätze an | Wenn es die Daten noch nicht gibt |
| Nur aktualisieren | Ändert nur vorhandene Datensätze | Wenn die Datensätze bereits existieren |
| Erstellen oder aktualisieren | Das System entscheidet automatisch | Wenn neue und bestehende Daten gemischt vorkommen |
Wichtige Felder und Bedienblöcke
| Bedienblock | Pflicht oder optional? | Wofür? | Wann sichtbar? |
|---|---|---|---|
| Import-Modus | Pflicht | Steuert den Importweg | Immer sichtbar |
| Matching-Kriterium | Pflicht bei Aktualisierung, sonst nicht nötig | Findet bestehende Datensätze | Bei Nur aktualisieren und Erstellen oder aktualisieren |
| Excel-Spalte | Pflicht für Zuordnungen | Quelle der Daten | In der Mapping-Tabelle |
| Sheet | Optional | Zeigt das Tabellenblatt der Datei | Nur bei mehreren Blättern relevant |
| Entität | Pflicht bei mehreren Datenarten | Zielbereich der Zeile | In der Zuordnungstabelle |
| Feld | Pflicht für verwendete Spalten | Bestimmt das Ziel-Feld | In der Zuordnungstabelle |
| Ignorieren | Optional | Lässt eine Spalte bewusst weg | In der Zuordnungstabelle |
| Mapping speichern / laden | Optional | Wiederverwendbare Vorlagen | Über die Schaltflächen oben |
Matching-Kriterien in der Praxis
| Kriterium | Wofür geeignet? | Beispiel |
|---|---|---|
| Nach E-Mail | Für Kontakte und ähnliche Daten | Ein vorhandener Kontakt wird über die E-Mail erkannt |
| Nach Name | Für personennahe Datensätze | Vorname und Nachname zusammen finden den Datensatz |
| Nach Firmenname | Für Firmen- oder Kundendaten | Der bestehende Kunde wird über die Firma erkannt |
| Nach Datensatz-ID | Für exakte Aktualisierungen | Die Zeile verweist direkt auf den vorhandenen Datensatz |
| Nach externer ID | Für fremde oder vorgelagerte Systeme | Eine externe Nummer aus dem Vorsystem bleibt stabil |
| Nach Titel, SKU oder ähnlichem | Für Produkte, Angebote und ähnliche Daten | Ein Produkt wird über Titel oder Artikelnummer gefunden |
Wenn ein bestehender Datensatz nicht gefunden wird, liegt das meist am falschen Matching-Kriterium. Prüfe dann zuerst, ob das gewählte Feld wirklich eindeutig ist und ob die Werte in der Datei genau so geschrieben sind wie im Zielsystem.
Was sich im Alltag ändert
- Du übernimmst Daten gezielter und mit weniger Nacharbeit.
- Wiederkehrende Imports werden mit Vorlagen schneller.
- Aktualisierungen laufen sicherer, weil das richtige Matching festgelegt ist.
- Du kannst unnötige Spalten bewusst ignorieren.
- Die Vorschau wird verständlicher, weil nur passende Felder bleiben.
Tipps & Tricks
- Nutze Nur erstellen, wenn du neue Daten importierst und nichts überschrieben werden soll.
- Nutze Nur aktualisieren, wenn du vorhandene Daten gezielt ändern willst.
- Wähle ein eindeutiges Matching-Kriterium, damit keine falschen Treffer entstehen.
- Ignoriere Spalten, die du im Alltag nicht brauchst, statt sie falsch zuzuordnen.
- Speichere ein Mapping sofort, wenn du merkst, dass du dieselbe Datei später wieder importierst.
Praktische Beispiele
Du wählst Nur aktualisieren und suchst Kontakte über die E-Mail, damit vorhandene Einträge sauber ergänzt werden.
Du setzt Nur erstellen ein und ordnest Produktname, SKU und Preis den passenden Feldern zu.
Du nutzt Erstellen oder aktualisieren, wenn in derselben Datei neue und bekannte Datensätze vorkommen.
FAQ
F: Wann erscheint das Matching-Kriterium?
A: Bei Nur aktualisieren und Erstellen oder aktualisieren.
F: Was mache ich mit unnötigen Spalten?
A: Setze sie auf Ignorieren statt sie falsch zuzuordnen.
F: Warum brauche ich Mapping-Presets?
A: Sie sparen Zeit, wenn du regelmäßig dieselbe Dateistruktur importierst.
F: Was bedeutet eine rote oder fehlende Pflichtfeldanzeige?
A: Dann fehlt noch mindestens ein Pflichtfeld in der Zuordnung.
Häufige Probleme & Lösungen
Problem: Das Mapping ist nicht gültig.
Lösung: Prüfe, ob alle Pflichtfelder zugeordnet sind und keine Pflichtspalte fehlt.
Problem: Bestehende Datensätze werden nicht erkannt.
Lösung: Kontrolliere das Matching-Kriterium und die Schreibweise der Werte in der Datei.
Problem: Zu viele Spalten sind falsch zugeordnet.
Lösung: Setze unklare Spalten lieber auf Ignorieren und ordne sie danach sauber neu zu.
Problem: Der Import-Modus passt nicht.
Lösung: Wechsle auf den richtigen Modus, bevor du zur Vorschau gehst.
Problem: Das gespeicherte Mapping passt nicht mehr.
Lösung: Lade das Preset nicht automatisch, sondern passe es an die neue Datei an und speichere es danach neu.
Fazit
Das Mapping entscheidet darüber, ob der Import sauber oder fehlerhaft läuft. Wenn du Modus, Matching und Zuordnung bewusst prüfst, kannst du Daten zuverlässig übernehmen und spätere Korrekturen stark reduzieren.
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