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Formulareinsendungen verwalten
Antworten sammeln, prüfen und nachbearbeiten
Formulareinsendungen verwalten
In den Einreichungen siehst du alle Antworten an einem Ort. Du filterst nach Formular, Status und Datum, prüfst Details in der Einreichung und bearbeitest einzelne oder mehrere Datensätze mit wenigen Klicks.
Verfügbarkeit: Der Bereich Formulare ist separat buchbar und nicht in jeder QWORKER-Installation aktiviert. Der Menüpunkt und die beschriebenen Funktionen sind nur sichtbar, wenn der Bereich für deine Installation gebucht und aktiviert ist.
Der Spam-Score ist hier als Legitimitätswert aufgebaut: hohe Werte sind gut, niedrige Werte sind kritisch. Wenn du nach Spam filterst, achte deshalb immer auf die Zahl und nicht nur auf die Farbe.
Total, Heute, Diese Woche und Ausstehend geben dir den Schnellblick.
Formular, Status, Zeitraum, Duplikate und Spam-Score schränken die Liste ein.
Mehrere Einreichungen gleichzeitig verarbeiten, archivieren oder exportieren.
Meta-Daten, Dateien, Notizen und Zeitleiste stehen im Detailbereich bereit.
CSV-Export und PDF-Export helfen bei der Weitergabe und Ablage.
[Platzhalter für Screenshot: Einreichungen mit Statistik-Kacheln, Filtern und der Tabelle mit Status, Duplikat und Spam-Score]
[Platzhalter für Screenshot: Detailansicht einer Einreichung mit Formular-Daten, Notizen und Zeitleiste]
[Platzhalter für Screenshot: Bearbeiten-Dialog für eine Einreichung mit Status und Notiz]
Kurz gesagt
Die Einreichungen sind dein Arbeitsbereich für alle Antworten aus den Formularen. Hier prüfst du, was angekommen ist, markierst Vorgänge sauber und nimmst bei Bedarf kleine Nacharbeiten direkt in der Ansicht vor.
Wenn du regelmäßig filterst und den Status pflegst, bleibt die Auswertung schnell und übersichtlich.
So ist es aufgebaut
Starte über den Bereich Einreichungen oder über ein einzelnes Formular.
Grenze die Liste nach Formular, Status oder Datum ein.
Öffne eine Einreichung und lies die Daten, Dateien und Notizen.
Ändere Status, Notizen oder den Verarbeitungsstand.
Nutze CSV oder PDF, wenn du Daten weitergeben willst.
Ausführliche Beschreibung
- Öffne im Bereich Formulare die Aktion Einreichungen oder rufe direkt den Bereich Einreichungen auf.
- Oben siehst du die Statistik-Kacheln Gesamt-Submissions, Heute, Diese Woche und Ausstehend. Sie geben dir den schnellen Überblick über das aktuelle Volumen.
- Nutze den Filter Formular, wenn du nur ein bestimmtes Formular sehen willst. Mit Status, Datum von und Datum bis schränkst du die Liste weiter ein.
- Aktiviere Nur Duplikate, wenn du doppelte Einträge prüfen willst. Mit dem Regler Min. Spam-Score blendest du verdächtige oder unauffällige Einreichungen gezielt ein oder aus.
- Die Tabelle zeigt pro Zeile die Spalten ID, Formular, Eingereicht von, Status, Duplikat, Spam-Score, Eingereicht am und die Aktionen.
- Öffne eine Einreichung über das Augensymbol, wenn du die vollständigen Daten sehen willst.
- Prüfe im Detailbereich zuerst die Meta-Daten wie Formularname, Datum, Duplikat-Hinweis, Legitimitäts-Score, IP-Adresse und User-Agent.
- Schau danach in Formular-Daten. Hier siehst du alle Felder, die gespeichert wurden. Datei-Felder werden über einen sicheren Download-Link ausgeliefert.
- Nutze die Checkbox Nur PDF-Felder anzeigen, wenn du nur die Felder sehen willst, die im PDF erscheinen sollen.
- Arbeite bei Bedarf mit Notizen und Zeitleiste. Dort dokumentierst du Nachfragen, Statuswechsel und weitere Schritte.
- Wenn du den Status ändern willst, öffne den Bearbeiten-Dialog. Dort setzt du den Status und kannst direkt eine Notiz ergänzen.
- Speichere die Änderung und verwende danach bei Bedarf CSV exportieren oder Als PDF exportieren.
Liste und Status im Überblick
| Status | Bedeutung | Wann sinnvoll? |
|---|---|---|
| Ausstehend | Die Einreichung wurde noch nicht bearbeitet | Für neue oder offene Vorgänge |
| Verarbeitet | Die Einreichung wurde geprüft oder erledigt | Wenn kein weiterer Schritt offen ist |
| Spam | Der Eintrag wurde als unerwünscht markiert | Bei Bot-Einträgen oder Testmüll |
| Entwurf | Der Datensatz ist noch nicht freigegeben | Wenn eine Nachbearbeitung nötig ist |
| Archiviert | Der Eintrag bleibt erhalten, ist aber nicht mehr aktiv | Für abgeschlossene oder ruhende Vorgänge |
Wichtige Bereiche in der Detailansicht
| Bereich | Wofür? | Hinweis |
|---|---|---|
| Formular-Daten | Zeigt die gespeicherten Feldwerte | Dateien werden per sicherem Download bereitgestellt |
| Notizen | Für interne Kommentare und Nachverfolgung | Hilft bei Rückfragen und Übergaben |
| Zeitleiste | Dokumentiert Ereignisse wie Statuswechsel und Notizen | Lädt nachträglich per Ajax |
| Erstellte Entitäten | Verlinkt automatisch erzeugte Leads, Kontakte, Tickets oder Projekte | Erscheint nur, wenn eine Zuordnung aktiv war |
Wenn du viele Einreichungen bearbeitest, arbeite zuerst mit den Filtern und dann mit den Massen-Aktionen. So vermeidest du, dass du versehentlich die falschen Datensätze verarbeitest oder archivierst.
Was sich im Alltag ändert
- Du findest neue Anfragen schneller.
- Du kannst den Bearbeitungsstand klar dokumentieren.
- Du erkennst Spam und Dubletten früher.
- Du behältst Anhänge, Notizen und Zeitleisten an einem Ort.
- Du exportierst Daten bei Bedarf ohne Umwege.
Tipps & Tricks
- Prüfe die Statistik-Kacheln zuerst. So erkennst du schnell, ob ein Formular ungewöhnlich viele Einträge liefert.
- Nutze den Spam-Filter, wenn du Bot-Wellen oder Testmüll vermutest.
- Setze bei offenen Fällen eine klare Notiz, damit der nächste Bearbeiter den Stand sofort versteht.
- Verwende den PDF-Export für Ablage oder Übergabe an andere Stellen.
- Nutze die sichere Datei-Ablage, statt Anhänge manuell weiterzugeben.
- Wenn eine Einreichung schon in ein anderes Objekt umgewandelt wurde, prüfe zuerst die verknüpfte Entität.
Praktische Beispiele
Du öffnest eine neue Anfrage, setzt den Status auf Verarbeitet und ergänzt eine interne Notiz.
Du lädst die Anhänge als sichere Downloads herunter und exportierst die Liste als CSV für die Weiterverarbeitung.
Du siehst in der Detailansicht, dass aus der Einreichung bereits ein Lead oder Ticket erzeugt wurde.
FAQ
F: Wo beginne ich am besten?
A: Mit den Statistik-Kacheln und dem Formularfilter. So siehst du sofort, was gerade relevant ist.
F: Was mache ich mit Spam?
A: Markiere den Eintrag als Spam und filtere später nach niedrigen Werten.
F: Kann ich mehrere Einreichungen auf einmal bearbeiten?
A: Ja. Dafür gibt es die Massen-Aktionen über der Tabelle.
F: Wie komme ich an Anhänge?
A: Über die Detailansicht. Dateien werden dort als sichere Downloads angezeigt.
Häufige Probleme & Lösungen
Problem: Die Liste ist leer.
Lösung: Prüfe zuerst die Filter. Oft ist nur das falsche Formular oder ein zu enger Zeitraum ausgewählt.
Problem: Der Status lässt sich nicht sinnvoll ändern.
Lösung: Öffne den Bearbeiten-Dialog und prüfe, ob du die passende Berechtigung hast.
Problem: Einträge werden zu streng als Spam markiert.
Lösung: Prüfe den Spam-Score-Filter und die globale Spam-Schutz-Konfiguration.
Problem: Die CSV-Datei enthält weniger Daten als erwartet.
Lösung: Prüfe, ob du zuvor einen Filter gesetzt oder nur eine Auswahl markiert hast.
Problem: Ein Dateianhang lässt sich nicht öffnen.
Lösung: Nutze den sicheren Download-Link in der Detailansicht statt einer direkten Datei-URL.
Problem: Die Zeitleiste bleibt leer.
Lösung: Prüfe, ob schon Notizen oder Statuswechsel gespeichert wurden.
Problem: Ein Feld fehlt in der Detailansicht.
Lösung: Prüfe, ob das Feld im Formular wirklich gespeichert wurde oder im PDF-Filter ausgeblendet ist.
Fazit
Mit den Einreichungen behältst du Formulardaten, Bearbeitungsstand und Nacharbeit zentral im Griff. Wer regelmäßig filtert, Status pflegt und Notizen sauber setzt, arbeitet mit Formulareingaben deutlich schneller und verlässlicher.
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