Kategorien
Eigene Rollen erstellen und anpassen
Rollen als Vorlagen aufbauen
Eigene Rollen erstellen und anpassen
Neue Rollen beginnen in QWORKER mit einer vorhandenen Vorlage. Danach passt du die Berechtigungen so an, dass jede Person nur die Bereiche sieht und nutzt, die sie im Alltag wirklich braucht.
Die Seite Rollen ist nur sichtbar, wenn dein Konto dafür freigeschaltet ist. Der Bereich Administratorrechte erscheint nur für echte Administratoren. Das Feld Einstellungen übernehmen von siehst du nur beim Anlegen einer neuen Rolle.
Du vergibst einen klaren Namen und nutzt eine vorhandene Rolle als Startpunkt.
Danach schaltest du nur die Rechte frei, die im Alltag nötig sind.
Die fertige Rolle kannst du danach einem Teammitglied zuordnen.
Bestimmte Rechte bleiben bewusst nur der Administration vorbehalten.
[Platzhalter für Screenshot: Seite Rollen mit der Rollenliste und dem Button Rolle hinzufügen]
[Platzhalter für Screenshot: Dialog Rolle hinzufügen mit den Feldern Titel und Einstellungen übernehmen von]
[Platzhalter für Screenshot: Rechteansicht Berechtigungen einer Rolle mit Projekt-, Team-, Finanz- und Kommunikationsblöcken]
Kurz gesagt
Eine Rolle ist in QWORKER eine Rechtevorlage. Du legst zuerst den Namen an, übernimmst dann die Einstellungen aus einer bestehenden Rolle und passt anschließend die Rechte an den Alltag der neuen Gruppe an.
So musst du nicht jede Berechtigung von Grund auf neu setzen. Du sparst Zeit und reduzierst Fehler, weil du mit einer passenden Vorlage startest.
So ist es aufgebaut
Gehe zu Einstellungen > Rollen.
Vergib einen Namen und wähle eine Vorlage über Einstellungen übernehmen von.
Öffne die neue Rolle und passe die Berechtigungen im Detail an.
Speichere die Änderungen und prüfe die Rolle mit einem echten Benutzerkonto.
Ausführliche Beschreibung
Eine neue Rolle anlegen
- Öffne Einstellungen > Rollen. Links siehst du die Rollenliste, rechts die Detailansicht.
- Klicke auf Rolle hinzufügen.
- Trage einen klaren Namen in Titel ein, zum Beispiel Buchhaltung, Support oder Vertrieb.
- Wähle unter Einstellungen übernehmen von eine vorhandene Rolle als Vorlage aus.
- Speichere die Rolle. Danach erscheint sie in der Liste und du kannst ihre Rechte gezielt anpassen.
Berechtigungen anpassen
- Klicke die neue Rolle in der Liste an. Rechts öffnet sich die Ansicht Berechtigungen: ....
- Prüfe zuerst die Bereiche, die dein Team wirklich braucht. Die Seite ist in Blöcke wie Projekte, Teammitglieder, Zeiten, Vertrieb, Finanzen und Kommunikation gegliedert.
- Aktiviere nur die Optionen, die zur Aufgabe passen. Für viele Bereiche gibt es Auswahlarten wie Nein, Ja, Nur lesen, Nur eigene oder Bestimmte Mitglieder oder Teams.
- Wenn du Berechtigungen für Teammitglieder, Urlaub, Stundenzettel oder Stundenerfassungen anpasst, prüfe immer, ob der Zugriff wirklich für das ganze Team oder nur für einzelne Personen gelten soll.
- Speichere die Änderungen direkt. Danach gelten die neuen Rechte für alle Personen, die diese Rolle nutzen.
| Feld | Pflicht? | Wann sichtbar? | Wofür? | Beispiel |
|---|---|---|---|---|
| Titel | Ja | Beim Anlegen und Bearbeiten | Name der Rolle | Vertrieb |
| Einstellungen übernehmen von | Ja, beim Erstellen | Nur bei neuer Rolle | Vorlage übernehmen und Zeit sparen | Mitarbeiter |
| Berechtigungen | Nein | Nach dem Speichern in der Detailansicht | Zugriffe je Bereich feinjustieren | Projekte, Tickets, Rechnungen |
Steuert Projekte, Aufgaben, Meilensteine, Kommentare und Dateien.
Regelt Kontaktdaten, soziale Links, Jobinformationen, Urlaub, Stundenzettel und Stundenerfassungen.
Umfasst Leads, Kundendaten und Tickets.
Deckt Rechnungen, Angebote, Verträge, Vorschläge, Bestellungen, Abonnements und Ausgaben ab.
Hier geht es um Timeline, Nachrichten, Ankündigungen und Hilfe.
Diese Schalter sind nur für Administratoren sichtbar und sollten sehr sparsam genutzt werden.
Was sich im Alltag ändert
- Neue Rollen lassen sich sauber nach Abteilungen oder Aufgaben trennen.
- Du musst nicht jedes Recht von Grund auf neu setzen.
- Mit Vorlagen bleibt die Rechtepflege konsistent und nachvollziehbar.
- Weniger Rechte bedeuten weniger Fehlklicks und weniger Risiko.
- Wenn neue Module dazukommen, kannst du die passende Rolle schnell erweitern.
Tipps & Tricks
- Halte die Zahl der Rollen klein und arbeite lieber mit klaren Gruppen.
- Nutze eine bestehende Rolle als Vorlage und ändere nur die Unterschiede.
- Vergib für jede Rolle einen eindeutigen Namen, zum Beispiel Buchhaltung oder Support.
- Prüfe nach Änderungen immer mit einem Nicht-Admin-Konto, welche Menüs sichtbar sind.
- Gib Administratorrechte nur an Personen weiter, die das System wirklich verwalten sollen.
Praktische Beispiele
Die Support-Rolle darf Tickets sehen, Nachrichten schreiben und Dateien im Projektbereich nutzen, aber keine Einstellungen ändern.
Die Buchhaltung darf Rechnungen, Ausgaben und Angebote verwalten, aber keine Teammitglieder löschen.
Eine Teamleitung bekommt Zugriff auf Projekte, Urlaub und Stundenzettel, aber nur eingeschränkte Administratorrechte.
FAQ
F: Muss ich jede Rolle neu bauen?
A: Nein. Nutze Einstellungen übernehmen von als Vorlage und passe nur die Unterschiede an.
F: Warum sehe ich den Block Administratorrechte nicht?
A: Dieser Bereich ist nur für Administratoren sichtbar.
F: Wo ordne ich die neue Rolle später zu?
A: Über Benutzerrollen oder in den Kontoeinstellungen des Teammitglieds.
F: Kann ich auch nur lesen erlauben?
A: Ja. Viele Bereiche bieten eine reine Leserechte-Variante oder eingeschränkte Zugriffe.
Häufige Probleme & Lösungen
Problem: Der Button Rolle hinzufügen fehlt.
Lösung: Prüfe, ob dein Konto die Rechte für die Rollenverwaltung hat.
Problem: Die neue Rolle hat zu viele Rechte.
Lösung: Öffne die Rolle erneut und entferne die Häkchen in den betroffenen Blöcken.
Problem: Ein bestimmter Block wird nicht angezeigt.
Lösung: Das zugehörige Modul ist möglicherweise nicht aktiv. Dann erscheint der Block auch nicht.
Problem: Ein Admin-Recht lässt sich nicht setzen.
Lösung: Diese Berechtigungen sind absichtlich nur für Administratoren freigeschaltet.
Fazit
Mit einer klar aufgebauten Rolle steuerst du in QWORKER sauber, wer welche Bereiche sehen und bearbeiten darf. Wenn du mit einer Vorlage startest und die Rechte bewusst klein hältst, bleibt die Verwaltung übersichtlich und sicher.
Das moderne CRM-System für Startups und KMU. Einfach, intuitiv und leistungsstark - entwickelt für Teams, die smart arbeiten wollen.
Das moderne CRM-System für Startups und KMU. Einfach, intuitiv und leistungsstark - entwickelt für Teams, die smart arbeiten wollen.