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Mitarbeiter anlegen und einladen
Direkt anlegen oder per Einladung starten
Mitarbeiter anlegen und einladen
Du kannst Teammitglieder in QWORKER entweder direkt anlegen oder per E-Mail einladen. Die direkte Anlage eignet sich, wenn du das Konto sofort einrichtest. Die Einladung eignet sich, wenn die Person ihr Konto selbst über den Link aktiviert.
Die Buttons Mitglied hinzufügen, Einladung senden und Teammitglieder importieren sind nur sichtbar, wenn deine Rolle die passende Berechtigung hat. Für den Admin-Status gilt zusätzlich: Nur Administratoren können die Administratorrolle zuweisen.
Du füllst die Formularschritte aus, vergibst sofort ein Passwort und speicherst das neue Konto direkt in QWORKER.
Du schickst eine Einladung an eine oder mehrere E-Mail-Adressen. Die Person legt ihr Passwort später selbst fest.
Für viele neue Mitglieder auf einmal kannst du Teammitglieder importieren nutzen.
Beim Anlegen oder Einladen legst du fest, welche Rolle das neue Teammitglied bekommt.
[Platzhalter für Screenshot: Teammitglieder-Liste mit den Buttons Mitglied hinzufügen, Einladung senden und Teammitglieder importieren]
[Platzhalter für Screenshot: Formular mit den Tabs Allgemeine Informationen, Jobinformationen und Kontoeinstellungen]
[Platzhalter für Screenshot: Einladungsfenster mit mehreren E-Mail-Adressen und der Rollenauswahl]
Kurz gesagt
Mitglied hinzufügen ist der direkte Weg: Du legst das Konto selbst an, vergibst ein Passwort und kannst die Login-Daten verschicken. Einladung senden ist der einfache Weg für neue Kolleginnen und Kollegen: Sie erhalten einen Link und richten ihr Konto selbst ein.
Wenn viele Personen gleichzeitig dazukommen, ist Teammitglieder importieren die schnellste Lösung.
So ist es aufgebaut
Gehe zu Team > Teammitglieder.
Klicke auf Mitglied hinzufügen oder auf Einladung senden.
Ergänze die Pflichtfelder, wähle die Rolle und prüfe die Kontodaten.
Speichere den Datensatz oder sende die Einladung per E-Mail.
Ausführliche Beschreibung
Mitarbeiter direkt anlegen
- Öffne Team > Teammitglieder und klicke auf Mitglied hinzufügen.
- Der Assistent öffnet sich mit den Tabs Allgemeine Informationen, Jobinformationen und Kontoeinstellungen.
- Trage zuerst Vorname und Nachname ein. Diese beiden Felder sind Pflicht.
- Ergänze bei Bedarf Postadresse, Telefon und Geschlecht. Diese Angaben helfen dem Team bei der Kontaktpflege.
- Fülle die Jobinformationen aus, wenn du die Rolle im Arbeitsalltag genauer dokumentieren willst. Dazu gehören Berufsbezeichnung, Gehalt, Gehaltsbedingungen und Einstellungsdatum.
- Wechsle zu Kontoeinstellungen und trage die E-Mail-Adresse ein. Ohne E-Mail kann kein Benutzerkonto angelegt werden.
- Vergib ein Passwort. Du kannst es mit Generieren erstellen und über Text anzeigen sichtbar machen.
- Wähle die passende Rolle aus. Sie bestimmt später die sichtbaren Bereiche und Rechte.
- Wenn du die Login-Daten sofort verschicken willst, lasse Login-Daten per E-Mail an diesen Benutzer senden aktiviert.
- Klicke auf Speichern, sobald alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.
Mitarbeiter per Einladung hinzufügen
- Öffne wieder Team > Teammitglieder und klicke auf Einladung senden.
- Trage eine oder mehrere E-Mail-Adresse(n) ein. Mit dem Plus-Symbol kannst du weitere Adressen hinzufügen.
- Wähle die Rolle aus, die das neue Mitglied nach der Annahme erhalten soll.
- Prüfe die Adressen noch einmal. Jeder Eintrag wird als eigene Einladung versendet.
- Drücke auf Senden. QWORKER verschickt danach die Einladung mit dem persönlichen Link.
- Die eingeladene Person legt ihr Konto über den Link selbst an und setzt das Passwort beim ersten Login.
Optional: Teammitglieder importieren
- Klicke auf Teammitglieder importieren, wenn du mehrere Personen in einem Schritt anlegen willst.
- Nutze die Importvorlage, damit die Spalten richtig zugeordnet sind.
- Beim Import sind Vorname, Nachname, Berufsbezeichnung und E-Mail-Adresse Pflicht.
- Die Spalte Rolle kannst du ebenfalls mitgeben. Den Admin-Status darfst du nur als Administrator setzen.
- Starte den Import erst, wenn die Datei vollständig geprüft ist.
| Feld | Pflicht? | Wo sichtbar? | Wofür? | Beispiel |
|---|---|---|---|---|
| Vorname | Ja | Allgemeine Informationen | Eindeutige Personenerkennung | Anna |
| Nachname | Ja | Allgemeine Informationen | Vollständiger Name im Konto | Müller |
| Postadresse | Nein | Allgemeine Informationen | Kontakt- und Adressdaten | Musterstraße 10 |
| Telefon | Nein | Allgemeine Informationen | Schneller Kontakt im Alltag | +49 30 123456 |
| Geschlecht | Nein | Allgemeine Informationen | Zusätzliche Stammdaten | Weiblich |
| Berufsbezeichnung | Ja | Jobinformationen | Rolle im Arbeitsalltag | Buchhaltung |
| Kontoeinstellungen / Einladung | Pflicht? | Wo sichtbar? | Wofür? | Beispiel |
|---|---|---|---|---|
| E-Mail-Adresse | Ja | Kontoeinstellungen / Einladung | Login und Einladung | anna.mueller@firma.de |
| Passwort | Ja, bei direkter Anlage | Kontoeinstellungen | Sofortiger Zugang | Generiertes Passwort |
| Rolle | Ja | Kontoeinstellungen / Einladung | Bestimmt die Rechte | Teammitglied |
| Login-Daten per E-Mail an diesen Benutzer senden | Nein | Kontoeinstellungen | Verschickt die Zugangsdaten | Aktiviert |
| Import-Spalte | Pflicht? | Hinweis |
|---|---|---|
| Vorname | Ja | Muss in der Importdatei vorhanden sein. |
| Nachname | Ja | Muss in der Importdatei vorhanden sein. |
| Berufsbezeichnung | Ja | Ohne diese Spalte bricht der Import ab. |
| E-Mail-Adresse | Ja | Darf nicht doppelt vorkommen. |
| Rolle | Nein | Admin nur mit Admin-Rechten. |
Was sich im Alltag ändert
- Neue Teammitglieder sind schneller im System.
- Du entscheidest selbst, ob du ein Konto direkt anlegst oder nur eine Einladung verschickst.
- Die Rechte des neuen Mitglieds sind von Anfang an sauber mit der passenden Rolle verknüpft.
- Die Importfunktion spart Zeit, wenn mehrere Personen gleichzeitig starten.
- Du kannst Login-Daten gezielt verschicken, statt sie manuell zusammenzustellen.
Tipps & Tricks
- Nutze Mitglied hinzufügen, wenn du das Konto sofort kontrollieren willst.
- Nutze Einladung senden, wenn die Person ihr Passwort selbst setzen soll.
- Prüfe die Rolle vor dem Speichern, damit das neue Konto direkt die richtigen Rechte hat.
- Aktiviere Login-Daten per E-Mail an diesen Benutzer senden nur, wenn die Adresse sicher ist.
- Verwende den Import nur mit sauber vorbereiteter Datei und passenden Pflichtspalten.
Praktische Beispiele
Du legst die Kollegin direkt an, vergibst das Passwort und schickst die Login-Daten per E-Mail.
Ein externer Support-Mitarbeiter bekommt eine Einladung und aktiviert sein Konto selbst.
Mehrere neue Teammitglieder werden mit dem Import auf einmal angelegt.
FAQ
F: Was ist der Unterschied zwischen Mitglied hinzufügen und Einladung senden?
A: Beim direkten Anlegen speicherst du das Konto sofort. Bei der Einladung legt die eingeladene Person ihr Passwort selbst an.
F: Kann ich mehrere Personen gleichzeitig einladen?
A: Ja. Im Einladungsfenster kannst du mehrere E-Mail-Adressen ergänzen.
F: Brauche ich für die direkte Anlage immer ein Passwort?
A: Ja. Ohne Passwort kann kein direktes Benutzerkonto gespeichert werden.
F: Wie lange ist eine Einladung gültig?
A: Der Einladungslink ist nur für eine begrenzte Zeit gültig. Sende ihn bei Bedarf einfach noch einmal.
Häufige Probleme & Lösungen
Problem: Der Button Mitglied hinzufügen fehlt.
Lösung: Prüfe deine Berechtigung Darf neue Teammitglieder hinzufügen oder einladen.
Problem: Die E-Mail-Adresse wird als doppelt erkannt.
Lösung: Verwende eine andere E-Mail-Adresse oder prüfe, ob das Konto bereits existiert.
Problem: Die Einladung kommt nicht an.
Lösung: Prüfe die E-Mail-Adresse und sende die Einladung erneut.
Problem: Beim Import fehlen Pflichtspalten.
Lösung: Ergänze Vorname, Nachname, Berufsbezeichnung und E-Mail-Adresse in der Datei.
Fazit
Für neue Teammitglieder hast du in QWORKER drei saubere Wege: direkt anlegen, per E-Mail einladen oder per Import hinzufügen. Wenn du den richtigen Weg für die Situation wählst, bleibt die Pflege schnell und übersichtlich.
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