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Rollen und Berechtigungen verstehen
Rollen steuern den Zugriff
Rollen und Berechtigungen verstehen
In QWORKER regeln Rollen, was Teammitglieder sehen und tun dürfen. Die Seite Rollen definiert die Rechte einer Rolle, und die Seite Benutzerrollen zeigt, welchem Teammitglied welche Rolle zugewiesen ist.
Viele Rechte hängen von aktiven Modulen ab. Darum siehst du zum Beispiel nur dann Bereiche für Urlaub, Stundenzettel, Tickets, Rechnungen oder Hilfe, wenn die passenden Module eingeschaltet sind.
Eine Rolle ist ein Rechtepaket. Hier legst du fest, was diese Gruppe grundsätzlich darf.
Hier siehst du, welcher Person aktuell welche Rolle zugewiesen ist.
Die Berechtigungsblöcke steuern Detailrechte wie Sichtbarkeit, Bearbeitung und Zugriff auf einzelne Bereiche.
Bestimmte Rechte wie Rollenverwaltung, Aktivieren oder Löschen sind nur für Administratoren gedacht.
[Platzhalter für Screenshot: Rollenliste im Bereich Rollen mit der geöffneten Berechtigungsansicht]
[Platzhalter für Screenshot: Detailansicht Berechtigungen mit den Gruppen für Projekte, Team, Urlaub, Stundenzettel und Tickets]
[Platzhalter für Screenshot: Seite Benutzerrollen mit Teammitgliedern und der zugewiesenen Rolle]
Kurz gesagt
Rollen bestimmen die Rechte. Benutzerrollen ordnen diese Rechte einem Teammitglied zu. Wenn du die Logik dahinter kennst, kannst du Zugriffe sauber und nachvollziehbar steuern.
Die Rechte werden nicht als einzelne Zufallsschalter gepflegt, sondern in Gruppen. So bleibt die Administration auch bei vielen Teammitgliedern übersichtlich.
So ist es aufgebaut
Gehe zu Einstellungen > Rollen.
Klicke eine Rolle an und prüfe die Berechtigungen rechts im Detailbereich.
Wechsle zu Einstellungen > Benutzerrollen, wenn du die Zuweisung pro Person sehen willst.
Passe die Rechte an und speichere die Rolle, damit die Änderung wirksam wird.
Ausführliche Beschreibung
Die Seite Rollen verstehen
- Öffne Einstellungen > Rollen. Links siehst du die Rollenliste, rechts öffnet sich die Berechtigungsansicht.
- Klicke auf eine Rolle, um ihre Rechte zu laden. Die Überschrift zeigt dir immer den Namen der aktuell ausgewählten Rolle.
- Mit Rolle hinzufügen legst du eine neue Rolle an. Im Dialog Einstellungen übernehmen von kannst du oft eine bestehende Rolle als Vorlage nehmen, damit du nicht alles neu setzen musst.
- Die Berechtigungen sind in Blöcken organisiert. Je nach aktivem Modul erscheinen weitere Abschnitte, zum Beispiel für Urlaub, Stundenzettel, Tickets oder Rechnungen.
- Speichere Änderungen immer direkt, wenn du eine Rolle angepasst hast. Danach gelten die neuen Rechte für alle Personen mit dieser Rolle.
Die Seite Benutzerrollen verstehen
- Öffne Einstellungen > Benutzerrollen.
- Du siehst dort eine Liste mit Teammitgliedern und ihrer aktuellen Rolle.
- Über das Bearbeiten-Symbol änderst du die Zuordnung einer Person zu einer anderen Rolle.
- Administratoren werden gesondert behandelt. Der Admin-Status ist kein normales Rollenfeld, sondern eine Sonderstufe mit allen Rechten.
- Speichere die Änderung, damit das Teammitglied die neuen Menüs und Rechte sofort erhält.
| Bereich | Was steuert er? | Typische sichtbare Optionen |
|---|---|---|
| Projektberechtigungen | Projekte, Aufgaben, Meilensteine und Dateien | Nein, Ja, alle Mitglieder, Ja, bestimmte Mitglieder oder Teams |
| Teammitglieder | Kontaktdaten, soziale Profile, Notizen und Bearbeitung | Darf Kontaktdaten einsehen, soziale Profile einsehen, allgemeine Informationen bearbeiten, Notizen verwalten |
| Urlaub | Beantragen, zuweisen, genehmigen und ablehnen | Nein, Ja, alle Mitglieder, Ja, bestimmte Mitglieder oder Teams, Eigene Urlaube ausschließen |
| Stundenzettel | Zeitbuchungen und Zeitkarten | Nein, Ja, nur eigene, Ja, alle Mitglieder, Ja, nur eigene Projektmitglieder, Ja, bestimmte Mitglieder oder Teams |
| Chronik | Beiträge in der Timeline | Kann Beiträge von bestimmten Mitgliedern oder Teams sehen |
| Kunden | Kundendaten und Sichtbarkeit | Nein, Ja, alle Kunden, Ja, nur eigene Kunden, Nur lesen, Ja, bestimmte Kundengruppen |
| Tickets | Zugriff auf Support-Tickets | Nein, Ja, alle Tickets, Ja, zugewiesene Tickets, Ja, bestimmte Tickettypen |
| Rechnungen | Lesen, Verwalten und eigene Kundenrechnungen | Kein Zugriff, alle Rechnungen verwalten, nur lesen, eigene Kundenrechnungen verwalten |
| Hilfe- und Wissensdatenbank | Hilfeinhalte verwalten | Nein, Ja |
| Administration | Einstellungen, Rollen, Einladungen, Aktivieren und Löschen | Darf alle Arten von Einstellungen verwalten, Darf Benutzerrollen und Berechtigungen verwalten, Darf neue Teammitglieder hinzufügen oder einladen, Kann Teammitglieder aktivieren/deaktivieren, Kann Teammitglieder löschen |
- Nein bedeutet kein Zugriff.
- Ja, alle Mitglieder bedeutet voller Zugriff auf den gewählten Bereich.
- Ja, bestimmte Mitglieder oder Teams bedeutet Zugriff nur für die ausgewählten Personen oder Gruppen.
- Ja, nur eigene bedeutet Zugriff nur auf die eigenen Daten oder Vorgänge.
- Bei einigen Bereichen gibt es Zusatzangaben wie Eigene Urlaube ausschließen oder Eigene Stundenzettel ausschließen.
Was sich im Alltag ändert
- Das Team sieht nur die Bereiche, die wirklich nötig sind.
- Du kannst Rollen für Führungskräfte, Mitarbeitende oder Admins sauber trennen.
- Module wie Urlaub, Stundenzettel oder Tickets lassen sich gezielt eingrenzen.
- Benutzerrollen zeigen dir sofort, wer welche Rechte hat.
- Mit klaren Rollen wird die Administration später deutlich einfacher.
Tipps & Tricks
- Halte die Zahl der Rollen klein und arbeite lieber mit klaren Gruppen.
- Nutze bestehende Rollen als Vorlage, statt jede Rolle neu zu erfinden.
- Prüfe nach jedem Modul-Update, ob neue Berechtigungsblöcke hinzugekommen sind.
- Vergib Administratorrechte nur, wenn sie wirklich nötig sind.
- Testen hilft: Melde dich einmal mit einem Konto an, das nicht admin ist, und prüfe die sichtbaren Menüs.
Praktische Beispiele
Eine Teamleitung bekommt Zugriff auf Projekte, Urlaub und Stundenzettel, aber nicht auf alle Einstellungen.
Die Buchhaltung darf Rechnungen sehen und verwalten, aber keine Rollen ändern.
Ein Administrator darf Einstellungen verwalten, neue Teammitglieder einladen und Rollen anpassen.
FAQ
F: Was ist der Unterschied zwischen Rollen und Benutzerrollen?
A: Rollen sind die Rechtevorlagen. Benutzerrollen zeigen, welche Person welche Vorlage bekommen hat.
F: Warum fehlen manche Rechte?
A: Dann ist das passende Modul wahrscheinlich nicht aktiv oder dein Konto hat zu wenig Rechte.
F: Kann ich ein Teammitglied auf Admin setzen?
A: Ja, aber nur als Administrator und nur dort, wo diese Sonderrolle erlaubt ist.
F: Kann ich eine Rolle kopieren?
A: Ja, über Einstellungen übernehmen von kannst du eine bestehende Rolle als Vorlage verwenden.
Häufige Probleme & Lösungen
Problem: Die Menüpunkte Rollen oder Benutzerrollen sind nicht sichtbar.
Lösung: Prüfe die Berechtigung Darf Benutzerrollen und Berechtigungen verwalten und die allgemeinen Einstellungen.
Problem: Ein Bereich wie Urlaub wird nicht angezeigt.
Lösung: Aktiviere das passende Modul, dann erscheint auch der zugehörige Berechtigungsblock.
Problem: Eine Rolle hat zu viele Rechte.
Lösung: Öffne die Rolle und schränke die betroffenen Blöcke gezielt ein.
Problem: Die Benutzerrollenliste zeigt nicht die erwartete Rolle.
Lösung: Öffne die Person erneut und prüfe die Zuweisung im Bereich Benutzerrollen.
Fazit
Rollen und Berechtigungen sind das Werkzeug, mit dem du in QWORKER die Sichtbarkeit und die Aktionen für Teammitglieder sauber steuerst. Wenn du die Rolle als Vorlage und die Benutzerrolle als Zuweisung verstehst, kannst du Zugriffe sicher und nachvollziehbar verwalten.
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