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Aufgaben-Benachrichtigungen und Erinnerungen
Fristen und Hinweise im Blick
Aufgaben-Benachrichtigungen und Erinnerungen
QWORKER meldet wichtige Aktionen an Aufgaben automatisch und kann dich zusätzlich vor Fälligkeiten erinnern. Private Erinnerungen legst du direkt an der Aufgabe an, damit nichts untergeht.
- wie QWORKER Aufgaben automatisch meldet
- wie du Frist-Erinnerungen in den Aufgabeneinstellungen steuerst
- wie du private Erinnerungen direkt an einer Aufgabe anlegst
- woran du erkennst, warum eine Erinnerung nicht erscheint
- für weniger vergessene Deadlines
- für klare Hinweise im Team, wenn eine Aufgabe sich ändert
- für persönliche Nachfass-Erinnerungen ohne extra Notizzettel
[Platzhalter für Screenshot: Aufgabenansicht mit dem Bereich „Erinnerungen (Privat)“ und den Aufgabeneinstellungen für Frist-Erinnerungen]
Kurz gesagt
Bei Aufgaben gibt es zwei Arten von Hinweisen. Erstens erzeugt QWORKER Benachrichtigungen, wenn eine Aufgabe erstellt, aktualisiert, zugewiesen, gestartet, abgeschlossen, wieder geöffnet oder kommentiert wird. Zweitens kannst du automatische Frist-Erinnerungen und private Erinnerungen nutzen, damit wichtige Aufgaben rechtzeitig sichtbar bleiben.
Die Frist-Erinnerungen steuerst du in Einstellungen > Aufgaben. Private Erinnerungen legst du direkt in der Aufgabenansicht unter Erinnerungen (Privat) an.
So ist es aufgebaut
Meldungen erscheinen bei den typischen Aufgabenaktionen wie Zuweisung, Start, Abschluss oder Kommentar.
Hier legst du fest, wann QWORKER vor, am oder nach dem Fälligkeitsdatum erinnert.
Diese Erinnerungen sind an die Aufgabe gebunden und sichtbar nur für berechtigte interne Nutzer.
Für die automatische Auslösung der Frist-Erinnerungen muss der Hintergrundjob laufen.
Ausführliche Beschreibung
- Öffne Einstellungen und wechsle zu Aufgaben.
- Im Tab Aufgabeneinstellungen prüfst du die Frist-Felder für Aufgaben. Dort entscheidest du, ob QWORKER vor dem Termin, am Termin oder nach dem Termin erinnern soll.
- Wähle für die Vorab-Erinnerung und die Überfälligkeits-Erinnerung die passenden Tage aus. Aktiviere die Erinnerung am Fälligkeitstag, wenn das Team genau an diesem Tag einen Hinweis bekommen soll.
- Speichere die Einstellungen. Der Hinweis Cron-Job erforderlich bedeutet, dass die Erinnerungen nur dann zuverlässig ausgeführt werden, wenn der Hintergrundjob aktiv ist.
- Öffne anschließend eine Aufgabe. Wenn das Erinnerungsmodul aktiviert ist, siehst du rechts den Bereich Erinnerungen (Privat).
- Klicke auf Erinnerung hinzufügen und trage Titel, Datum und Uhrzeit ein. Wenn du die Erinnerung wiederholen willst, aktiviere Wiederholen.
- Falls du wiederholst, wähle Wiederholen alle und optional Zyklen. Ein leeres Zyklusfeld bedeutet, dass die Erinnerung ohne feste Endzahl läuft.
- Speichere die Erinnerung. QWORKER zeigt sie dann in der Aufgabenansicht an und meldet sie im Benachrichtigungsbereich, sobald die definierte Zeit erreicht ist.
Private Erinnerungen erscheinen nur, wenn du die Aufgabe öffnen darfst und das Erinnerungsmodul im System aktiv ist. Für die automatischen Frist-Hinweise muss zusätzlich der Cron-Job laufen.
Felder im Detail
Pflicht: Nein.
Wähle aus, wie viele Tage vor dem Fälligkeitsdatum QWORKER erinnern soll. Beispiel: 3 Tage vor Ablauf.
Das Feld ist Teil der Aufgabeneinstellungen und arbeitet nur mit Cron-Job.
Pflicht: Nein.
Aktiviere das Kontrollkästchen, wenn du am Fälligkeitstag selbst einen Hinweis senden willst. Das ist sinnvoll bei Aufgaben mit klaren Tagesfristen.
Pflicht: Nein.
Wähle, nach wie vielen Tagen nach dem Fälligkeitsdatum QWORKER erinnern soll. Beispiel: 1 Tag nach Ablauf.
Pflicht: Ja.
Gib einen kurzen Namen für die Erinnerung ein. Beispiel: Kunde anrufen oder Freigabe prüfen.
Pflicht: Ja.
Das Datum bestimmt, an welchem Tag die Erinnerung ausgelöst wird. Beispiel: 15.05.2026.
Pflicht: Ja.
Lege fest, wann die Erinnerung am Tag erscheinen soll. Beispiel: 09:00.
Pflicht: Nur wenn du wiederholen willst.
Aktiviere Wiederholen, wenn die Erinnerung regelmäßig laufen soll. Wiederholen alle ist dann sichtbar. Zyklen begrenzt die Wiederholung. Leer lassen bedeutet ohne feste Grenze.
Was sich im Alltag ändert
- Dein Team sieht wichtige Aufgabenänderungen sofort im Benachrichtigungsbereich.
- Fristen gehen nicht so leicht unter, weil Vorab- und Überfälligkeits-Hinweise automatisch laufen.
- Private Erinnerungen helfen bei Rückrufen, Freigaben oder internen Follow-ups.
- Die Aufgabenansicht bleibt sauber, weil Erinnerungen direkt an der Aufgabe hängen.
- Mit einem aktiven Cron-Job laufen die Erinnerungen ohne manuelle Kontrolle im Hintergrund.
Nutze für harte Fristen eine Vorab-Erinnerung und eine Erinnerung am Fälligkeitstag. Für lockere Nachfassarbeiten reicht oft eine private Erinnerung direkt in der Aufgabe.
Tipps & Tricks
- Wähle klare Titel wie Rückruf heute statt nur Info.
- Setze Vorab-Erinnerungen für Teamaufgaben eher auf 1 bis 3 Tage vor dem Termin.
- Nutze private Erinnerungen für persönliche Arbeitsschritte, nicht für Freigaben an Kunden.
- Prüfe bei fehlenden Hinweisen zuerst Cron-Job, Rechte und Aufgabenfrist.
- Halte die Wiederholungen sparsam, damit die Benachrichtigungen nicht zur Flut werden.
Praktische Beispiele
Eine Aufgabe ist am Freitag fällig. Du aktivierst die Vorab-Erinnerung 3 Tage vorher und die Erinnerung am Fälligkeitstag.
Du legst in Erinnerungen (Privat) eine Erinnerung für 9:00 Uhr an, damit du einen Kunden direkt am Morgen zurückrufst.
Wenn eine Aufgabe noch offen ist, sendet QWORKER nach 1 Tag eine Erinnerung bei überfälliger Aufgabenfrist an die beteiligten Personen.
Häufige Fragen
F: Sehen Kunden private Erinnerungen?
A: Nein. Erinnerungen (Privat) sind für interne Arbeit gedacht und erscheinen nicht als Kundennachricht.
F: Warum kommt keine Frist-Erinnerung an?
A: Meist fehlt der Cron-Job, die Erinnerung ist nicht aktiviert oder die Aufgabenfrist ist leer.
F: Kann ich Erinnerungen wiederholen?
A: Ja. Aktiviere Wiederholen und lege dann Intervall und Zyklen fest.
F: Wo sehe ich die allgemeinen Meldungen zu Aufgaben?
A: Im Benachrichtigungsbereich oben rechts in QWORKER.
Häufige Probleme & Lösungen
Problem: Der Bereich Erinnerungen (Privat) fehlt.
Lösung: Prüfe, ob das Erinnerungsmodul aktiv ist und ob du die Aufgabe öffnen darfst.
Problem: Eine Erinnerung wird nicht ausgelöst.
Lösung: Prüfe Cron-Job, Datum, Uhrzeit und ob die Aufgabe wirklich eine Frist hat.
Problem: Die Vorab-Erinnerung erscheint zu spät.
Lösung: Verringere die Tage im Feld Vorab-Erinnerung für Aufgabenfrist senden.
Problem: Die Wiederholung läuft zu oft.
Lösung: Setze ein klares Feld bei Zyklen oder schalte die Wiederholung wieder aus.
Fazit
Mit Aufgaben-Benachrichtigungen und Erinnerungen hält QWORKER Fristen, Teamhinweise und private Nachfasspunkte sauber zusammen. So arbeitest du strukturierter und übersiehst wichtige Aufgaben deutlich seltener.
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