Kategorien
Ausgaben genehmigen und ablehnen
Ausgaben sicher prüfen und entscheiden
Ausgaben genehmigen und ablehnen
In QWORKER wird eine Ausgabe nicht über einen eigenen Status freigegeben. Die Prüfung läuft über die Liste, die Details, die Belege und die Entscheidung, ob ein Eintrag bleibt, korrigiert oder entfernt wird.
QWORKER hat für Ausgaben keinen eigenen Button Genehmigen oder Ablehnen und speichert auch keinen separaten Genehmigungsstatus. Freigabe bedeutet hier: prüfen, korrigieren oder löschen.
Mit Kategorie, Projekt, Teammitglied und Zeitraum findest du die Ausgaben, die geprüft werden sollen.
Die Datumszeile öffnet die Ausgabedetails mit Betrag, Kategorie, Projekt und Belegen.
Wenn etwas nicht stimmt, passt du die Ausgabe direkt an, statt sie einfach stehen zu lassen.
Ein ungültiger Eintrag verschwindet über das X aus der aktiven Liste.
[Platzhalter für Screenshot: Ausgaben-Liste mit geöffneten Ausgabedetails und sichtbaren Aktionen Ausgabe bearbeiten sowie dem X in der Tabellenzeile]
Kurz gesagt
Genehmigen und Ablehnen laufen in QWORKER bei Ausgaben nicht über separate Statusfelder. Du prüfst den Eintrag, kontrollierst den Beleg und entscheidest dann, ob die Ausgabe bleibt, angepasst oder entfernt wird.
Das ist bewusst einfach gehalten. So bleibt die Ausgabenliste schlank, und du musst keine zusätzliche Freigabeansicht pflegen.
So ist es aufgebaut
Nutze Filter in der Liste, um die zu prüfenden Ausgaben schnell einzugrenzen.
Klicke auf das Datum in der Tabelle, um die Ausgabe im Detail zu sehen.
Stimmen Betrag, Kategorie, Projekt und Beleg? Dann bleibt die Ausgabe bestehen.
Wenn etwas nicht passt, bearbeitest du den Eintrag oder entfernst ihn aus der Liste.
Ausführliche Beschreibung
- Öffne Ausgaben. Der Standardweg läuft über die Listenansicht, weil du dort am schnellsten filtern und prüfen kannst.
- Filtere bei Bedarf nach Kategorie, Teammitglied oder Projekt, damit du nur die Ausgaben siehst, die gerade geprüft werden sollen.
- Klicke auf das Datum in der Tabelle. Dadurch öffnet sich Ausgabedetails mit Betrag, Beschreibung, Kategorie, Projekt, Teammitglied und den hinterlegten Dateien.
- Vergleiche die Angaben mit dem Beleg. Prüfe vor allem Datum der Ausgabe, Kategorie, Betrag, Steuer, Zweite Steuer und die angehängten Dateien.
- Wenn alles stimmt, musst du nichts weiter tun. In eurem Teamprozess gilt die Ausgabe damit als freigegeben, weil sie vollständig und korrekt ist.
- Wenn nur ein Detail falsch ist, klicke auf Ausgabe bearbeiten und korrigiere die Daten. Das ist besser, als einen eigentlich richtigen Beleg zu löschen.
- Wenn die Ausgabe nicht übernommen werden soll, entferne sie über das X-Symbol in der Tabellenzeile. Das ist in QWORKER der praktische Weg für das Ablehnen.
- Fehlt nur der Beleg, solltest du die Ausgabe noch nicht freigeben. Öffne den Eintrag erneut und hänge die Datei an, bevor du die Prüfung abschließt.
- Wenn ihr den Ablehnungsgrund festhalten wollt, nutzt ihr dafür einen internen Prozess außerhalb der Ausgabenliste. QWORKER speichert keinen eigenen Revisions- oder Genehmigungsstatus.
| Prüfpunkt | Pflicht? | Wo sichtbar? | Worauf achten? | Beispiel |
|---|---|---|---|---|
| Genehmigen | Nein | Kein eigener Button | Die Ausgabe bleibt bestehen, wenn alles korrekt ist | Eintrag ist vollständig |
| Ablehnen | Nein | Kein eigener Button | Der Eintrag wird korrigiert oder gelöscht | Privater Beleg |
| Datum | Ja | Liste und Details | Stimmt der Tag auf dem Beleg? | 12.05.2026 |
| Dateien | Nein | Liste und Details | Ist ein Beleg vorhanden und lesbar? | PDF-Icon |
| Ausgabe bearbeiten | Nein | In den Details | Korrigiert Betrag, Kategorie oder Beleg | Betrag anpassen |
| Ausgabe löschen | Nein | In der Liste | Entfernt einen nicht freigegebenen Eintrag aus der aktiven Ansicht | Falscher Beleg |
Was sich im Alltag ändert
- Die Prüfung bleibt leicht verständlich, weil du nur mit der bestehenden Ausgabenliste arbeitest.
- Falsche Einträge verschwinden aus den aktiven Daten, statt später in Berichten zu stören.
- Richtige Einträge bleiben unverändert und gelten damit als freigegeben.
- Wenn ihr einen formalen Prüfverlauf wollt, müsst ihr ihn zusätzlich außerhalb von QWORKER dokumentieren.
- Teammitglieder wissen schneller, ob sie noch etwas nachreichen oder korrigieren müssen.
Tipps & Tricks
- Prüfe immer zuerst Beleg und Betrag, dann Projekt und Kategorie. Diese Reihenfolge spart Zeit.
- Nutze die Filter in der Ausgabenliste, damit du nicht jeden Eintrag einzeln suchen musst.
- Lege intern fest, wer Ausgaben nur prüfen und wer sie wirklich löschen darf.
- Wenn nur ein Wert falsch ist, bearbeite den Eintrag statt ihn zu löschen und neu anzulegen.
- Für nachvollziehbare Freigaben hilft ein externer Prozess, weil QWORKER keinen eigenen Genehmigungsstatus speichert.
Praktische Beispiele
Der Beleg ist lesbar, der Betrag stimmt und das Projekt ist richtig. Die Ausgabe bleibt einfach bestehen und gilt damit als freigegeben.
Die Kategorie ist falsch, der Beleg passt aber. Du öffnest Ausgabe bearbeiten, korrigierst die Kategorie und speicherst neu.
Der Beleg gehört nicht ins Geschäft und soll nicht in den Berichten landen. Du entfernst die Ausgabe aus der Liste.
FAQ
F: Gibt es einen echten Genehmigen-Button?
A: Nein. QWORKER speichert für Ausgaben keinen separaten Genehmigungsstatus.
F: Kann ich eine Ausgabe als abgelehnt markieren?
A: Nicht als eigenen Status. Wenn die Ausgabe nicht bleiben soll, korrigierst oder löschst du sie.
F: Warum ist eine freigegebene Ausgabe nicht sichtbar anders markiert?
A: Weil die Freigabe in diesem Bereich nur als Prozess gedacht ist, nicht als eigener Datenstatus.
F: Kann ich den Ablehnungsgrund speichern?
A: Nicht als eigenes Feld. Nutze dafür euren internen Prüfprozess oder eine externe Liste.
F: Was passiert mit Belegen, wenn ich die Ausgabe lösche?
A: Die Dateien werden mit entfernt und sind danach nicht mehr Teil der aktiven Ausgabe.
Häufige Probleme & Lösungen
Problem: Ich finde keinen Genehmigen-Button.
Lösung: Den gibt es in diesem Bereich nicht. Prüfe die Ausgabe und lass sie bestehen, wenn alles stimmt.
Problem: Eine falsche Ausgabe bleibt in der Liste.
Lösung: Öffne die Zeile erneut und lösche den Eintrag, wenn er nicht freigegeben werden soll.
Problem: Nur der Betrag ist falsch.
Lösung: Nutze Ausgabe bearbeiten, statt den ganzen Eintrag zu entfernen.
Problem: Ich brauche eine Freigabe-Historie.
Lösung: Dokumentiere die Entscheidung zusätzlich außerhalb von QWORKER, weil der Ausgabenbereich keinen Genehmigungsstatus speichert.
Problem: Der Beleg fehlt noch.
Lösung: Gib die Ausgabe erst frei, wenn die Datei ergänzt wurde.
Fazit
Die Ausgabenprüfung in QWORKER bleibt bewusst einfach: prüfen, korrigieren oder entfernen. Genau das macht den Alltag schnell und hält die aktiven Daten sauber, auch wenn du keinen separaten Freigabestatus hast.
Das moderne CRM-System für Startups und KMU. Einfach, intuitiv und leistungsstark - entwickelt für Teams, die smart arbeiten wollen.
Das moderne CRM-System für Startups und KMU. Einfach, intuitiv und leistungsstark - entwickelt für Teams, die smart arbeiten wollen.