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Belege hochladen und verwalten
Nachweise direkt an der Ausgabe speichern
Belege hochladen und verwalten
In QWORKER hängen die Belege direkt an der Ausgabe. So bleiben Rechnung, Foto oder PDF zusammen mit dem Betrag gespeichert und später schnell wieder auffindbar.
Wenn du eine Ausgabe duplizierst, werden die Dateien nicht mitkopiert. Nach dem Duplizieren musst du Belege deshalb noch einmal hochladen.
Mit einem Klick hängst du Fotos, PDFs oder andere Nachweise an die Ausgabe an.
Sobald die Datei da ist, kannst du sie direkt prüfen, bevor du speicherst.
In der Liste und in den Details kannst du angehängte Dateien später erneut laden.
Mit dem X löschst du einen falschen Anhang vor dem Speichern oder beim Bearbeiten.
[Platzhalter für Screenshot: Ausgaben-Maske mit Bereich für Datei hochladen, Dateivorschau und der Liste bereits angehängter Dateien]
Kurz gesagt
Ein Beleg ist in QWORKER einfach eine Datei, die an eine Ausgabe gehängt wird. Das ist praktisch für Kassenbons, Hotelrechnungen, Fotos vom Beleg oder PDFs vom Lieferanten.
Die Dateien erscheinen direkt im Ausgabenformular und später auch in der Liste. So findest du Nachweise ohne separate Ordner oder E-Mail-Suche wieder.
So ist es aufgebaut
Starte in Ausgaben und öffne eine bestehende Ausgabe oder lege eine neue an.
Mit Datei hochladen lädst du den Beleg direkt im Formular hoch.
Die Datei erscheint sofort in der Vorschau. Falsche Dateien kannst du direkt wieder entfernen.
In der Liste zeigen Dateisymbole, dass eine Ausgabe Belege enthält.
Ausführliche Beschreibung
- Öffne den Bereich Ausgaben. Im Tab Liste siehst du alle normalen Ausgaben, im Tab Wiederkehrend die wiederkehrenden Einträge.
- Klicke auf Ausgabe hinzufügen oder öffne eine bestehende Ausgabe mit Ausgabe bearbeiten. Der Anhang sitzt immer im gleichen Formular.
- Fülle zuerst die Pflichtfelder wie Datum der Ausgabe, Kategorie und Betrag aus. Danach kümmerst du dich um den Beleg.
- Klicke unten auf Datei hochladen und wähle den Beleg aus. QWORKER zeigt die Datei sofort im Upload-Bereich an.
- Prüfe die Vorschau direkt im Formular. Wenn die Datei falsch ist, entfernst du sie mit dem X-Symbol und lädst die richtige Datei neu hoch.
- Speichere die Ausgabe. In der Tabelle erscheint dann in der Spalte Dateien ein Symbol für den vorhandenen Anhang.
- Klicke auf das Dateisymbol, um die Datei wieder zu öffnen. Über das Download-Symbol kannst du sie lokal speichern.
- Wenn du später weitere Belege brauchst, öffne die Ausgabe erneut und hänge zusätzliche Dateien an. Das funktioniert genauso wie beim ersten Mal.
- Wenn du eine Ausgabe löschst, werden die zugehörigen Dateien ebenfalls entfernt. Nutze das also nur, wenn der komplette Eintrag nicht bleiben soll.
- Wenn du eine Ausgabe duplizierst, werden die Dateien nicht mitkopiert. Lade die Belege danach erneut hoch.
| Element | Pflicht? | Wo sichtbar? | Wofür? | Beispiel |
|---|---|---|---|---|
| Datei hochladen | Nein | Unten im Ausgabenformular | Hängt einen Beleg an die Ausgabe | Hotelrechnung.pdf |
| Vorschau | Nein | Direkt nach dem Upload oder in der Dateiansicht | Zeigt dir, ob die richtige Datei ausgewählt ist | Foto des Kassenbons |
| X-Symbol | Nein | Im Upload-Bereich und bei vorhandenen Dateien im Bearbeiten-Dialog | Entfernt einen falschen Anhang | Falsches PDF löschen |
| Dateien | Nein | In der Ausgabenliste | Zeigt, dass Anhänge vorhanden sind | Datei-Icon |
| Herunterladen | Nein | In der Liste und in den Details | Speichert den Beleg lokal auf deinem Gerät | Datei für die Buchhaltung |
Was sich im Alltag ändert
- Belege und Ausgaben bleiben zusammen und müssen nicht in separaten Ordnern gesucht werden.
- Im Team sieht jeder sofort, ob ein Nachweis vorhanden ist.
- Du kannst Dateien später noch einmal öffnen, wenn du sie prüfen oder weitergeben musst.
- Beim Import musst du Belege meist nachträglich ergänzen, weil der Import die Datei nicht automatisch mitbringt.
- Wenn eine Ausgabe gelöscht wird, verschwinden auch die dazugehörigen Dateien.
Tipps & Tricks
- Lade den Beleg möglichst sofort hoch. Später fehlt oft die Zuordnung oder die Datei ist schwer wiederzufinden.
- Nutze möglichst gut lesbare PDFs oder klare Fotos mit guter Belichtung.
- Gib Dateien sinnvolle Namen, damit du sie auch außerhalb von QWORKER schnell erkennst.
- Wenn du eine Ausgabe kopierst, hänge die Belege danach erneut an.
- Prüfe vor dem Speichern noch einmal, ob die Vorschau wirklich die richtige Datei zeigt.
Praktische Beispiele
Du fotografierst die Fahrkarte direkt nach dem Termin und hängst das Bild an die passende Ausgabe an.
Die Rechnung kommt als PDF per E-Mail an und wird direkt in der Ausgabe hochgeladen.
Du duplizierst eine ähnliche Ausgabe, passt nur Datum und Betrag an und lädst den passenden Beleg erneut hoch.
FAQ
F: Kann ich mehrere Dateien an eine Ausgabe hängen?
A: Ja. Du kannst mehrere Belege an einer Ausgabe speichern, wenn das für den Vorgang sinnvoll ist.
F: Kann ich eine falsche Datei wieder entfernen?
A: Ja. Nutze dafür das X-Symbol im Upload-Bereich oder im Bearbeiten-Dialog.
F: Werden Belege beim Duplizieren mitkopiert?
A: Nein. Nach dem Duplizieren musst du die Dateien erneut hochladen.
F: Kann ich einen Beleg später noch ergänzen?
A: Ja. Öffne die Ausgabe einfach noch einmal und lade die Datei nach.
F: Kann ich Belege direkt aus der Liste herunterladen?
A: Ja. In der Spalte Dateien findest du das Download-Symbol oder das Dateisymbol für die Vorschau.
Häufige Probleme & Lösungen
Problem: Die Datei erscheint nicht in der Liste.
Lösung: Speichere die Ausgabe erneut und prüfe, ob der Upload wirklich abgeschlossen ist. Bei großen Dateien hilft oft ein kleineres PDF.
Problem: Der falsche Beleg wurde hochgeladen.
Lösung: Entferne die Datei mit dem X-Symbol und lade den richtigen Beleg noch einmal hoch.
Problem: Die Vorschau wird nicht angezeigt.
Lösung: Nutze das Download-Symbol. Nicht jede Datei lässt sich direkt im Browser anzeigen.
Problem: Nach dem Kopieren fehlt der Beleg.
Lösung: Das ist normal. Dateien werden bei einer Kopie nicht übernommen und müssen neu angehängt werden.
Problem: Die Ausgabe wurde gelöscht.
Lösung: Dann sind die Dateien ebenfalls entfernt. Öffne die Ausgabe nur dann wieder, wenn der Eintrag noch vorhanden ist.
Fazit
Wenn du Belege direkt an die Ausgabe hängst, bleibt die Dokumentation in QWORKER vollständig und schnell nachvollziehbar. So sparst du Zeit bei der Suche und hast die Nachweise immer am richtigen Ort.
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