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Newsletter anlegen und Empfänger auswählen
Schritt 1 von 3: Empfänger festlegen
Newsletter anlegen und Empfänger auswählen
Im ersten Schritt legst du die Kampagne an und stellst die Empfänger zusammen. Erst danach kommen Inhalt, Tracking, Anhänge und Versand.
Verfügbarkeit: Der Bereich Newsletter ist separat buchbar und nicht in jeder QWORKER-Installation aktiviert. Der Menüpunkt und die beschriebenen Funktionen sind nur sichtbar, wenn der Bereich für deine Installation gebucht und aktiviert ist.
Die Schaltfläche Weiter prüft zuerst den Kampagnennamen. Ohne eindeutigen Namen lässt QWORKER den Wechsel in den nächsten Schritt nicht zu.
Kampagnenname, Slug und Themen-Schlüssel werden in Schritt 1 vorbereitet.
Kunden, Leads und Mitarbeitende werden als eigene Karten aktiviert.
Gruppen laden oder einzelne Empfänger manuell auswählen.
Die Live-Zusammenfassung zeigt dir die aktuelle Anzahl der Empfänger.
[Platzhalter für Screenshot: Schritt 1 mit Kampagnenname, Slug, Themen-Schlüssel und den Karten für Kunden, Leads und Mitarbeitende]
[Platzhalter für Screenshot: geöffnete Empfängerkarten mit den Feldern Kundengruppen, Lead-Quellen, Teamgruppen und den Listen zur manuellen Auswahl]
[Platzhalter für Screenshot: Live-Zusammenfassung mit den Werten Gesamt, Kunden, Leads und Mitarbeitende]
Kurz gesagt
Der Newsletter wird in QWORKER nicht erst beim Versand zusammengestellt. Du legst ihn zuerst an und bestimmst direkt im ersten Schritt, wer ihn bekommen soll.
Wenn die Empfänger stehen, bleibt der Rest der Arbeit übersichtlicher. Inhalt, Tracking und Versand können später genau auf diese Auswahl abgestimmt werden.
So ist es aufgebaut
Trage einen eindeutigen Kampagnennamen ein und prüfe die Verfügbarkeit.
Aktiviere Kunden, Leads oder Mitarbeitende und öffne die jeweiligen Bereiche.
Lade Gruppen oder wähle einzelne Empfänger manuell aus.
Kontrolliere die Zähler und gehe dann mit Weiter in Schritt 2.
Ausführliche Beschreibung
- Öffne im Bereich Newsletter die Schaltfläche Newsletter erstellen.
- Im ersten Schritt trägst du den Kampagnennamen ein. Dieses Feld ist Pflicht und wird vor dem Wechsel in den nächsten Schritt geprüft.
- Ergänze optional den Slug, wenn du der Kampagne einen kurzen technischen Namen geben willst.
- Setze bei Bedarf den Themen-Schlüssel. Er hilft später dabei, die Kampagne einem Präferenzthema zuzuordnen.
- Aktiviere dann die gewünschten Empfängerquellen. Du kannst Kunden, Leads und Mitarbeitende einzeln einschalten.
- Wenn eine Quelle aktiv ist, öffnet sich die passende Karte automatisch. Dort wählst du Kundengruppen, Lead-Quellen oder Teamgruppen aus.
- Nutze die Schaltflächen Kunden aus Gruppe laden, Leads aus Quellen laden und Mitarbeitende aus Gruppe laden, wenn du alle passenden Einträge auf einmal übernehmen willst.
- Für eine Feinauswahl öffnest du die Listen Kunden auswählen, Leads auswählen oder Mitarbeitende auswählen. Mit Strg+Klick für Mehrfachauswahl, Strg+A für alle markierst du mehrere Einträge gleichzeitig.
- Wenn du neu beginnen willst, nutze Auswahl leeren. So setzt du die aktuelle Quelle sauber zurück.
- Prüfe anschließend die Live-Zusammenfassung. Dort siehst du die Gesamtzahl und die Aufteilung nach Kunden, Leads und Mitarbeitende.
- Wenn die Zahlen stimmen, gehe mit Weiter in Schritt 2. Erst dann kannst du Inhalt, Tracking und Versand vorbereiten.
Wichtige Felder und Auswahlbereiche
| Bereich | Pflicht oder optional? | Wofür? | Hinweis |
|---|---|---|---|
| Kampagnenname | Pflicht | Eindeutiger Name für den Newsletter | Ohne Namen geht es nicht weiter |
| Slug | Optional | Kurzer technischer Name | Praktisch für Ordnung und Suche |
| Themen-Schlüssel | Optional | Bindet den Newsletter an ein Präferenzthema | Hilft bei thematisch passenden Empfängern |
| Empfängerquellen | Optional im Formular, praktisch erforderlich | Bestimmt, aus welchen Bereichen Empfänger kommen | Ohne Empfänger wird später nichts versendet |
| Kundengruppen / Lead-Quellen / Teamgruppen | Optional | Lädt ganze Gruppen auf einmal | Ideal für wiederkehrende Verteiler |
| Kunden auswählen / Leads auswählen / Mitarbeitende auswählen | Optional | Feinauswahl einzelner Empfänger | Mehrfachauswahl mit Strg+Klick |
| Auswahl leeren | Aktion | Setzt die aktuelle Auswahl zurück | Praktisch, wenn du neu beginnen willst |
| Live-Zusammenfassung | Automatisch | Zeigt die Anzahl der Empfänger | Kontrolliere sie vor dem Weitergehen |
| Weiter | Aktion | Wechselt in Schritt 2 | Prüft vorher den Kampagnennamen |
Du kannst Gruppen und Einzelpersonen kombinieren. Wenn eine Adresse in mehreren Listen auftaucht, wird sie später nur einmal berücksichtigt.
Was sich im Alltag ändert
- Du planst den Empfängerkreis direkt beim Anlegen der Kampagne.
- Gruppen und Einzelauswahl lassen sich miteinander kombinieren.
- Die Live-Zusammenfassung zeigt dir sofort, wie groß der Verteiler wird.
- Fehler bei der Zielgruppe fallen früher auf, bevor du den Inhalt baust.
- Der nächste Schritt kann direkt auf die richtige Empfängerliste aufbauen.
Tipps & Tricks
- Gib der Kampagne immer einen klaren Namen, zum Beispiel mit Monat oder Thema.
- Nutze Gruppen für regelmäßige Verteiler und die manuelle Auswahl nur für Ausnahmen.
- Setze den Themen-Schlüssel nur dann, wenn der Newsletter wirklich zu einer Präferenz gehört.
- Prüfe die Live-Zusammenfassung, bevor du auf Weiter klickst.
- Leere eine Quelle, wenn du versehentlich die falschen Empfänger geladen hast.
Praktische Beispiele
Du aktivierst Kunden, lädst eine Kundengruppe und verschickst später eine Monatsinformation.
Für eine Aktion wählst du Leads aus einer oder mehreren Lead-Quellen aus.
Eine interne Nachricht geht nur an Mitarbeitende und optional an eine passende Teamgruppe.
FAQ
F: Kann ich mehrere Empfängerquellen gleichzeitig nutzen?
A: Ja. Du kannst Kunden, Leads und Mitarbeitende kombinieren.
F: Was passiert mit doppelten E-Mail-Adressen?
A: Die Adressen werden später zusammengeführt und nur einmal angeschrieben.
F: Warum komme ich nicht in den nächsten Schritt?
A: Prüfe zuerst den Kampagnennamen. Ohne gültigen Namen bleibt der Assistent in Schritt 1.
F: Kann ich die Empfänger später noch ändern?
A: Ja, solange der Newsletter noch nicht versendet wurde.
Häufige Probleme & Lösungen
Problem: Die Karte öffnet sich nicht.
Lösung: Aktiviere zuerst die jeweilige Empfängerquelle über das Kontrollkästchen.
Problem: Die Live-Zusammenfassung bleibt bei 0.
Lösung: Prüfe, ob wirklich Gruppen oder einzelne Empfänger ausgewählt sind.
Problem: Die falschen Empfänger sind geladen.
Lösung: Nutze Auswahl leeren und lade die passende Gruppe neu.
Problem: Ich kann nicht auf Weiter klicken.
Lösung: Trage einen eindeutigen Kampagnennamen ein und prüfe ihn auf Verfügbarkeit.
Problem: Eine Adresse wird zweimal angezeigt.
Lösung: Das ist nur in der Auswahl sichtbar; beim Versand wird dieselbe Adresse nur einmal berücksichtigt.
Fazit
Wenn du die Empfänger bereits im ersten Schritt sauber auswählst, wird der restliche Newsletter-Prozess deutlich einfacher. Die Kampagne hat dann von Anfang an einen klaren Verteiler und du kannst in den nächsten Schritten direkt mit Inhalt, Tracking und Versand weitermachen.
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